50 mẹo để làm việc hiệu quả

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Những thủ thuật cổ điển hay và những mánh khóe bất ngờ sẽ giúp hướng năng lượng của bạn vào những việc quan trọng.

Quản lý thời gian và công việc

1. Làm chậm thời gian

Chúng ta thường hít thở từ 12 đến 15 nhịp mỗi phút. Nếu bạn hít thở sâu hơn, bạn có thể “làm chậm lại” nhận thức về thời gian một chút. Để thực hiện động tác này, hãy hít vào bằng cách sử dụng cơ hoành và cơ bụng. Hãy hít thở sâu 7-9 lần như vậy vào đầu ngày, trước khi giải quyết một nhiệm vụ khó khăn hoặc khi bạn lo lắng.

2. Kiểm tra kỹ công việc để không phải làm lại sau này

Hãy nhớ câu ngạn ngữ "Đo bảy lần, cắt một lần"? Tốt hơn là bạn nên kiểm tra lại xem bạn đã làm đúng mọi thứ hay chưa còn hơn là lãng phí thời gian để sửa chữa những sai lầm sau này.

3. Xem TV ít hơn

Nếu cộng tất cả thời gian chúng ta dành cho phim, chương trình truyền hình và các chương trình khác, chúng ta nhận được hàng năm. Nhưng vẫn cần thời gian để chọn những gì cần xem, và sau đó thảo luận về những gì bạn đã thấy. Tốt hơn hãy dành nó cho những thứ hữu ích.

4. Thức dậy sớm hơn

Điều này sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn trước khi làm việc. Bạn có thể bình tĩnh trả lời thư và hoặc dành thời gian cho bản thân: đọc và chơi thể thao.

5. Ghi nhật ký thời gian

Theo dõi những gì bạn chi tiêu trong vòng vài tháng. Bạn sẽ nhận thấy khi nào thời gian bị lãng phí và khi nào bạn đặc biệt làm việc hiệu quả.

6. Tận dụng tốt thời gian chờ đợi của bạn

Trong khi đang xếp hàng, bạn có thể đọc một bài báo mà bạn không có thời gian, sắp xếp thư hoặc ghi lại bản nháp của một tài liệu quan trọng.

7. Đừng giữ mọi thứ trong đầu

Viết ra danh sách việc cần làm, danh sách mua sắm hoặc những ý tưởng sáng tạo để những suy nghĩ không làm bạn phân tâm khỏi công việc. Cố gắng giữ chúng trong đầu sẽ tạo ra căng thẳng không cần thiết cho chính bạn.

8. Dành một ít thời gian một lần để tiết kiệm trong tương lai

Quy tắc này có thể được áp dụng cho mọi thứ. Khi nào, làm gấp đôi phần ăn và đông lạnh một nửa. Trong vài buổi tối tiếp theo, bạn sẽ không còn phải nấu nướng và rửa bát đĩa không cần thiết nữa. Lau sạch bồn rửa mặt và vòi hoa sen sau mỗi lần sử dụng để tránh mất nửa giờ đồng hồ để làm sạch chúng vào cuối tuần.

9. Đưa ra quyết định nhanh hơn

Thời gian để do dự và cân nhắc tất cả những ưu và khuyết điểm có thể được dành cho một việc thực sự quan trọng. Vì vậy, hãy đưa ra quyết định và tiếp tục.

10. Quản lý danh sách việc cần làm của bạn

Chúng tôi thường chỉ gạch bỏ những gì chúng tôi đã làm. Nhưng đôi khi bạn cần gạch bỏ những gì bạn chắc chắn sẽ không có thời gian để làm, nếu không danh sách sẽ ngày càng lớn và gây áp lực cho bạn.

11. Nhóm các nhiệm vụ tương tự

Ví dụ, dành một ngày để dọn dẹp và các công việc gia đình khác. Một ngày cho các cuộc họp, một ngày khác để tạo nội dung.

12. Đừng viết những tin nhắn dài

Giữ chúng ngắn gọn: hầu hết các thông điệp có thể được chứa trong năm câu.

13. Loại trừ thứ gì đó khỏi lịch trình

Rất có thể, bạn đã đảm nhận quá nhiều thứ. Nhìn vào lịch của bạn và nghĩ về những gì bạn có thể từ bỏ. Ví dụ, làm những việc không giúp ích được gì, tốn quá nhiều năng lượng hoặc không còn phù hợp với cuộc sống của bạn.

14. Từ bỏ đa nhiệm

Khi bạn chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác, bạn sẽ làm việc chậm hơn và mệt mỏi hơn. Chọn một nhiệm vụ và tập trung vào nó.

Thử các kỹ thuật năng suất

15. Nắm vững kỹ thuật Pomodoro

Làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ năm phút. Trong quá trình làm việc, cố gắng không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì, và trong thời gian giải lao, hãy cố gắng nghỉ ngơi và không nhìn vào điện thoại.

16. Sử dụng phương pháp chuỗi

Gạch bỏ những ngày trên lịch khi bạn cố gắng hoàn thành mọi thứ đã lên kế hoạch hoặc hoàn thành một nhiệm vụ lớn. Trong một vài ngày, bạn sẽ có một sợi dây chuyền mà bạn không muốn phá vỡ.

17. Hãy lưu ý quy tắc hai phút

Nếu một nhiệm vụ có thể được hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy thực hiện nó và đừng trì hoãn nó. Quy tắc này được sử dụng bởi người sáng lập hệ thống, David Allen.

18. Đưa phương pháp "Tôi phải, phải, muốn" thành thói quen

Tự hỏi bản thân ba câu hỏi mỗi sáng. Tôi phải làm gì để tận dụng tối đa sự đóng góp của mình ngày hôm nay? Tôi nên làm gì để cải thiện tương lai của mình? Tôi muốn làm gì để tận hưởng ngày hôm nay?

19. Cố gắng vào chế độ máy bay

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang ở trên máy bay và tắt internet để không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì. Một giờ làm việc chuyên sâu có thể làm nhiều hơn 2-3 giờ bình thường.

20. Xem xét nhịp điệu ultradian

Đây là nhịp sinh học tự nhiên của cơ thể lặp lại sau mỗi 90–120 phút. Theo dõi công việc của bạn để biết khi nào cần lên lịch cho các nhiệm vụ khó và khi nào cần nghỉ ngơi.

21. Sắp xếp những ngày không có cuộc họp

Bắt đầu một ngày trong tuần, trong đó bạn sẽ không bị phân tâm bởi các cuộc họp mà chỉ làm công việc chính của mình. Nếu cá nhân bạn không có thẩm quyền, hãy đề xuất ý tưởng này với sếp.

22. Tiến hành kiểm tra vào Chủ nhật

Kiểm tra với nhóm của bạn để đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng vào thứ Hai. Hoặc sắp xếp một bài kiểm tra nhanh cho chính mình. Hãy chắc chắn rằng bạn có kế hoạch trong tuần và bạn không quên bất cứ điều gì.

Giúp bản thân tập trung

23. Tắt thông báo

Trong khi bạn đang thực hiện một nhiệm vụ quan trọng, đừng bị phân tâm bởi thư và. Dành một khoảng thời gian riêng để xem lại và trả lời tin nhắn.

24. Cân nhắc sự phân tâm

Điều này là không thể tránh khỏi, vì vậy hãy để lại một khoảng trống trong lịch trình của bạn để bạn không bị căng thẳng sau này.

25. Di chuyển thời hạn

Nếu bạn nghĩ rằng sẽ mất một giờ để hoàn thành một nhiệm vụ, hãy đặt cho mình thời hạn hoàn thành trong 40 phút. Bạn sẽ phải làm việc nhanh hơn, đồng nghĩa với việc bạn chắc chắn sẽ không bị phân tâm bởi những thứ không liên quan.

26. Lập danh sách việc cần làm trong khi trì hoãn

Ví dụ, dọn dẹp bàn làm việc, phân loại tài liệu, đọc tin tức trong lĩnh vực chuyên môn của bạn.

27. Lập danh sách những việc không nên làm

Giới thiệu những cái tốn thời gian và không hiệu quả. Giữ danh sách này trước mắt bạn để không khuất phục trước chúng.

28. Sử dụng trình quản lý mật khẩu

Sau đó, bạn không phải mất thời gian nhớ mật khẩu cho một hộp thư hiếm khi được sử dụng hoặc khôi phục dữ liệu để vào trang web.

Tiếp thêm sinh lực

29. Đi chơi thể thao

Điều này sẽ tăng cường sức khỏe thể chất và giúp bạn có một tâm trạng tốt. Hãy thử dậy sớm hơn một chút và chạy bộ hoặc tập yoga.

30. Ăn uống đúng cách

Tránh thức ăn nhanh, đồ ngọt, v.v. Chúng chỉ cung cấp năng lượng bùng nổ trong một thời gian ngắn. Chọn thực phẩm giàu chất xơ và kết hợp carbohydrate nhanh với loại chậm.

31. Tính lượng Caffeine của Bạn

Caffeine bắt đầu có hiệu lực khoảng 40 phút sau khi uống. Vì vậy, không nên uống cà phê hoặc trà vào lúc bắt đầu công việc mà hãy uống trước.

32. Ngồi thiền

Nó thư giãn và giúp phát triển kỹ năng tập trung. Bắt đầu với lựa chọn đơn giản nhất - nhắm mắt lại và tập trung vào hơi thở.

33. Duy trì nhiệt độ phòng thích hợp

Nếu bạn quá nóng hoặc quá lạnh, bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả. Đối với hầu hết mọi người, nhiệt độ thoải mái nhất là 21-22 ℃.

Điều chỉnh chính xác

34. Xác định trước kết quả mong muốn

Trước khi gọi cho ai đó hoặc bắt đầu một nhiệm vụ, hãy nghĩ về những gì bạn muốn hoàn thành với hành động này. Sau đó đánh giá xem bạn đã thành công trong việc đạt được kết quả mong muốn hay chưa. Nếu không, hãy xem xét điều gì đã xảy ra và cách sửa chữa nó.

35. Phát triển một Tư duy Tăng trưởng

Hãy tin tưởng rằng bạn có thể phát triển các kỹ năng cần thiết và trở nên tốt hơn nếu bạn nỗ lực. Hãy xem mọi khó khăn là cơ hội để học hỏi những điều mới. Đó là những gì nó là.

36. Vào cuối một tuần, hãy chuẩn bị cho tuần tiếp theo

Phân tích cú pháp thư của bạn và cố gắng đóng mọi vấn đề còn tồn tại. Dọn dẹp màn hình nền của bạn. Xem lại lịch của bạn và danh sách việc cần làm cho tuần tiếp theo. Có lẽ điều gì đó có thể bị loại bỏ và thay thế bằng những hoạt động mà bạn đã bỏ dở trong một thời gian dài.

37. Viết nhật ký về lòng biết ơn

Mỗi buổi tối, hãy viết ra ba điều mà bạn biết ơn cho ngày hôm nay. Nó giúp bạn nhìn thấy nhiều cơ hội và tích cực hơn trong cuộc sống. Nếu thiếu ba thứ, hãy mô tả chi tiết hơn một thứ.

38. Học cách nói không

Nhiều người cảm thấy khó khăn khi từ bỏ trách nhiệm mới, nhưng cũng có lúc điều đó đơn giản là cần thiết. Nếu không, bạn sẽ tự đưa mình đến chỗ kiệt sức.

39. Cho bản thân thời gian để thư giãn

Ví dụ, tạo thói quen tắt điện thoại vào cuối tuần và không trả lời tin nhắn công việc vào buổi tối. Đôi khi bạn cần quên mọi thứ liên quan đến công việc và chỉ cần nạp năng lượng.

40. Đặt mục tiêu quá trình

Đây là những hành động bạn cần thực hiện. Ví dụ: nếu bạn muốn tăng doanh số bán hàng lên 25%, mục tiêu quy trình của bạn là gọi một số lượng khách hàng tiềm năng nhất định mỗi ngày.

41. Thừa nhận sai lầm của bạn và tiếp tục

Đừng tự đánh roi. Hãy rút ra bài học từ sai lầm để không lặp lại nó trong tương lai và sống tiếp.

Tổ chức quy trình làm việc của bạn và ưu tiên

42. Không sử dụng quá nhiều ứng dụng

Hiện có rất nhiều lịch, công cụ theo dõi và các trợ lý khác giúp bạn đấu tranh để đạt được năng suất. Và nếu bạn sử dụng tất cả chúng cùng một lúc, thì ngược lại, sẽ làm phức tạp thêm cuộc sống của bạn. Do đó, hãy giới hạn bản thân trong một vài thứ cần thiết nhất.

43. Chia sẻ lịch của bạn

Điều này giúp bạn dễ dàng lên lịch các cuộc họp và không quên các thời hạn chung. Bạn cũng có thể tạo lịch gia đình, lịch này sẽ ghi lại các hoạt động chung và công việc gia đình.

44. Lập kế hoạch không quá ba nhiệm vụ quan trọng trong ngày

Danh sách việc cần làm dài không hiệu quả: đơn giản là bạn sẽ không đủ sức để hoàn thành nhiều nhiệm vụ lớn trong một ngày. Xác định ba điều quan trọng nhất và dành thời gian còn lại cho những vấn đề nhỏ hơn.

45. Giữ bút và giấy tiện dụng

Nếu một ý nghĩ hữu ích xuất hiện trong đầu bạn trong khi bạn làm việc, chỉ cần viết nó ra giấy và quên nó đi trong một thời gian. Hãy cố gắng ghi nhớ nó, bạn sẽ thoát khỏi tình trạng mất tập trung.

46. Lên lịch đi du lịch và thời gian nghỉ ngơi

Đừng lập kế hoạch lùi lại mọi thứ. Hầu như luôn luôn có một số loại vấn đề và trường hợp khẩn cấp. Cân nhắc điều này trong kế hoạch ngày của bạn.

47. Tìm một người cố vấn

Anh ấy có thể chia sẻ những mẹo đã từng giúp anh ấy. Và để cảnh báo những sai lầm đang chờ bạn trên đường đi.

48. Đừng bị treo vào toàn bộ nhiệm vụ

Thực hiện các bước nhỏ. Tập trung vào những việc cần làm trước, sau đó đến bước tiếp theo, v.v. Nếu không khối lượng công việc sẽ làm bạn tê liệt và bạn sẽ bắt đầu.

49. Quên đi chủ nghĩa hoàn hảo

Không có lý tưởng. Đây là sản phẩm của trí tưởng tượng của chúng tôi, đơn giản là không thể dịch thành hiện thực. Hãy hoàn thành tốt công việc và bắt tay vào công việc tiếp theo.

50. Tự thưởng cho bản thân

Phần thưởng khi đạt được mục tiêu hoặc hoàn thành một cột mốc quan trọng sẽ giúp tăng động lực và đơn giản là cải thiện tâm trạng của bạn. Điều quan trọng chính là không nên thưởng đồ ngọt cho bản thân - tốt hơn là bạn nên đi mát-xa thư giãn.