Cách làm việc hiệu quả hơn: mẹo từ người tạo ra dịch vụ Asana

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Dịch vụ Quora tuyệt vời tiếp tục làm hài lòng chúng tôi với những câu trả lời tuyệt vời cho những câu hỏi cấp bách. Lần này, chúng tôi muốn cho bạn biết Justin Rosenstein, một nhà lập trình và doanh nhân Internet xuất sắc, người đã nỗ lực tạo ra các dự án nổi tiếng như Gmail, Facebook và Asana, đã nói gì khi nhận được lời mời chia sẻ bí quyết năng suất của mình.

Trong nhiệm kỳ của mình với tư cách là một lập trình viên và quản lý dự án, Justin đã học được trực tiếp tầm quan trọng của tổ chức phù hợp và anh ấy đã nỗ lực rất nhiều vào vấn đề này. Kết quả là, ông nhận ra rằng hiệu quả của bất kỳ hoạt động nào phụ thuộc vào nhiều thông số và yêu cầu tối ưu hóa theo ba hướng cùng một lúc: sắp xếp môi trường, tâm trí của bạn và quy trình làm việc thực tế.

Tối ưu hóa môi trường

Tránh mọi phiền nhiễu

Hãy bắt đầu ngay lập tức: đa nhiệm làm giảm năng suất của bạn!

Đúng vậy, cảm xúc của bạn có thể đánh lừa bạn, và bạn có thể cảm thấy mình như một thiên tài về năng suất khi làm nhiều việc cùng một lúc. Nhưng trên thực tế không phải như vậy và rất nhiều nghiên cứu khoa học đã chứng minh điều này. Việc chuyển đổi liên tục lặp đi lặp lại giữa các nhiệm vụ thực sự làm bạn chậm lại!

Vì vậy, điều đầu tiên và quan trọng nhất là tập trung.

• Bật chế độ Không làm phiền trên điện thoại di động của bạn.
• Đóng tất cả các cửa sổ và tab trình duyệt không liên quan đến tác vụ hiện tại.
• Nếu bạn cần gửi một lá thư, thì không nên tiếp tục sau đó để xem những bức thư chưa đọc.
• Tắt thông báo email mới trên máy tính của bạn.
• Đăng xuất khỏi tất cả các cuộc trò chuyện.

Tìm trạng thái của dòng chảy

Nếu bạn thường xuyên bị phân tâm và cả ngày của bạn bao gồm một mớ bòng bong với các cuộc họp, cuộc gọi và trò chuyện với đồng nghiệp, thì rất khó để tìm ra trạng thái đặc biệt được gọi là dòng chảy. Ở trạng thái này, hiệu suất tốt nhất sẽ đạt được và giải pháp cho cả những vấn đề phức tạp nhất.

• Dành thời gian đặc biệt cho các cuộc họp và hội nghị. Hãy cho tất cả đồng nghiệp của bạn biết rằng tốt nhất bạn chỉ nên liên hệ với bạn vào thời điểm này.
• Nếu có thể, hãy yêu cầu ban quản lý công ty dành ra một ngày trong tuần khi không có cuộc họp.
• Theo dõi hiệu suất của bạn vào các thời điểm khác nhau trong ngày. Cố gắng phân phối các nhiệm vụ phù hợp với các quan sát được thực hiện.

Làm chủ công cụ làm việc

Nếu công việc chính của bạn được kết nối với máy tính, thì mỗi khi bạn với tới con chuột, bạn sẽ lãng phí một vài giây và thoát khỏi trạng thái dòng chảy. Tìm hiểu và sử dụng các phím tắt cần thiết nhất không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt sự phân tâm.

• Phím nóng không chỉ hiện diện trong bất kỳ chương trình nào mà còn có trong hầu hết các ứng dụng web. Nhiều trong số chúng giống hệt nhau, vì vậy khi bạn học một phím tắt, bạn có thể sử dụng nó mọi lúc.
• Sử dụng một chương trình để sắp xếp nhanh các cửa sổ trên màn hình nền của bạn.

Tối ưu hóa trí óc

Mọi điều bạn cần biết về động lực và sự tham gia thích hợp đều có thể tìm thấy trong sách của một nhà báo và nhà văn người Mỹ. Từ chúng, bạn sẽ học được rằng bạn thực sự không nên quản lý thời gian hoặc công việc, mà là năng lượng của bạn.

Nghỉ giải lao thường xuyên

Thông thường cho chúng ta biết rằng càng dành nhiều thời gian cho công việc, chúng ta càng hoàn thành được nhiều việc hơn. Nhưng điều này hoàn toàn không đúng. Con người không phải là người máy, chúng ta cần thời gian để phục hồi và nghỉ ngơi. Nghiên cứu cho thấy rằng nghỉ giải lao ngắn sau mỗi 90 phút có thể làm tăng đáng kể năng suất tổng thể của bạn.

Suy nghĩ

Ở đây, mọi thứ đã được viết về những lợi ích của thiền định.

Hãy chăm sóc cơ thể của bạn

• Uống nước. Vào đầu mỗi ngày, tôi đặt năm cốc nước cao trên bàn. Tôi uống tất cả chúng cho phần còn lại của ngày. Sự xuất hiện của họ không cho phép tôi quên đi nhu cầu uống nhiều hơn.
• Ăn đúng cách. Một bữa ăn thịnh soạn với lượng carbohydrate dư thừa có thể là một thảm họa thực sự đối với năng suất của bạn.
• Đi ở cho thể thao. Tập thể dục tim mạch ít nhất hai lần một tuần sẽ giúp bạn tăng thêm năng lượng.
• Tóm lại, hãy đảm bảo rằng bạn không sử dụng thời gian rảnh để làm hại bản thân, mà là để phục hồi và tăng năng lượng dự trữ.

Tìm nguyên nhân của sự trì hoãn và khắc phục chúng

Chúng ta thường trì hoãn không phải vì chúng ta lười biếng một cách bệnh lý, không. Thông thường, lý do là nhiệm vụ trước mắt gây ra cho chúng ta một số loại khó chịu tiềm ẩn (hoặc rõ ràng). Bạn có thể tránh điều này bằng những cách sau:

• Cố gắng thành thật thừa nhận với bản thân đâu là lý do khiến bạn trì hoãn và trì hoãn. Viết ra giấy những gì bạn không thích cụ thể về công việc hoặc nhiệm vụ hiện tại của mình.
• Chia nhiệm vụ thành nhiều bước đơn giản và thực hiện từng bước một.
• Nếu bạn không thể buộc bản thân làm điều gì đó vào lúc này, hãy chuyển sang một việc khác, dễ dàng hơn và thú vị hơn, và đừng ngay lập tức lướt qua nguồn cấp dữ liệu Facebook một cách vu vơ. Trong trường hợp này, bằng cách nào đó, công việc của bạn sẽ di chuyển, và không đứng yên.

Tối ưu hóa quá trình

Có kế hoạch làm việc rõ ràng. Phân bổ rõ ràng tất cả các nhiệm vụ của bạn trong đó theo mức độ quan trọng và cấp bách của chúng. Ưu tiên chính xác các trường hợp là chìa khóa để làm việc hiệu quả.

• Đừng bắt đầu công việc cho đến khi tất cả các bước tiếp theo đã rõ ràng và dễ hiểu đối với bạn.
• Bắt đầu với những điều cần thiết. Xác định mục tiêu của bạn là gì. Tại sao bạn muốn đạt được nó? Những bước cần thiết để đạt được nó? Ai chịu trách nhiệm cho từng bước? Các hành động nên được thực hiện theo thứ tự nào?

Tập hợp một đội. Một số người thích làm việc một mình, nhưng những việc lớn không được thực hiện theo cách đó.

• Tìm một đồng đội dễ làm việc nhất với bạn. Đôi khi, có những nhiệm vụ bạn có thể chiến đấu trong vài ngày một mình, nhưng chúng cũng sẽ được hoàn thành trong vài giờ với sự giúp đỡ của đồng đội. "Lập trình cặp" là một kỹ thuật phổ biến trong phát triển phần mềm, nhưng nó có thể được áp dụng cho mọi thứ khác.
• Nếu bạn vẫn muốn làm việc một mình, thì thỉnh thoảng hãy có những cuộc gặp gỡ ngắn với chính mình. Bạn có thể đặt câu hỏi cho bản thân về những gì bạn đang làm, những khó khăn bạn gặp phải và những nhiệm vụ bạn phải giải quyết ngay trong một trình soạn thảo văn bản hoặc tạp chí. Việc hình thành và viết ra câu trả lời cho những câu hỏi này và những câu hỏi khác giúp ích rất nhiều cho việc nhìn vào quá trình từ bên ngoài.
• Đặt và thông báo công khai thời hạn. Nếu bạn tự tin nói trước mặt mọi người rằng bạn sẽ hoàn thành công việc này vào thứ Sáu, thì bạn sẽ phải cố gắng hết sức để không bị mang tiếng là nói suông.
• Theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ. Tất nhiên, với tư cách là người tạo ra dịch vụ, tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ này để tổ chức công việc cá nhân và nhóm.
• Để lại thời gian vào cuối mỗi ngày để lấy hàng. Cố gắng trung thực về những thành tựu và thất bại hiện tại của bạn. Rút ra kết luận từ những sai lầm bạn mắc phải.

Chỉ riêng các mẹo và thủ thuật được liệt kê ở trên thôi cũng có nghĩa là quá ít để khiến bạn trở thành người làm việc hiệu quả nhất thế giới chỉ sau một đêm. Nhưng tất cả cùng nhau tạo nên một hệ thống mạnh mẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn gấp nhiều lần.