Cách hoàn thành một dự án lớn với danh sách việc cần làm

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Để đạt được mục tiêu mà không bị căng thẳng, hãy sử dụng danh sách việc cần làm hàng tuần cùng với những việc hàng ngày.

Bản chất của hệ thống là gì

Các vận động viên chạy đường dài chuyên nghiệp rất coi trọng việc kiểm soát nhịp độ. Họ biết rằng nếu họ bắt đầu chạy với tốc độ tối đa, họ sẽ rất nhanh chóng bị kiệt sức và không thể về đích.

Điều tương tự cũng xảy ra khi làm việc trong các dự án lớn: nếu bạn cố gắng hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cùng một lúc, bạn sẽ kiệt sức rất lâu trước khi công việc kết thúc. Mọi thứ cần được thực hiện dần dần, và một trong những cách tốt nhất để làm điều này là thông qua hệ thống danh sách việc cần làm hàng tuần và hàng ngày.

Khái niệm của nó rất đơn giản. Vào cuối mỗi tuần, bạn tạo một danh sách tất cả những việc bạn muốn làm tiếp theo. Và vào cuối mỗi ngày, bạn chọn từ danh sách hàng tuần những nhiệm vụ bạn muốn giải quyết vào ngày mai.

Sau khi bạn kết thúc một ngày, hãy dừng lại và nghỉ ngơi. Và nếu bạn hoàn thành nhiệm vụ trước một tuần, thì đừng ngồi làm việc cho đến thứ Hai tuần sau.

Lợi ích của nó là gì

Hệ thống này có một số ưu điểm so với cách tiếp cận “làm càng nhiều càng tốt mỗi ngày” mà hầu hết mọi người thực hiện.

Tiết kiệm năng lượng

Nguồn lực chính có sẵn cho chúng ta là năng lượng của chúng ta. Danh sách việc cần làm hàng tuần và hàng ngày giúp tiết kiệm tiền. Công việc được chia thành các khối nhỏ rất dễ hoàn thành. Không cần cố gắng đến đúng giờ nhất có thể - chỉ cần nắm vững kế hoạch là đủ.

Giảm sự trì hoãn

Khi chúng ta đảm nhận một dự án lớn, rất khó để chống lại sự trì hoãn, bởi vì chúng ta biết rất rõ còn bao nhiêu việc phải hoàn thành. Danh sách việc cần làm hàng ngày giải quyết vấn đề này bằng cách tạo ra một khuôn khổ rõ ràng về số lượng việc phải làm mỗi ngày. Và nếu chúng ta biết rằng không có nhiều việc phải làm, thì nỗi sợ hãi sẽ giảm đi và bắt đầu dễ dàng hơn.

Duy trì bức tranh lớn

Điều xảy ra là do lịch trình dày đặc, chúng ta quên thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng, nhưng không khẩn cấp trong vài tuần hoặc thậm chí vài tháng. Ví dụ, đi đến phòng tập thể dục hoặc học một ngôn ngữ mới. Đây là nơi có danh sách hàng tuần. Khi bạn cần thu thập tất cả các nhiệm vụ mà bạn muốn hoàn thành trong 5-6 ngày, bạn có thể dễ dàng ghi nhớ những mục tiêu như vậy. Sau đó, tất cả những gì còn lại là thêm chúng vào một trong những danh sách hàng ngày.

Phòng ngừa kiệt sức

Kiệt sức xảy ra khi chúng ta tiếp nhận quá nhiều và không cho phép mình nghỉ ngơi hợp lý cho đến khi hoàn thành công việc. Điều này là do chúng tôi tập trung vào tổng số nhiệm vụ trong dự án thay vì các nhiệm vụ đáng phải hoàn thành trong một ngày.

Danh sách việc cần làm hàng tuần và hàng ngày tách công việc thành nhiều phần nhỏ hơn để bạn không phải lo lắng về các nhiệm vụ phía trước và bạn có thể lấy lại sức lực.

Cách sử dụng hệ thống hiệu quả hơn

Tập trung vào danh sách hàng ngày

Danh sách hàng tuần là điểm bắt đầu cho hàng ngày. Khi bạn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong một ngày, đừng nghĩ đến các nhiệm vụ còn lại trong tuần. Giả vờ như chúng không tồn tại. Bớt lo lắng về công việc sắp tới và không cố gắng nghĩ về toàn bộ khối lượng công việc cùng một lúc - điều này sẽ làm giảm căng thẳng.

Chọn một vài mục tiêu quan trọng trong tháng

Để không quên những việc cần làm lâu dài hoặc không khẩn cấp, bạn cần viết chúng ra giấy hàng tháng. Sau đó, hãy ghi nhớ những mục tiêu đó khi lập danh sách hàng tuần của bạn để không bỏ lỡ bất cứ điều gì quan trọng.