Cách sắp xếp mọi thứ theo thứ tự và cập nhật mọi thứ: hướng dẫn đầy đủ về hệ thống GTD

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Từ lý thuyết đến khuôn mẫu để giúp lập kế hoạch cho bất kỳ dự án nào.

Tại sao GTD lại tốt?

Vấn đề với các dịch vụ năng suất là mọi người đều đặt mình như một nơi mà họ có thể giải quyết mọi vấn đề, lưu trữ thông tin, giao tiếp. Hầu hết các dịch vụ yêu cầu bạn ưu tiên và hành động theo chúng.

Nhưng ít ai có thể tập trung thực hiện những nhiệm vụ quan trọng và không chú ý đến tất cả những thứ nhỏ nhặt: nhiệm vụ khẩn cấp, yêu cầu từ đồng nghiệp, bạn bè hoặc người quen. Khi có rất nhiều nhiệm vụ, rất khó để giải quyết chúng. Do đó, trong thực tế, bạn phải sử dụng một số dịch vụ để quản lý công việc. Khi có nhiều việc phải làm, chúng ta bắt đầu bối rối trong các dịch vụ và danh sách này và cuối cùng là ngừng sử dụng chúng.

Phương pháp Hoàn thành mọi việc (GTD) cung cấp một bản thiết kế chung để xây dựng một hệ thống duy nhất mà bạn có thể giải quyết mọi vấn đề. Bạn sẽ có thể thư giãn và không phải lo lắng, vì bạn sẽ chắc chắn rằng bạn sẽ không quên bất cứ điều gì. Vào đúng thời điểm, hệ thống sẽ nhắc nhở những việc cần làm và những việc cần tập trung.

Vậy tại sao rất nhiều công việc không hiệu quả?

Mọi người bắt đầu làm việc không hiệu quả khi có rất nhiều dự án, trường hợp và nhiệm vụ. Họ khó có thể giữ tất cả những điều này trong đầu chứ chưa nói đến việc ưu tiên. Do đó, hoặc là không làm gì cả, hoặc việc gì dễ nhất là làm, và những việc quan trọng được hoãn lại cho đến sau. Một vấn đề khác xuất hiện: khi các nhiệm vụ khẩn cấp phải được giải quyết vào ngày hôm qua.

Ngoài ra, người bắt đầu mệt mỏi nhanh hơn, trở nên cáu kỉnh. Anh ta liên tục chạy như một con sóc trong guồng quay của thói quen, và các dự án chiến lược và tiền tệ thực sự quan trọng vẫn bị bỏ ngoài lề.

Hệ thống Hoàn thành Mọi việc, được David Allen mô tả trong một cuốn sách được xuất bản năm 2001 và trở thành cuốn sách bán chạy nhất thế giới, sẽ giúp đối phó với tình trạng này.

Cho tôi biết về các khái niệm GTD cơ bản mà bạn cần biết

Lịch trình - đây là những hành động, suy nghĩ và mối quan tâm làm xáo trộn, mất tập trung và lãng phí năng lượng. Cho đến khi thói quen được chuyển thành các nhiệm vụ, nó không thể được kiểm soát. Suy ngẫm về cùng một vấn đề nhiều lần là cách sử dụng năng lượng sáng tạo không hiệu quả, tạo ra sự thất vọng và căng thẳng.

Mục tiêu của GTD là giải phóng đầu của bạn khỏi thói quen và loại bỏ căng thẳng bên trong.

Bộ nhớ hoạt động của con người- vùng não nơi chứa trí nhớ ngắn hạn. Đây là nơi chúng ta thường đặt công việc kinh doanh chưa hoàn thành hiện tại, những lời hứa với người khác và những suy nghĩ khác khiến chúng ta bận tâm. Thật không may, có một giới hạn về số lượng thói quen bạn có thể lưu trữ để não của bạn hoạt động bình thường. Nếu RAM đầy, bạn sẽ bị phân tâm bởi các nhiệm vụ nhỏ và quên mất mục tiêu của mình, dẫn đến căng thẳng.

Công cụ thu thập thông tin- thông tin đi đến đâu và bạn ghi lại những gì cần phải làm. Ví dụ:

• ban tổ chức;
• sổ ghi chép;
• E-mail;
• lịch;
• máy thu âm.

Giỏ "Hộp thư đến"- một kho lưu trữ duy nhất cho thói quen mà bạn chuyển thành các nhiệm vụ và công việc. Một trong những quy tắc quan trọng nhất để làm việc với Hộp thư đến của bạn là làm sạch hộp thư đến thường xuyên.

Những hành động đơn giản - các hành động một bước chỉ mất chưa đầy hai phút để hoàn thành. Trên thực tế, sẽ thuận tiện hơn nếu dành ra năm phút cho những vấn đề như vậy.

Dự án - một nhiệm vụ yêu cầu nhiều hơn một bước để hoàn thành. Cần phải để lại lời nhắc về dự án và mô tả các bước đầu tiên để thực hiện dự án. Kết quả là, dự án biến thành một hành động đơn giản có thể hoàn thành trong năm phút tới và thu được kết quả cuối cùng.

Dự án phải có liên kết đến thẻ hoặc tệp, trong đó mô tả chi tiết: trách nhiệm, thời hạn, danh mục (ví dụ: "Tiếp thị", "Pháp lý", "Phát triển"), liên kết đến các thẻ nhỏ hơn với các nhiệm vụ. Cấu trúc này rất thuận tiện để tổ chức trong Trello.

Danh sách ngữ cảnh - một danh sách các nhiệm vụ thuận tiện để thực hiện trong các điều kiện nhất định. Ví dụ, trong danh sách ngữ cảnh "Mua hàng" sẽ có danh sách những thứ và sản phẩm cần phải mua trong cửa hàng. Danh sách Cuộc gọi có thể chứa danh sách các cuộc gọi sẽ thực hiện khi bạn rảnh.

Thật tiện lợi khi lập danh sách theo ngữ cảnh riêng cho những người mà bạn làm việc và giao tiếp. Khi gặp một người cụ thể, bạn có thể nhanh chóng mở danh sách và giải quyết các vấn đề cần thiết.

Làm cách nào để sử dụng lịch?

Những điều sau nên được nhập vào lịch:

• các hành động nên được thực hiện tại một thời điểm nhất định (cuộc họp, cuộc họp kinh doanh, hội thảo);
• các hành động cần thực hiện vào một ngày cụ thể (kết thúc dự án vào một ngày cụ thể, tham gia hội nghị);
• thông tin về các ngày cụ thể (ngày kỷ niệm, sinh nhật, ngày lễ).

Tôi sử dụng Lịch Google để theo dõi tất cả những thứ này. Dịch vụ này rất tiện lợi vì:

• có thể truy cập cả từ điện thoại và máy tính;
• một số lịch có thể được hiển thị trên một màn hình cùng một lúc;
• có lời nhắc trên điện thoại thông minh.

Nếu bạn thêm nội dung nào đó vào lịch, bạn có thể thực hiện hoặc hoãn việc đó sang một ngày khác. Không cần phải làm lộn xộn lịch với một danh sách việc cần làm thường xuyên được sắp xếp lại từ ngày này sang ngày khác. Có các giải pháp riêng biệt cho các danh sách như vậy.

Nếu bạn thường xuyên cần gọi điện cho khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhà thầu vào một thời điểm nhất định, tốt hơn hết là bạn nên sử dụng hệ thống CRM cho việc này.

Bạn nên tạo những danh sách nào?

Danh sách hành động ưu tiên

Soạn báo cáo hàng tuần, kiểm tra trang web của đối thủ cạnh tranh, xóa hộp thư đến trong hộp thư của bạn, lập phân công kỹ thuật cho nhà thiết kế - tất cả những hành động này mất hơn hai phút, nhưng chúng không thể được ủy quyền cho bất kỳ ai. Chúng tôi đưa những việc như vậy vào danh sách các hành động ưu tiên và thực hiện chúng trong ngày.

Quy tắc làm việc với các danh sách như vậy:

• Không nên có nhiều danh sách, hai hoặc ba là đủ. Ví dụ, Cá nhân, Công việc, Gia đình. Nếu bạn có nhiệm vụ từ danh sách cho một ngày cụ thể, hãy đặt lời nhắc trên lịch của bạn.
• Thật thuận tiện để đánh dấu các nhiệm vụ trong danh sách này theo ngữ cảnh: “Đang trên đường”, “Trên máy tính”, “Đã đọc”, “Mua”, “Lời hứa”. Nhiệm vụ có thể có một hoặc nhiều nhãn. Ví dụ: nhiệm vụ "Walk the Dog" sẽ đề cập đến dự án "Cá nhân" và nhãn "Lời hứa".
• Trước khi thêm một nhiệm vụ vào danh sách, hãy cân nhắc xem bạn có cần phải thực hiện nó hay không. Nếu câu trả lời là có, hãy quyết định xem bạn có cần phải tự mình hoàn thành hồ sơ hay không. Sau cùng, bạn có thể gửi tin nhắn thoại cho cấp dưới và ủy quyền cho anh ta. Các nhiệm vụ mà bạn đã giao sẽ được gắn nhãn "Đã giao". Nó sẽ chứa các trường hợp từ cả danh sách Công việc và danh sách Cá nhân.
• Xem lại danh sách thường xuyên. Làm điều này khi bạn có một phút rảnh rỗi. Chuyển lên những công việc cần phải làm trước.
• Dọn dẹp danh sách việc cần làm của bạn ít nhất mỗi tháng một lần.

Liệt kê "Một ngày nào đó"

Danh sách này sẽ bao gồm những thứ không yêu cầu hành động tích cực. Nó có thể:

• sách, hồ sơ, video đào tạo mà bạn muốn mua;
• kỹ năng hữu ích mà bạn muốn thành thạo;
• những nơi bạn muốn đến thăm;
• những thứ bạn muốn mua.

Bạn cần định kỳ xem xét danh sách này, ghi chú và biến chúng thành mục tiêu để tiến hành công việc.

Làm thế nào để bạn lưu trữ thông tin tham khảo sẽ hữu ích trong tương lai?

Thông tin này không yêu cầu bất kỳ hành động nào. Các tiêu chí chính cho kho lưu trữ thông tin này:

• Tìm kiếm thuận tiện theo tiêu đề, thẻ, mô tả ngắn.
• Dễ dàng đưa thông tin vào kho lưu trữ.
• Cấu trúc lưu trữ thông tin trực quan. Khi dữ liệu mới đến, bạn phải nhanh chóng chọn danh mục và danh mục con để đặt nó.
• Tính khả dụng của bộ nhớ từ mọi thiết bị.

Có những nghi thức GTD bắt buộc nào không?

Có, có một số trong số họ.

Tập hợp tất cả thông tin trong giỏ "Hộp thư đến"

Có nhiều công cụ để thu thập thông tin. Nhưng tất cả những điều này sẽ dồn vào một nơi, nơi bạn sẽ tiếp tục làm việc.

Dọn sạch Thùng rác Hộp thư đến

Một hoặc hai lần mỗi tuần, bạn sẽ phải xem lại danh sách Hộp thư đến và sắp xếp các thư mục hoặc phím tắt được tích lũy. Nghi thức này nên trở thành một thói quen, được hình thành từ một thuật toán dễ hiểu về các hành động và sự lặp lại có hệ thống của chúng.

Bạn nên có một kế hoạch đơn giản, từng bước về cách bạn dọn dẹp hệ thống việc cần làm của mình hàng tuần. Tạo một lịch trong đó bạn sẽ đánh dấu những ngày mà các vụ án đã được xử lý. Tự chỉ định cho mình một giải thưởng nếu, ví dụ: trong 30 ngày ít nhất là 20, bạn làm trống Hộp thư đến và gạch bỏ các ngày trên lịch của mình.

Sửa đổi danh sách các hành động ưu tiên và danh sách "Một ngày nào đó", mức độ ưu tiên

Khi sửa đổi danh sách, điều quan trọng là phải ưu tiên một cách chính xác và thực tế về điểm mạnh của bạn. Điều này là cần thiết để không khiến bản thân bị quá tải với những nhiệm vụ quá sức và không bị nhận ra sự kém hiệu quả của mình.

Hủy bỏ các giỏ không cần thiết

Thông thường, trong khi giao tiếp với đồng nghiệp và đối tác, các hộp thư, tài liệu và danh sách mới sẽ xuất hiện.

Nhiệm vụ của bạn là tự động hóa mọi thứ hết mức có thể để dữ liệu chảy vào thư mục Hộp thư đến.

Nó có thể là một hộp thư hoặc một bảng kế hoạch điện tử. Để tự động hóa và chuyển hướng thông tin, các dịch vụ IFTTT và Zapier là phù hợp. Nên có ít giỏ hơn để thu thập thông tin.

Làm thế nào để làm việc với giỏ Hộp thư đến và sắp xếp các trường hợp tích lũy?

Đầu tiên, trích xuất nhiệm vụ, trường hợp hoặc thông tin từ hộp thư đến của bạn và trả lời câu hỏi, “Đây là gì? Bạn có thực sự cần phải làm gì đó không?"

Nếu bạn không phải làm bất cứ điều gì, bạn có hai lựa chọn. Nếu đó là những thứ rác rưởi không còn hữu ích, bạn sẽ vứt nó đi. Nếu đó là thông tin hữu ích, hãy đưa nó vào kho lưu trữ. Nó phải được cấu trúc theo danh mục và thẻ, vì vậy, thật dễ dàng để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm.

Nếu bạn cần làm gì đó với thông tin, có ba lựa chọn:

1. Hoàn thành các yêu cầu. Nếu hành động quan trọng và sẽ không quá 2-5 phút.

2. Ủy quyền cho ai đó. Nếu hành động kéo dài hơn hai phút, hãy cân nhắc xem bạn có thể ủy quyền cho ai đó không.

Khi ủy quyền cho ai đó, cần ghi những điều sau:

• kết quả cuối cùng;
• kế hoạch làm việc (đường dẫn đến mục tiêu);
• thời hạn hoàn thành nhiệm vụ;
• ngày kiểm soát và kết quả phải sẵn sàng cho nó (trung gian hoặc cuối cùng).

3. Hoãn cho tương lai. Khi làm như vậy, hãy chỉ ra:

• kết quả như ý;
• hành động tiếp theo gần nhất được thực hiện. Hãy nhớ rằng: không thể hoàn thành toàn bộ dự án, bạn chỉ có thể thực hiện các bước đơn giản cụ thể sẽ đưa bạn đến gần hơn với kết quả cuối cùng;
• hạn chót. Nếu không có khung thời gian chính xác, hãy thêm hành động vào danh sách "Một ngày nào đó".

Bạn có thể gửi tin nhắn cho chính mình để nhận chúng vào ngày đã định. Đối với điều này, cả "Lịch Google" với lời nhắc vào đúng ngày và ứng dụng thư Boomerang, sẽ gửi email cho bạn vào một thời điểm nhất định, đều phù hợp.

Làm thế nào để lập kế hoạch công việc của bạn?

Tất cả công việc có thể được chia thành ba bước:

1. Thực hiện các kế hoạch trước. Đó có thể là cả những việc quan trọng về mặt chiến lược đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình hoặc là một thói quen chỉ cần thực hiện.
2. Thực hiện công việc như bất ngờ xuất hiện. Đây là lúc các nhiệm vụ từ đồng nghiệp, quản lý, thư từ khách hàng đến trong ngày.
3. Lập kế hoạch cho các công việc tiếp theo: lập và sửa đổi danh sách, thiết lập các ưu tiên. Thời điểm này sẽ không mất quá nhiều thời gian để bạn lập kế hoạch vì lợi ích của việc lập kế hoạch.

Thực hành lập kế hoạch các trường hợp và nhiệm vụ (sách ghi nhớ) được mô tả trong cuốn sách của David Allen.

David Allen Nhà tư vấn quản lý thời gian và hiệu suất cá nhân, tác giả của Phương pháp năng suất GTD

Đối với một cuốn sách kỷ niệm, bạn cần 43 thư mục: 31 được đánh dấu bằng các số từ 1 đến 31, 12 khác có tên các tháng. Các thư mục hàng ngày được đặt trước bắt đầu từ ngày mai. Phía sau thư mục có số 31 là thư mục của tháng tiếp theo và phía sau là thư mục có các tháng còn lại.

Nội dung của thư mục cho ngày hôm sau được chuyển hàng ngày vào thùng rác, sau đó thư mục được đặt sau thư mục cuối cùng của thư mục hàng ngày (như thể được chuyển sang tháng tiếp theo). Khi bạn giải phóng thư mục 31 cho tháng hiện tại, sẽ có một thư mục có tên của tháng mới đằng sau nó, tiếp theo là các thư mục có các ngày trong tháng mới. Tương tự như vậy, thư mục có tháng hiện tại khi nó đã trôi qua sẽ được chuyển sang năm tiếp theo.

Trong một thư mục cụ thể, bạn cần lưu trữ các tài liệu yêu cầu các hành động cụ thể (một biểu mẫu phải được điền vào, một bức thư để gửi).

Để hệ thống hoạt động, nó cần được cập nhật hàng ngày. Nếu bạn quên cập nhật thư mục của ngày mai, bạn không thể tin tưởng vào hệ thống. Thông tin quan trọng sẽ bị bỏ sót, sẽ phải xử lý theo cách khác.

Nếu bạn đi trong vài ngày, thì trước khi rời đi, bạn cần kiểm tra các thư mục để biết những ngày mà bạn sẽ vắng mặt.

Làm thế nào để tổ chức nó trong thực tế, có tính đến các hệ thống quy hoạch hiện đại:

1. Thay vì một cuốn sách đáng nhớ, hãy sử dụng một công cụ sắp xếp với các danh sách việc cần làm cho mỗi ngày và nhập các nhiệm vụ cho ngày hiện tại vào đó. Các cuộc họp và công việc ràng buộc về thời gian nên được ghi lại trước tiên và nên đặt lời nhắc để hệ thống thông báo trước cho họ.
2. Tạo một tệp với danh sách việc cần làm trong một tháng. Đây là danh sách những gì bạn muốn hoàn thành trong thời gian này. Bạn thêm các trường hợp vào nó trong cả tháng. Việc sửa đổi nhiệm vụ nên diễn ra mỗi tuần một lần. Khi lập kế hoạch cho những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn, hãy phân tán từng tuần để bạn hiểu được các ưu tiên của mình. Bạn sẽ thực hiện chúng ngay từ đầu, nếu không, tất cả thời gian sẽ chỉ dành cho những việc nhỏ và cấp bách.
3. Tạo một tệp với các kế hoạch trong năm. Nó nên được xem xét mỗi tháng một lần. Các trường hợp từ tệp này được chuyển sang gói hàng tháng.
4. Lập kế hoạch cho năm dựa trên các mục tiêu dài hạn trong 3-5 năm. Tốt hơn là nên kê những việc này vào cuối năm, hoặc trong kỳ nghỉ, khi người đứng đầu không phải bận rộn với công việc hàng ngày.

Bốn điểm này được David Allen gọi là hệ thống quy hoạch tự nhiên. Hệ thống này cho phép bạn hướng tới những mục tiêu quan trọng đối với bạn và không lãng phí thời gian cho những công việc thường ngày.

Có một kế hoạch phù hợp với tất cả mọi người có thể được sử dụng để lập kế hoạch cho bất kỳ dự án nào không?

Ồ chắc chắn rồi. David Allen gọi nó là Mô hình Quy hoạch Tự nhiên. Nó bao gồm một số bước.

Bước 1. Mục tiêu và bức tranh về kết quả lý tưởng

Xác định mục tiêu hoặc kết quả cuối cùng lý tưởng, tưởng tượng rằng bạn đã đạt được nó.

Mô tả nó với tất cả các tiêu chí để thành công (tiền bạc, con người, sự công nhận). Bạn mô tả kết quả cuối cùng càng chi tiết, động lực sẽ càng mạnh mẽ, đặc biệt là vào những thời điểm bạn cần thực hiện các hành động cụ thể, nhưng không có thời gian cho việc này.

Bước 2. Nguyên tắc

Mô tả các nguyên tắc bạn sẽ tuân theo khi đạt được mục tiêu. Ví dụ: "Tôi sẽ cho mọi người hoàn toàn tự do hành động nếu họ … (ở trong ngân sách, hoàn thành dự án trước một thời hạn cụ thể)." Hãy tự hỏi bản thân: “Những hành động nào có thể cản trở hoạt động của tôi? Làm thế nào tôi có thể ngăn chặn chúng?"

Các nguyên tắc rõ ràng và cung cấp một hướng dẫn đáng tin cậy cho việc quản lý các hoạt động.

Bước 3. Động não

Động não trong khi ghi lại tất cả các ý tưởng khác nhau nảy ra trong đầu.

Các nguyên tắc chính của động não:

• đừng phán xét;
• không tranh chấp;
• không đánh giá;
• không chỉ trích;
• nghĩ về số lượng chứ không phải chất lượng;
• phân tích bên lề và tổ chức.

Bước 4. Kế hoạch dự án dưới dạng một danh sách

Sắp xếp các kết quả động não của bạn thành một danh sách việc cần làm. Bắt đầu lập kế hoạch ở cuối và làm việc theo cách của bạn. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch và xác định bước đầu tiên hướng tới mục tiêu của mình. Một ví dụ về lập kế hoạch từ cuối:

Mục đích (kết quả lý tưởng): Tôi có thể nói tiếng Tây Ban Nha và hiểu mọi người.

Tại sao cái này: Tôi muốn giao tiếp mà không có sự tham gia của người phiên dịch trong quá trình đàm phán kinh doanh với các đối tác Tây Ban Nha và tự do giao tiếp với những người khác khi đi nghỉ ở Tây Ban Nha.

Các bước để đạt được mục tiêu:

• Một bước trước khi đạt được mục tiêu: Tôi tìm một người nói tiếng Tây Ban Nha bản ngữ và nói chuyện với anh ta hai lần một tuần.
• Một bước trước: Tôi đã vượt qua kỳ thi năng lực ngoại ngữ B1.
• Một bước trước: Tôi đã vượt qua bài kiểm tra trình độ A1.
• Trước đó một bước: Tôi đã tham gia các lớp học tiếng Tây Ban Nha tám lần trong một tháng và hoàn thành tất cả bài tập về nhà của mình.
• Trước đó một bước: Tôi đã đăng ký một khóa học tiếng Tây Ban Nha và trả tiền cho một tháng học.
• Trước đó một bước: Tôi đã thu thập thông tin về các khóa học tiếng Tây Ban Nha và lập bảng so sánh.
• Bước đầu tiên: Tôi đã lên kế hoạch về thời gian trên lịch khi tôi thu thập thông tin về các khóa học tiếng Tây Ban Nha.

Khi một nhóm đang thực hiện một nhiệm vụ và cần tổ chức toàn bộ kế hoạch ở một nơi, sẽ rất tiện lợi khi sử dụng biểu đồ Gantt. Cột đầu tiên trong đó là các giai đoạn trên đường đến mục tiêu, cột thứ hai là những người chịu trách nhiệm. Hơn nữa sẽ có các cột với một khoảng thời gian. Các ô sẽ chứa trạng thái của một giai đoạn cụ thể, ví dụ: "Đã lên kế hoạch", "Đang tiến hành", "Đã hoàn thành", "Đã hoãn".

GTD và hệ thống quy hoạch tự nhiên có vẻ khó khăn. Nhưng khi bạn tùy chỉnh nó cho chính mình và bắt đầu sử dụng nó thường xuyên, bạn sẽ cảm thấy rằng mọi thứ dễ dàng hơn nhiều so với cái nhìn đầu tiên.