Cách làm việc hiệu quả hơn với lịch

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Bạn có chắc danh sách việc cần làm trên giấy hoặc ứng dụng là cách tốt nhất để hoàn thành công việc? Trong một trong những trang chúng tôi đã nói rằng phương pháp này không lý tưởng và lịch phù hợp hơn nhiều cho những mục đích này. Dưới đây là ba lý do tốt hơn để lập kế hoạch ngày của bạn trên lịch.

Tâm lý của thông báo đẩy

Nếu bạn đã từng thử các trò chơi phần mềm chia sẻ trên điện thoại thông minh của mình, bạn sẽ biết thông báo đẩy có thể hiệu quả như thế nào. Vì nhiệm vụ chính của một trò chơi như vậy là trích ít nhất một ít tiền từ bạn, nên các nhà phát triển thêm những lời nhắc nhở đặc biệt để bạn thường xuyên quay lại trò chơi và cuối cùng mua một số tài nguyên hoặc thành tích. Bạn nhận được thông báo mỗi khi bạn “đã tích lũy đủ năng lượng”, “đã lâu không kiểm tra mỏ đá của bạn”, “bạn có hai con rồng”. Và nó hoạt động rất tốt, vì các ứng dụng miễn phí như vậy thu về một khoản tiền khổng lồ từ việc bán hàng trong trò chơi.

Như đã được ghi nhận chính xác trong bài báo trên TechCrunch, thông báo đẩy tác động lên chúng ta theo cách giống như một cuộc gọi đến chú chó của Pavlov: chúng hình thành một phản xạ có điều kiện.

Thông báo thiết lập cho chúng tôi một phản ứng nhất định. Vì vậy, khi thông báo tiếp theo đến, chúng tôi, không do dự, phản ứng với thông báo đó theo một cách nhất định. Đó là lý do tại sao thông báo lịch công việc là một công cụ tuyệt vời để làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách lên lịch thứ gì đó bằng lịch và đặt thời gian nhắc, bạn tạo một thông báo đẩy cá nhân.

Vào thời gian đã định, bạn sẽ nhận được một lời nhắc nhở nhanh chóng và hiệu quả, điều này sẽ tự động được thực hiện theo phản ứng của bạn - nhanh chóng tập trung và hoàn thành nhiệm vụ.

Cảm giác về thời gian có hạn

Nếu bạn thường xuyên nghĩ về năng suất và đang tìm cách để tăng nó, thì có lẽ bạn đã nghe nói về kỹ thuật Pomodoro. Tóm lại, đây là một phương pháp quản lý thời gian, khi bạn làm một việc trong 25 phút, và sau đó nghỉ ngơi trong 5 phút. Sau bốn trong số các phiên này, bạn dành 10 phút để nghỉ ngơi.

Có một số lý do tại sao kỹ thuật này hoạt động tuyệt vời, nhưng trong bối cảnh của bài viết này, một trong số chúng rất quan trọng, đó là cảm giác cấp bách mà bộ đếm thời gian tạo ra. Bằng cách đặt đồng hồ trong tầm mắt và xem từng phút trôi qua, bạn bắt đầu hiểu mọi khoảnh khắc quan trọng như thế nào.

Lên lịch mọi thứ bằng lịch cũng có tác dụng tương tự. Khi bạn nhận được lời nhắc, hãy bắt đầu làm việc với hiểu biết rằng bạn có rất ít thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Bạn chỉ có thể làm điều đó ngay bây giờ, và sau đó một lời nhắc về nhiệm vụ tiếp theo sẽ đến và bạn sẽ phải tiếp tục thực hiện nó.

Bạn thấy các nhiệm vụ sau đây và hiểu rằng chúng cũng quan trọng và phải được hoàn thành. Điều này giúp bạn không phải trì hoãn mọi thứ cho đến sau này và không kéo dài thời gian hoàn thành chúng.

Lịch tạo ra cảm giác khẩn trương và gấp rút, vì vậy bạn tập trung lâu hơn vào nhiệm vụ và không nghỉ giải lao không có kế hoạch.

Mô tả nhiệm vụ phức tạp

Vấn đề chính của danh sách việc cần làm là thiếu mô tả toàn diện về nhiệm vụ, mức độ ưu tiên và thời gian cần thiết để hoàn thành nó. Tất nhiên, bạn có thể chỉ định thời gian và mức độ ưu tiên trên trang tính bên cạnh nhiệm vụ, nhưng nếu không có sự củng cố trực quan dưới dạng thông báo, điều này cũng sẽ không hoạt động. Vì vậy, bạn có khả năng định kỳ suy nghĩ và xem danh sách việc cần làm của mình để tìm ra những việc cần làm tiếp theo.

Nhưng nếu bạn phân phối tất cả các nhiệm vụ trong thời gian trong lịch, bạn sẽ không có những câu hỏi như vậy. Bạn sẽ không bao giờ nghĩ về việc phải làm gì tiếp theo. Nhìn vào lịch và bạn biết mọi thứ.

Trong tuần tiếp theo, hãy thử lập lịch mỗi ngày trên lịch của bạn và đặt lời nhắc cho từng công việc. Đừng lên kế hoạch cho mọi thứ trong đầu, vì mọi thứ đã rõ ràng hơn nhiều trong lịch. Bạn có thể xem mình có bao nhiêu thời gian và thực sự có thể hoàn thành bao nhiêu nhiệm vụ.