13 điều trong thư tín kinh doanh khiến bạn bực mình

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Nếu bạn không muốn chọc giận người kia, đừng làm điều này.

1. Thiếu lời chào

Bạn không phải viết một bức thư kinh doanh vì niềm vui, bạn cần một cái gì đó từ người nhận. Do đó, việc bắt đầu bằng một hành động lịch sự - một lời chào là đúng. Làm mà không có nó giống như mở cửa vào văn phòng của người khác bằng chân của bạn.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

2. Cụm từ "Good day"

Nếu bạn không viết thư thương mại ngay từ những năm 2000, thì hãy chọn cách diễn đạt hiện đại hơn. Không có vấn đề gì khi bạn không thể dự đoán chính xác khi nào người kia sẽ đọc tin nhắn. Tùy chọn "chào buổi chiều" là trung lập nhất, nhưng bạn cũng có thể sử dụng khoảng thời gian khi bạn gửi thư. Và để lại "thời điểm tốt trong ngày" cho các diễn đàn sống dở chết dở trong quá khứ.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

3. Xử lý lỗi

Thật đáng kinh ngạc là có bao nhiêu sai lầm có thể được tạo ra trong một đoạn văn bản ngắn như vậy. Đầu tiên, nhiều người đã sử dụng quy tắc được phân tách bằng dấu phẩy theo nghĩa đen. Điều này dẫn đến những kiệt tác như "Kính gửi Anton Mikhailovich". Một lời kêu gọi không chỉ là một cái tên, mà còn phụ thuộc vào lời nói.

Thứ hai, hãy kiểm tra cẩn thận tên của người nhận địa chỉ. Đừng gọi Alekseev là Alexandras, Marin Marias và giải mã các chữ cái đầu.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

4. Từ viết tắt và câu trả lời đơn âm

Viết kinh doanh đòi hỏi bạn phải giao tiếp bằng các câu đầy đủ. Cách tiếp cận này có một lợi ích thiết thực: người đối thoại không phải đoán ý của bạn, bởi vì bạn bộc lộ tất cả các sắc thái và không cho cơ hội để hiểu sai từ. Và "OK" của bạn có thể có nghĩa là bất cứ điều gì. Thêm vào đó, việc cắt giảm không tiết kiệm nhiều thời gian.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

5. Hài hước và ẩn dụ

Một lá thư kinh doanh không nên để trống chỗ để diễn giải. Tất cả các từ được sử dụng theo nghĩa trực tiếp của chúng và không bao hàm các cách hiểu khác nhau. Nếu không, hãy đợi một vòng thư từ bổ sung, trong đó bạn sẽ tìm ra người có suy nghĩ trong đầu. Và nó có thể mất rất nhiều thời gian.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

6. Dấu chấm than

Dấu chấm than không thường được sử dụng trong các văn bản văn học, bởi vì chúng được thiết kế để thể hiện cảm xúc mạnh mẽ. Một bức thư công việc không phải là một nền tảng để diễn đạt, ngay cả khi bạn thực sự muốn bày tỏ với người đối thoại những gì bạn nghĩ về nó.

Bạn có thể không có ý gì đặc biệt, nhưng đối với người đối thoại, dấu chấm than sẽ là tín hiệu cho thấy rất có thể anh ta đang làm sai. Vì vậy, hãy kiểm soát cả giác quan của bạn và tổ hợp phím Shift + 1. Một câu cảm thán chỉ thích hợp trong lưu thông.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

7. Quan liêu dồi dào

Mong muốn thể hiện bản thân một cách chính thức hơn thường tạo ra những cấu trúc quái dị mà trong đó rất khó để phân biệt ý nghĩa. Đừng lạm dụng các cụm từ phức tạp và viết dễ dàng hơn.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

8. Caps Lock

Nó không có giá trị nổi bật các dòng bằng chữ in hoa. Trên mạng, nó vẫn tượng trưng cho sự la hét. Không ai thích bị la. Để làm cho thông điệp rõ ràng, chỉ cần làm cho nó rõ ràng.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

9. Cụm từ "Cảm ơn trước"

Lời cảm ơn tất nhiên không thể bỏ vào túi, nhưng lòng biết ơn sớm lại khiến người đối thoại rơi vào thế khó xử. Một người cư xử tốt sẽ cảm thấy có nghĩa vụ phải thực hiện yêu cầu của bạn, ngay cả khi anh ta hiểu rằng anh ta không nên làm điều đó. Và bạn sẽ được nhớ đến vì những vấn đề ném ra.

Nếu người đối thoại vẫn cần được khuyến khích, tốt hơn là bạn nên mô tả việc họ đáp ứng yêu cầu của bạn có lợi như thế nào.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

10. Dòng tiêu đề lạ hoặc không có chủ đề nào cả

Sẽ không an toàn khi mở những bức thư không thể hiểu được, do đó, một thư không có chủ đề sẽ có nguy cơ bị đưa vào thư rác. Đương nhiên, một người sẽ rất tức giận khi phát hiện ra rằng dưới dòng chữ "Zina, cao su" có một tài liệu quan trọng được che giấu từ người quản lý của nhà máy lốp xe, Zinaida.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

11. Sự quen thuộc

Bạn không nên đi chệch khỏi phong cách kinh doanh của mình, ngay cả khi người nhận địa chỉ là bạn thân nhất của bạn. Đầu tiên, anh ta có thể cần phải chuyển một lá thư cho sếp hoặc các nhà thầu của mình. Thứ hai, lá thư có thể rơi vào tay người thứ ba một cách tình cờ và làm nó bị tổn hại, đồng thời là bạn.

Thứ ba, bạn cần phân biệt giữa cá nhân và công việc. Lợi ích của công ty không phải lúc nào cũng trùng khớp với lợi ích của cá nhân. Bạn nên để cho mình một khoảng trống để cơ động nhằm duy trì quan hệ hữu nghị mà không nhượng bộ trong các cuộc đàm phán.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

12. Thiếu lịch sử thư từ

Nếu bạn đang chủ động trò chuyện với ai đó, người nhận địa chỉ sẽ biết nội dung cuộc trò chuyện và có thể dễ dàng quay lại phần đầu của cuộc đối thoại bằng cách xoay con lăn chuột. Nhưng khi bạn thỉnh thoảng trao đổi thư từ qua e-mail, người đối thoại có thể quên mất bạn là ai và bạn cần gì ở anh ta.

Giúp người đó dễ dàng làm điều đó: Trong một đoạn văn, hãy nhắc người đó nhớ họ đang nói về điều gì.

Làm thế nào để không

Tốt hơn theo cách này

13. Xử lý không thích hợp các chuỗi tin nhắn

Dịch vụ thư và đại lý cho phép bạn làm việc với các chuỗi tin nhắn. Nó là một công cụ thực sự hữu ích nếu được xử lý đúng cách. Nhưng không phải ai cũng thành công.

Có lẽ bạn đã trở thành nạn nhân của việc gửi thư hàng loạt, những người tham gia gửi thư không trả lời trực tiếp cho tác giả mà cho tất cả mọi người. Kết quả là, một cuộc trò chuyện không thú vị sẽ lấp đầy hộp thư đến của bạn và bạn đưa ra hình phạt cho những người không thể tìm thấy nút phù hợp. Đồng thời, thông tin không dành cho những con mắt tò mò thường lọt vào trường thông tin chung.

Huy chương cũng có một nhược điểm: khi, trong một cuộc trò chuyện quan trọng, một trong những người tham gia không trả lời cho tất cả mọi người, mà cho một người. Và người nhận phải mất nhiều thời gian để gửi thư thay vì thực hiện công việc của họ.