Làm thế nào để không trở thành nô lệ email: 7 mẹo từ người đứng đầu LinkedIn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Một số lượng lớn người phải đối mặt với cùng một vấn đề hàng ngày: email, được thiết kế để sắp xếp và tổ chức công việc và quy trình giao tiếp, thường trở thành một người giám sát độc ác, buộc bạn phải theo dõi những người đến, như thể bạn đang làm việc trên một băng chuyền. Ngay khi bạn bị phân tâm, thông tin ngày càng tích tụ nhanh chóng biến một hộp thư gọn gàng và sạch sẽ thành một bãi rác, điều này sẽ trở nên khó dọn dẹp hơn nếu bạn không quay trở lại thư từ lâu.

Hôm nay, chúng tôi mang đến cho bạn một số mẹo đơn giản để quản lý các tương tác email của bạn từ Jeff Weiner, Giám đốc điều hành của LinkedIn. Người đàn ông làm nhiệm vụ này buộc phải giữ liên lạc với hàng trăm người mỗi ngày, và anh ta có một số thủ thuật cho phép anh ta không chết chìm trong trận tuyết lở thông tin này.

Hộp thư đến của tôi về cơ bản đã trở thành trung tâm trong quy trình làm việc của tôi - tôi thường xuyên liên lạc với hơn 4.300 nhân viên tại 26 thành phố trên khắp thế giới qua thư. Điều này không có nghĩa là tôi luôn yêu thích email, hay tôi chưa từng gặp trường hợp nào mà công việc của tôi với thư giống như công việc của Sisyphean.

Dù sao, trong những năm qua, tôi đã phát triển một số hướng dẫn thực tế cho phép tôi chuyển từ khái niệm "thư kiểm soát tôi" sang khái niệm "tôi kiểm soát thư".

1. Muốn nhận ít thư hơn - hãy gửi ít thư hơn

Lời khuyên này có vẻ đơn giản đến mức nực cười, đặc biệt là trong bối cảnh của một vấn đề phổ biến như vậy, nhưng đối với bản thân tôi, tôi coi đó là nguyên tắc vàng để quản lý email thành công.

Kết luận này đến với tôi trong quá trình làm việc tại một công ty trước đây, nơi hai trong số những người gắn bó nhất với tôi đã rời công ty. Họ giao tiếp rất hiệu quả với mọi người, làm việc chăm chỉ và hóa ra là gửi rất nhiều thư. Khi họ làm việc cho công ty, lượng thư từ gửi qua e-mail dường như hoàn toàn bình thường, tuy nhiên, sau khi họ rời đi, tôi thấy rằng lượng thư từ của tôi giảm khoảng 20-30%.

Tất cả hoạt động này trong thư không chỉ là thư của họ: có câu trả lời của tôi cho họ, mà còn có thư và câu trả lời của tất cả những người nhận được gửi kèm theo thư. Thường thì những thông báo này không yêu cầu tôi bắt buộc phải tham gia vào cuộc thảo luận.

Kể từ lúc đó, tôi đặt ra cho mình một điều kiện rõ ràng - không được viết một cách không cần thiết. Kết quả: ít thư hơn và nhiều đơn đặt hàng trong hộp thư đến hơn mà không ảnh hưởng đến hoạt động công việc. Kể từ đó, tôi đã cố gắng không đi chệch khỏi quy tắc này.

2. Đánh dấu các email đang chờ xử lý là chưa đọc

Đánh dấu một email là chưa đọc về cơ bản đã thay đổi cách tôi làm việc với thư. Tôi chỉ cần lướt nhanh những bức thư đến, trả lời ngay những bức thư khẩn cấp nhất và xóa những bức thư không cần thiết là đủ. Những bức thư tôi cần gửi lại sau này, nếu còn thời gian, tôi đánh dấu là chưa đọc. Điều này giúp loại bỏ nỗi sợ hãi rằng một bức thư quan trọng, đã đọc và chưa được trả lời, sẽ bị lãng quên và chôn vùi trong ruột của hộp thư. Cách tiếp cận tương tự cho phép chúng tôi triển khai một loại danh sách Việc cần làm, mà tôi sẽ phải quay lại sau.

Tôi cố gắng hoàn thành mỗi ngày làm việc với ít nhất những bức thư đang chờ xử lý như vậy, và lý tưởng nhất là chúng không nên như vậy. Nếu vào ngày này tôi không có thời gian để quay lại với họ, thì tôi sẽ bắt đầu với họ vào sáng hôm sau làm việc.

3. Thiết lập một lịch trình gửi thư rõ ràng

Trong vài năm qua, cuộc sống của tôi vào ngày làm việc diễn ra theo một lịch trình khá rõ ràng. Thức dậy lúc 5: 00-5: 30 sáng, một giờ đến bưu điện, đọc tin tức, ăn sáng, chơi với con, đào tạo, văn phòng, về nhà, đưa con đi ngủ, ăn tối với vợ, phần còn lại (thông thường đây là xem TV với việc dọn dẹp thư mục hộp thư đến kèm theo trong quảng cáo và những khoảnh khắc nhàm chán).

Hóa ra tuân thủ lịch trình như vậy, tôi có thể dễ dàng quản lý thư, tuy nhiên, ngay sau khi lịch trình bị thay đổi một chút, sự hỗn loạn bắt đầu trong hộp thư.

Trong trường hợp này, bạn sẽ không cảm thấy áp lực ngày càng tăng khi nhận ra rằng chiếc hộp của bạn sẽ đột ngột bị bỏ mặc. Giữ đúng lịch trình sẽ giúp mọi thứ luôn trong tầm kiểm soát. Nó đã giúp Benjamin Franklin, nó cũng giúp bạn.

4. Thể hiện bản thân rõ ràng hơn

Nhớ trò chơi điện thoại bị hỏng? Lúc đó khá buồn cười, nhưng bây giờ mọi thứ đều được xem xét trong khái niệm công việc và kinh doanh, và không có thời gian cho trò chơi.

Từ ngữ rất quan trọng và phải được lựa chọn rất cẩn thận để tránh sự mơ hồ và hiểu lầm. Văn bản của bạn càng rõ ràng và rõ ràng, bạn càng ít có khả năng nhận được thư thứ hai yêu cầu làm rõ thư đầu tiên.

5. Nghĩ về người nhận

Có vẻ như trường To và Cc thường được nhiều người cho là giống nhau. Trên thực tế, với sự giúp đỡ của họ, bạn có thể rõ ràng làm rõ từ người nhận nào mà bạn mong đợi phản hồi và bản sao của bức thư đã được gửi cho ai để thông báo cho anh ta.

Trên thực tế, không làm nổi bật những người nhận yêu cầu phản hồi là cách nhanh nhất để tạo ra sự hoang mang và bối rối trong thư từ. 6 người nhận thay vì 1 người nhận và 5 bản sao là 5 phản hồi bổ sung có thể có, mỗi phản hồi có thể phát triển thành một chuỗi thư riêng biệt.

6. Xác nhận biên nhận

Nếu bạn được chỉ định là người nhận và bức thư thực sự được gửi đến bạn, thì đừng lười thông báo cho người gửi rằng bạn đã nhận được thư. Bạn không cần nhiều lời, một câu đơn giản là "đã nhận" hoặc "đã nhận" là đủ. Điều này sẽ trở thành một dấu hiệu cho thấy bạn đã nhận được thông tin đầy đủ và đúng hạn và rằng người gửi không còn phải gửi cho bạn thứ gì khác về cùng chủ đề.

Nếu bạn chưa xác nhận đã nhận, người gửi vẫn hoàn toàn không biết về bức thư. Có lẽ nó đã bị mất trong sâu của hộp của bạn? Nếu đây là thông tin quan trọng, thì sự nghi ngờ và lo lắng sẽ buộc người gửi viết cho bạn một bức thư khác với yêu cầu xác nhận việc nhận được bức thư đầu tiên hoặc hỏi người khác về sự hiện diện của bạn tại nơi làm việc. Những người bổ sung được tham gia, những bức thư bổ sung được gửi và nhận.

7. Giữ cảm xúc ra khỏi thư

Email có thể là một công cụ hữu ích nếu được sử dụng đúng cách. Nó cũng có thể trở thành một lực hủy diệt nếu sử dụng không đúng cách. Ví dụ phổ biến nhất là việc sử dụng thư để thảo luận về các vấn đề gây tranh cãi, xung đột và nhạy cảm.

Tôi không bao giờ hết ngạc nhiên về cách mọi người sử dụng các từ và cách diễn đạt trong thư từ mà họ sẽ không bao giờ nói trước cùng một khán giả.

Nếu đột nhiên bạn thấy mình trong thư từ như vậy, thì hãy làm một điều đơn giản - dừng lại. Bạn có thể giải quyết tranh chấp hoặc xung đột bằng cách nhấc điện thoại lên và gọi cho người nhận hoặc gặp trực tiếp với người đó. Những điều tế nhị như vậy không nên được giải quyết trong thư từ bằng văn bản. Văn bản không truyền tải được thành phần cảm xúc, ngữ điệu và những điều quan trọng khác có thể mang tính quyết định đối với một giải pháp mang tính xây dựng cho vấn đề.

(thông qua Jeff Weiner)