4 cách để đặt thời hạn chính xác và hoàn thành công việc đúng thời hạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Chúng tôi phá vỡ thời hạn, ngay cả khi nhiệm vụ không quá khẩn cấp và chúng tôi tự xác định thời gian thực hiện. Dưới đây là bốn cách để khắc phục và luôn hoàn thành đúng hạn.

1. Làm cho dự án trở nên cấp thiết hơn đối với chính bạn

Bất kỳ nhiệm vụ nào mà bạn không cho là khẩn cấp rất dễ bị hoãn lại. Thật vậy, nếu bạn vẫn còn cả tháng trước khi hoàn thành công việc, bạn có thể dành thời gian và làm điều gì đó thú vị hơn. Nhưng cách tiếp cận này, như một quy luật, hóa ra lại là một thảm họa: thời gian trôi qua nhanh chóng, và điều này đe dọa một đêm mất ngủ vào đêm trước ngày giao dự án.

Lời khuyên rất đơn giản: hãy đẩy thời hạn trong lịch trình làm việc cá nhân của bạn lên một ngày sớm hơn.

Thay vì cho bản thân một tháng để hoàn thành một dự án, hãy dành ra một tuần cho nó. Ngay cả khi bạn không đáp ứng đủ bảy ngày, bạn sẽ có thời gian để sửa đổi, cải thiện những điều quan trọng nhỏ thường đến vào thời điểm cuối cùng.

2. Đặt thời hạn cá nhân của bạn

Chúng ta đều khác nhau. Chắc hẳn trong quá trình động não và thảo luận về dự án, bạn đã từng nghe đồng nghiệp gợi ý nhiều cách giải quyết vấn đề. Dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm và sở thích của bản thân, bạn sẽ có thể tạo ra kế hoạch dự án tốt nhất cho mình mà không cần nhìn lại người khác.

Huấn luyện viên kinh doanh nổi tiếng Carson Tate chia mọi người theo năng suất thành bốn loại:

• người tổ chức - thực hiện các dự án sử dụng nhân viên có liên quan;
• người trồng cây ưu tiên - tập trung vào ý tưởng chính;
• người trực quan - không bao giờ mất tầm nhìn về những gì đang xảy ra;
• những người lập kế hoạch - họ biết cách sắp xếp những thứ dù là nhỏ nhất theo thứ tự.

Thay vì nói, "Tôi phải hoàn thành nó trước ngày như vậy và ngày như vậy", hãy tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ trước mắt. Bạn có thể đắm mình vào dự án ngay lập tức hoặc thực hiện các phần của nó song song với các nhiệm vụ khác. Điều chính là xác định những gì là tốt nhất cho bạn.

3. Đặt mục tiêu có thể đạt được

Tất cả chúng ta đều muốn hoàn thành công việc tốt hơn và nhanh hơn. Nhưng đôi khi bước đi đầu tiên thật khó khăn, để đối phó với cảm giác phải dời núi. Nghi ngờ nảy sinh: liệu có đáng bắt đầu không nếu nhiệm vụ khó và, có thể, không thể thực hiện được?

Cố gắng chia nhỏ dự án của bạn thành các bước nhỏ nhưng dễ dàng. Hãy tưởng tượng rằng bạn phải làm việc trong các phân đoạn 10 phút. Bạn sẽ phải xác định những gì bạn có thể làm trong thời gian này. Có lẽ sẽ có thể đưa ra một thiết kế, làm hai hoặc ba trang trình bày, sửa lại văn bản đã viết trước đó?

Phương pháp này rất tốt khi bạn chần chừ không bắt tay vào công việc, đồng nghĩa với việc bạn đẩy thời hạn của dự án ngày càng xa hơn. Bắt đầu với một nhiệm vụ nhỏ 10 phút. Nếu bạn thích chia một nhiệm vụ thành các phần thời gian, hãy kiên trì với chiến lược này cho đến cuối cùng.

4. Định nghĩa thuật ngữ một cách có ý nghĩa

Điều gì xảy ra nếu bạn bỏ lỡ thời hạn? Bạn sẽ nói với bản thân rằng nó không quan trọng, hay bạn sẽ lo lắng?

Nếu bạn không cảm thấy có trách nhiệm về việc không hoàn thành thời hạn, thì sẽ không có động lực để bạn tiếp tục thực hiện. Bạn cần động lực.

Nói với sếp của bạn rằng bạn sẽ trình bày báo cáo của mình vào thứ Hai, và đừng chỉ ghi nó vào bảng kế hoạch trong ngày của bạn. Hãy cho một đồng nghiệp biết rằng bạn sẽ hoàn thành phần dự án của mình trước khi kết thúc một ngày. Kiểm soát bên ngoài sẽ cho phép bạn sẵn sàng và hoàn thành kế hoạch của mình đúng hạn. Bạn không muốn trở thành một kẻ lừa đảo, phải không?

Thời hạn là một cách tốt để cải thiện hiệu suất. Nhưng anh ta không nên tự chán ghét bản thân vì những thời hạn liên tục thất vọng.

Hãy thử bốn mẹo sau. Có lẽ bạn sẽ học cách bắt kịp mọi thứ, tận hưởng công việc và theo thời gian, làm nhiều việc hơn cùng lúc.