Cách làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Doanh nhân và nhà đầu tư Ray Dalio đã chia sẻ bí quyết của những cuộc gặp gỡ thành công.

1. Xác định ai là người chủ trì cuộc họp và cuộc họp được tổ chức cho ai

Cuộc họp nào cũng phải đạt được mục tiêu của ai đó. Đây là người nên định hướng cuộc trò chuyện. Anh ta xác định các mục tiêu của cuộc họp và cách giải quyết chúng. Nếu không, mọi người sẽ phát biểu ý kiến một cách ngẫu nhiên và sẽ không có cuộc thảo luận hiệu quả nào.

2. Quyết định loại hình giao tiếp nào sẽ chiếm ưu thế

Hình thức của cuộc họp tùy thuộc vào mục đích của cuộc họp. Ví dụ, thảo luận và bài giảng hướng dẫn được thực hiện theo những cách khác nhau. Các cuộc thảo luận diễn ra trong một thời gian dài. Càng có nhiều người tham gia, họ càng kéo theo nhiều hơn. Vì vậy, hãy chọn những người tham dự cuộc họp của bạn một cách cẩn thận.

Đừng chỉ mời những người đồng ý với ý kiến của bạn. Tránh suy nghĩ cả nhóm, khi những người tham gia không bày tỏ ý kiến của riêng mình và đưa ra quyết định đơn lẻ.

3. Hãy kiên trì và cởi mở

Bạn sẽ phải quản lý xung đột, thoát khỏi bế tắc và quản lý thời gian của mình một cách khôn ngoan. Khó khăn thường nảy sinh khi một nhân viên thiếu kinh nghiệm phát biểu. Cân nhắc điều gì quan trọng hơn đối với bạn: tiết kiệm thời gian mà không cần thảo luận về ý kiến của anh ấy, hoặc hiểu cách anh ấy nghĩ. Lựa chọn thứ hai sẽ giúp xác định cách một người sẽ đương đầu với những trách nhiệm nhất định. Nếu bạn có thời gian, hãy thảo luận với anh ấy xem anh ấy sai ở đâu. Nhưng hãy luôn thừa nhận cái sai của chính mình.

4. Đừng nhảy từ chủ đề này sang chủ đề khác

Vì vậy, tại cuộc họp không một vấn đề nào sẽ được giải quyết. Để tránh điều này, hãy đánh dấu cuộc trò chuyện trên bảng đen.

5. Tuân theo logic của cuộc trò chuyện

Trong lúc tranh chấp, cảm xúc dâng cao và khó nhận thức thực tế một cách khách quan. Hãy bình tĩnh và lý trí. Ví dụ: đôi khi mọi người nói, “Tôi nghĩ đó là sự thật,” và sau đó hành động như thể đó là sự thật. Mặc dù những người đối thoại của họ nhìn tình hình theo một cách hoàn toàn khác. Vì vậy, logic đó chiếm ưu thế trong cuộc trò chuyện, chứ không phải cảm xúc, hãy hỏi một người như vậy: "Nó có thực sự đúng không?"

6. Phân chia trách nhiệm của từng người tham gia

Khi một nhóm đưa ra quyết định, người ta thường quên phân công trách nhiệm. Và sau đó không rõ ai phải làm gì và ai chịu trách nhiệm. Đảm bảo xác định rõ trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm quyết định.

7. Nhập quy tắc hai phút

Cho mọi người hai phút để bình tĩnh bày tỏ suy nghĩ của họ. Và chỉ sau đó thảo luận về đề xuất của mình. Bằng cách này, tất cả những người tham gia sẽ bày tỏ ý kiến của họ mà không sợ bị cắt ngang hoặc hiểu lầm.

8. Ngừng những ai nói quá nhanh

Nói nhanh khó hiểu hơn. Một số lợi dụng điều này. Mọi người không muốn tỏ ra ngu ngốc và không hỏi lại, ngay cả khi họ không hiểu điều gì đó. Đừng rơi cho mồi này. Bạn có trách nhiệm làm rõ bất kỳ sự mơ hồ nào và giải quyết tranh chấp. Vì vậy, đừng ngại nói, “Xin lỗi, tôi không hiểu. Bạn có thể nói chậm hơn? Và sau đó đặt câu hỏi tồn đọng.

9. Tóm tắt cuộc trò chuyện

Nếu mọi người cùng trao đổi, rút ra kết luận. Nếu bạn đi đến một thỏa thuận trong cuộc họp, hãy lặp lại thật to. Nếu không, hãy nói như vậy. Nếu bạn đã xác định các nhiệm vụ cho tương lai, hãy phân phối chúng cho những người tham gia và chỉ định thời hạn.

Viết ra các kết luận, lý thuyết làm việc và các vấn đề để mọi người có thể tiếp cận chúng. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ dễ dàng hơn.