Cách lên lịch các cuộc họp để làm cho chúng hiệu quả

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Đừng lãng phí thời gian của bạn.

Bạn có thể không thích các cuộc họp, nhưng bạn vẫn phải tổ chức chúng. Đây là một phần thiết yếu của quy trình làm việc trong bất kỳ công ty nào. Một cách để làm cho các cuộc hẹn trở nên hữu ích và nhanh chóng hơn là lên lịch cho chúng một cách cẩn thận. Cuốn sách của Olga Demyanova, Tiến sĩ Kinh tế, “Các cuộc họp nhanh chóng và hiệu quả. Từ khâu chuẩn bị cho đến khi đạt được kết quả mong muốn."

Được sự cho phép của nhà xuất bản "Alpina PRO" Lifehacker xuất bản một đoạn trích từ chương thứ hai.

Bản thân các cuộc họp không phải là một vấn đề. Chúng thậm chí còn cần thiết và là một thuộc tính quản lý của quyền lực. Bạn cần thoát khỏi những cuộc tụ tập vô bổ và kém hiệu quả kéo dài.

Các loại cuộc họp phổ biến nhất:

• hàng tuần;
• chiến lược;
• người lao động;
• Báo cáo;
• lập kế hoạch các cuộc họp;
• động não;
• các cuộc trò chuyện và gặp gỡ kinh doanh;
• các cuộc họp giao ban.

Tất cả các loại này có thể được nhóm thành bốn nhóm chính:

1. theo thời lượng: nhanh (lên đến 30 phút) và kéo dài (hơn một giờ);
2. theo số lượng người tham gia: tối đa 10 người trở lên;
3. theo mục đích: làm việc, chính trị và thông tin;
4. theo thời gian: có kế hoạch và không có kế hoạch.

Các thuộc tính bắt buộc lên lịch họp

Lập kế hoạch cho những gì:

• bàn thắng;
• chương trình nghị sự;
• danh sách khách mời;
• lịch trình;
• tài liệu thông tin;
• chịu trách nhiệm lưu giữ giao thức;
• thời hạn cho các bài phát biểu.

Đầu tiên và quan trọng nhất, người lãnh đạo phải xem xét các mục tiêu của cuộc họp. Đây là điểm bắt đầu cho chương trình nghị sự và danh sách những người tham gia, thời gian và các quy định.

Mục tiêu chính của cuộc họp:

1. Thông tin mới - cho cuộc họp thông tin:

• tin tức quan trọng và thay đổi chính sách;
• thảo luận về kế hoạch và chiến lược;
• dự báo ngắn hạn;
• trình bày các sản phẩm và cách tiếp cận mới;
• thảo luận về ngân sách;
• vấn đề nhân sự.

2. Giám sát các sự kiện và đưa ra các quyết định hoạt động - đối với các cuộc họp thường xuyên:

• rủi ro và khó khăn chính;
• các thông số đánh giá tiến độ;
• đánh giá các quá trình chính và những thay đổi cần thiết;
• thảo luận về những gì đang xảy ra: điều gì đang diễn ra tốt đẹp, điều gì cần cải thiện;
• bài học chính và kết quả của các hành động;
• sự phối hợp của những nỗ lực;
• thông tin liên lạc.

3. Động lực - các cuộc họp sáng tạo, phát triển các phương pháp tiếp cận mới và xây dựng nhóm:

• động lực để hành động;
• ra quyết định tập thể;
• tôn vinh thành công của cá nhân và tập thể.

Do đó, mục đích ảnh hưởng đến loại cuộc họp và mô hình tổ chức cuộc họp. Ví dụ, các phiên họp giao ban khác nhau về số lượng người tham gia và thời lượng. Những cuộc thi thường xuyên có tính chất kế hoạch, thời gian nhanh hơn và số lượng người tham gia hạn chế. Các cuộc họp sáng tạo đòi hỏi sự chuẩn bị đặc biệt: sắp xếp đồ đạc (thường là bàn riêng), trà, cà phê và không gian thân mật; không yêu cầu tuân thủ các quy định về trang phục.

Ma trận Eisenhower cho các câu hỏi trong cuộc họp xếp hạng

Cần phải nhớ rằng một cuộc họp là một nền tảng nơi các quyết định quan trọng được đưa ra và các vấn đề được khắc phục. Ma trận Eisenhower là lĩnh vực thu thập tất cả các vấn đề và câu hỏi. Chúng được xếp hạng về mức độ quan trọng và cấp thiết.

	Khẩn cấp	Đừng vội vàng
Quan trọng	MỘT	NS
Không vấn đề	NS	NS

Hình vuông A: những vấn đề quan trọng và khẩn cấp

Hình vuông của các vấn đề quan trọng và khẩn cấp nên để trống hoặc nhỏ. Điều này sẽ chỉ ra rằng bạn đang gặp ngày đến hạn. Nếu có nhiều trường hợp như vậy thì đây là dấu hiệu của sự vô tổ chức. Ví dụ về các trường hợp có thể bình phương:

• các trường hợp liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ chức năng của bạn và ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của bạn;
• các trường hợp, sự thất bại có thể tạo ra vấn đề;
• các vấn đề liên quan đến sức khỏe và môi trường tâm lý trong đội;
• các vấn đề ảnh hưởng đến sự an toàn của đội;
• các trường hợp, kết quả cần được điều phối hoặc trình bày với ban quản lý của bạn.

Hình vuông B: những vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp

Khi nhiệm vụ hoặc vấn đề không có tính cấp thiết và không có thông tin cụ thể khi nào phải hoàn thành, người thực hiện sẽ tự ấn định thời gian. Hình vuông này bao gồm tất cả những việc liên quan đến chức năng của bạn trong doanh nghiệp, những việc bạn làm thường xuyên và theo quy luật, việc thực hiện chúng gắn liền với lịch trình chung tại doanh nghiệp (ví dụ: chuẩn bị Báo cáo). Các nhiệm vụ nghiên cứu đòi hỏi một khoảng thời gian nhất định cũng có thể được quy cho những trường hợp như vậy, nhưng lượng chi phí lao động không rõ ràng cho đến thời điểm hoàn thành. Nhiệm vụ của ô thứ nhất và ô thứ hai cần được theo dõi liên tục, và do đó, nên đưa chúng vào chương trình của các cuộc họp.

Square C: công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng

Đây là những thứ gây mất tập trung. Thông thường, họ chỉ đơn giản là can thiệp vào việc tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và làm giảm hiệu quả. Luôn ghi nhớ mục tiêu của bạn và học cách phân biệt giữa điều quan trọng và thứ yếu.

Nó là giá trị tham gia vào hình vuông này:

• các cuộc họp hoặc đàm phán được áp đặt bởi một người nào đó từ một bên;
• thảo luận về những vấn đề mà cấp dưới có thể giải quyết;
• thảo luận về các vấn đề không kinh doanh;
• thảo luận về các chủ đề trừu tượng.

Hình vuông D: những vấn đề không khẩn cấp và không quan trọng

Các trường hợp trong danh mục này không thúc đẩy bạn trong các dự án, nhưng chúng khiến bạn mất tập trung vào việc thực hiện chúng.

• không mang lại lợi ích gì cả;
• nó là hữu ích để không đối phó với họ ở tất cả;
• Kẻ ăn giờ.

Đối với mỗi mục tiêu, nhà lãnh đạo đặt những câu hỏi sau:

• Ai có thông tin và kiến thức về vấn đề đang được xem xét?
• Vấn đề này ảnh hưởng đến quyền lợi của ai?
• Quyết định phụ thuộc vào ai?
• Ai cần biết thông tin cần thảo luận?
• Ai sẽ thực hiện các quyết định đã đưa ra?

Bạn có thể sử dụng phương pháp 99/50/1 khi lên lịch các cuộc họp dự án.

Người lãnh đạo tổ chức các cuộc họp tại ba điểm quan trọng trong dự án:

• khi bắt đầu - để tất cả những người tham gia hòa mình vào nhịp độ của dự án và xây dựng nhóm của nhóm;
• ở giai đoạn trung gian - để thảo luận về kết quả của công việc đã thực hiện và những điều chỉnh thêm, nếu cần;
• ở vạch đích, khi còn 1% tổng khối lượng - để tổng hợp sơ bộ.

Thời điểm này sẽ giúp bạn tận dụng thời gian của mình trong các cuộc họp tốt hơn.

Chương trình nghị sự

Chương trình nghị sự là một kế hoạch gồm các công việc cần giải quyết tại cuộc họp. Cần xác định rõ thời gian của từng bài phát biểu, phân bổ thời gian riêng cho việc thảo luận và phản hồi từ tất cả các thành viên tham gia.

Khi lập kế hoạch thời gian cho cuộc họp của bạn, điều quan trọng là phải xem xét những điều sau:

• tầm quan trọng của mục trong chương trình nghị sự;
• thời hạn cho mỗi lần biểu diễn;
• nghỉ nếu cần thiết;
• 20% thời gian cho các thông tin quan trọng bổ sung.

Chương trình được gửi đến tất cả những người tham gia cuộc họp.

Chương trình nghị sự với thời gian và chi tiết cụ thể của các bài phát biểu

1. Kết quả công việc khi giao kết hợp đồng. I. Báo cáo của Ivanov (15 phút).
2. Các vấn đề trong việc vận chuyển vật tư. I. Báo cáo của Petrov (15 phút).
3. Kết quả và kế hoạch thực hiện công việc của dự án. Báo cáo của T. Sidorov (20 phút).

Bắt đầu từ 11:00.

Kết thúc lúc 12h15.

Bạn cần rèn luyện bản thân để có những cuộc họp nhanh chóng và hiệu quả!

Nguyên tắc thời gian của bạn:

Quan trọng và khẩn cấp	12 phút
Quan trọng và không khẩn cấp	24-36 phút Khẩn cấp và quan trọng: 12 phút - nguyên tắc Pareto hoạt động ở đây: 20% thời gian tạo ra 80% kết quả, với một cuộc họp trung bình là một giờ (60 phút), thời gian hiệu quả nhất là 12 phút (20% của 60 phút). Quan trọng và không khẩn cấp: thường có kế hoạch. Thời gian hiệu quả cho các cuộc họp như vậy là 24–36 phút. Phương pháp 60/40 hoạt động ở đây, theo đó, khi lập kế hoạch trong ngày, 40% thời gian nên được để trống, 60% nên được phân bổ cho công việc có kế hoạch, bao gồm 20% cho những việc "không thể đoán trước" và 20% cho những phát sinh tự phát hoặc trở thành đồng hành. Với thời gian họp trung bình là một giờ (60 phút), thời gian cho các vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp đã lên kế hoạch là 24–36 phút (40–60% của 60 phút).
Không quan trọng và khẩn cấp	Ủy quyền và kiểm soát qua điện thoại và các phương tiện thông tin liên lạc khác, thời gian kiểm soát không quá ba phút.
Không quan trọng và không khẩn cấp	Ủy quyền và kiểm soát bởi người quản lý, không quá một phút cho mỗi lần ủy quyền.

Danh sách những người được mời

Số lượng người tham gia tối ưu trong các cuộc họp nhanh là 5-7 người. Có thể chấp nhận 8 đến 12 người nếu người lãnh đạo cuộc họp có kỹ năng điều hành viên.

Để lên ý tưởng, thiết lập mục tiêu và bay, thành phần lý tưởng là không quá 15 người.

Có một quy tắc bất thành văn tại Google - số lượng người tham gia tối đa không quá 10 người.

Amazon có quy tắc hai chiếc bánh pizza: cuộc họp nên có càng nhiều người thì bạn mới có thể cho hai chiếc bánh pizza ăn.

Có một quy tắc 8-18-1800:

• không quá 8 người - giải quyết công việc;
• không quá 18 - động não, giải quyết vấn đề tập thể;
• lên đến 1800 người - thông tin và cơ hội giao tiếp.

Một nghiên cứu của Bain and Company nói rằng trong các nhóm ra quyết định, việc thêm hơn bảy người trong số mỗi người tham gia sẽ dẫn đến hiệu quả kém hơn khoảng 10%.

Những người chịu trách nhiệm trực tiếp có nghĩa vụ tham gia các cuộc họp.

Apple liệt kê tên của người phụ trách bên cạnh mỗi mục cuộc họp. Như vậy, mỗi nhân viên đều có phạm vi trách nhiệm rõ ràng trong khuôn khổ nhiệm vụ được giao.

Nếu bạn thường tổ chức các cuộc họp, cuốn sách này chắc chắn sẽ rất hữu ích: Olga Demyanova đưa ra 16 phương pháp và bốn công cụ để nghiên cứu sẽ giúp tăng hiệu quả của tất cả những người tham gia vào các cuộc họp như vậy.