Cách sắp xếp mọi thứ trên màn hình để làm việc hiệu quả hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Nơi làm việc là một MCC cá nhân. Hiệu suất phụ thuộc vào cách nó được tổ chức hợp lý. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách dọn dẹp màn hình và làm việc hiệu quả hơn.

Ở miền Tây, có một đặc sản “nhà tổ chức chuyên nghiệp”. Anh ấy giúp khách hàng dọn dẹp phòng và văn phòng, các tập tin giấy và điện tử, đồng thời phát triển một hệ thống lập lịch biểu được cá nhân hóa.

(Lisa Zaslow) là một trong những chuyên gia như vậy.

Các nghiên cứu cho thấy rằng một người trung bình mất một giờ mỗi ngày do vô tổ chức. Đồng thời, mọi người vô cùng bức xúc khi họ không thể tìm thấy thứ gì đó. Nhưng để sắp xếp mọi thứ theo thứ tự, cần ít thời gian hơn nhiều. Liza Zaslav

Dưới đây là cách Lisa và các chuyên gia khác khuyên bạn nên tổ chức không gian làm việc của mình để tối đa hóa năng suất.

Quy tắc 1. Sắp xếp mọi thứ một cách chính xác

Màn hình phải ngang tầm mắt và cách bạn 43–45 cm.

Đặt các vật dụng thường xuyên sử dụng, chẳng hạn như điện thoại hoặc đồ dùng văn phòng, ở phía bên tay thuận của bạn. Nó là tiện lợi: bạn không cần phải lôi ra, đổ mọi thứ xung quanh.

Quy tắc 2. Sử dụng văn phòng phẩm một cách hợp lý

Bạn có thực sự cần 10 cây bút, một con dao rọc giấy và một chiếc kim bấm mỗi ngày? Chỉ để văn phòng phẩm trên bàn làm việc mà bạn sử dụng hàng ngày. Đặt phần còn lại vào hộp bút chì và đặt nó trên bàn, hoặc tốt hơn ở một nơi nào đó xa.

Đứng dậy khỏi bàn để lấy bút chì hoặc kẹp giấy, bạn tạm thời tắt bộ não của mình khỏi dự án mà bạn đang thực hiện. Điều này sẽ cho phép bạn nhìn nó từ một góc độ mới khi bạn quay trở lại. Amy Trager là một nhà tổ chức chuyên nghiệp có trụ sở tại Chicago

Một chuyên gia khác, (Andrew Mellen), nhấn mạnh rằng tốt hơn là nhân viên nên lưu trữ đồ dùng văn phòng ở một nơi (tủ ngăn kéo hoặc giá đỡ chung), chứ không phải mỗi người trong ngăn kéo riêng của họ.

Quy tắc 3. Sử dụng ghi chú mà không quá cuồng tín

Sẽ không hữu ích và không hiệu quả nếu che màn hình bằng các loại giấy màu như bảng thông báo.

Khi có quá nhiều lời nhắc nhở, chúng đều vô ích. Emmy Trager

Hãy ở mức vừa phải - chỉ tạo ghi chú với những lời nhắc ngắn hạn quan trọng.

Quy tắc 4. Đừng lạm dụng nó với đồ dùng cá nhân

Điều quan trọng là phải duy trì sự cân bằng giữa cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân ở nơi làm việc. Thật khó.

Những bức ảnh gia đình, những món quà lưu niệm ngày lễ và những thứ nhỏ xinh khác giúp sưởi ấm tâm hồn và phấn chấn hơn trong ngày làm việc. Tuy nhiên, những điều đáng nhớ quá gợi lên một cơn bão ký ức lại quá mất tập trung.

Ánh mắt lướt qua các vật thể và não bộ xử lý thông tin, ngay cả khi chúng ta không nhận thức được điều đó. Liza Zaslav

Giữ không quá ba mục cá nhân trên máy tính để bàn của bạn.

Quy tắc 5. Điều chỉnh "giao tiếp" với e-mail

Email vẫn còn. Nhưng nó có thể ảnh hưởng đến năng suất nếu thường xuyên bị phân tâm bởi các chữ cái.

Life hacker và những người tổ chức chuyên nghiệp: kiểm tra thư của bạn hai lần một ngày vào những thời điểm nhất định. Thời gian còn lại nên bận rộn với công việc.

Đúng! Và tắt thông báo để tránh làm hỏng trạng thái của chuỗi.

Quy tắc 6. Để lại không gian trống cho các thủ tục giấy tờ

Đôi khi máy tính để bàn bận rộn đến mức không có nơi nào để ký hoặc soạn thảo tài liệu bằng tay.

Có một hòn đảo trống ở bên phải hoặc bên trái (tùy thuộc vào việc bạn thuận tay phải hay tay trái). Không nhất thiết phải lớn - đối với thủ tục giấy tờ, một hình chữ nhật 30 × 40 cm là đủ.

Quy tắc 7. Tổ chức quy trình làm việc của bạn

Đừng giữ những tài liệu không liên quan đến công việc hiện tại của bạn ở gần bên. Sự hỗn loạn xảy ra khi trên bàn chất đầy giấy tờ về các dự án trước cuối cùng, quá khứ, hiện tại và tương lai. Để tránh điều này, các chuyên gia khuyên bạn nên nhóm các tài liệu vào các thư mục:

• quan trọng và khẩn cấp;
• khẩn cấp và không quan trọng;
• quan trọng và không khẩn cấp;
• không khẩn cấp và không quan trọng.

Giữ các thư mục này trong một trình sắp xếp đặc biệt, thay vì xếp chồng lên nhau, để đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn.

Quy tắc 8. Dọn dẹp càng thường xuyên càng tốt

Sự lộn xộn đã giúp tạo ra và. Nhưng những ví dụ như vậy là rất hiếm.

Đối với hầu hết mọi người, làm giảm sự tập trung và năng suất. Thường xuyên tự hỏi bản thân xem tất cả các vật dụng đã ở đúng vị trí trên bàn làm việc của bạn chưa?

Ngay cả khi một người không nhận thấy sự rối loạn, anh ta vẫn ảnh hưởng đến nó. Andrew Mellen

Để rõ ràng, chúng tôi đã biểu thị các lần hack được mô tả trong biểu đồ. In và treo TRÊN màn hình của bạn.

Cuối cùng, một vài mẹo khác để tổ chức không gian làm việc của bạn:

• .
• .
• .