12 mẹo của chuyên gia để giúp bạn đi đúng hướng

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Làm việc quá sức là một triệu chứng của việc lập kế hoạch kém.

Danh tiếng của một người luôn hoàn thành công việc đúng hạn có giá trị rất nhiều. Nhưng nó không tự phát sinh, chỉ do bạn cố gắng rất nhiều, ngủ không đủ giấc và nói chung là hoạt động như một con ngựa. Tất cả những điều trên đều là những biện pháp cực đoan đối với một người không biết lập kế hoạch.

Dưới đây là một số nguyên tắc chính giúp bạn quản lý khối lượng công việc và hoàn thành dự án đúng hạn.

1. Nhận ra rằng việc không đáp ứng thời hạn luôn là một lựa chọn cá nhân

Có những lĩnh vực mà cách duy nhất để có được một dự án tốt là nói dối khách hàng rằng bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn đối thủ cạnh tranh. Nhưng hãy nhớ rằng làm việc trong một ngành như vậy hoàn toàn là sự lựa chọn của bạn. Và nếu nó được thực hiện, thì điều đáng chấp nhận rằng thời hạn cuối cùng chắc chắn sẽ bị bỏ lỡ, và bạn sẽ phải đương đầu với sự lo lắng và những cảm xúc khó chịu khác.

2. Xem xét khả năng thay đổi

Vì tất cả đều phụ thuộc vào sự lựa chọn cá nhân, hãy xem xét một ngành khác - một ngành mà thời hạn được mong đợi và đánh giá cao. Trong đó, bạn có thể nhận được sự hài lòng vì bạn giữ lời hứa và mang lại lợi ích cho mọi người.

3. Đừng làm sai thời hạn

Sự cám dỗ là rất lớn, bởi vì thời hạn sớm có vẻ như là một động lực tốt: tất cả các thành viên trong nhóm sẽ hoàn thành chính xác nhiệm vụ của họ trước khi thời hạn thực sự đến. Nhưng mọi người thì khác. Một người sẽ lắng nghe lời nói của bạn và thực sự làm mọi thứ đúng giờ. Và người kia sẽ coi ngày bạn chỉ định chỉ là một đề xuất.

Một động thái hiệu quả hơn là giải thích cho nhân viên ngay từ đầu ý nghĩa chính xác của thời hạn và hậu quả sẽ như thế nào nếu tất cả các bạn cùng nhau phá vỡ nó. Và thời hạn sai giống như câu chuyện nổi tiếng về một cậu bé lãng phí hét lên: "Sói!" Khi anh ta thực sự bị tấn công, không ai đến giúp đỡ.

4. Để lại một chút thời gian

Đừng hứa hẹn với đối tác và khách hàng dựa trên thời hạn nội bộ. Một dự án không có thời gian rảnh sẽ có khả năng bị trì hoãn. Không thể, nhưng chắc chắn. Khoảng thời gian từ khi hoàn thành dự án đến khi giao hàng cho khách hàng càng dài thì khả năng bạn hoàn thành đúng thời hạn càng cao.

5. Đánh giá cao nỗ lực bạn đã bỏ ra

Làm điều gì đó đúng thời gian sẽ tốn kém hơn so với làm điều tương tự theo định dạng "khi nó hoạt động". Và nếu bạn không vi phạm thời hạn, hãy coi nó như một giá trị nên được bao gồm trong lương của bạn. Sau đó, sử dụng số tiền bạn kiếm được để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ thời hạn tiếp theo.

6. Tự nói với mình vấn đề chính

Để đáp ứng thời hạn, bạn cần một cách tiếp cận có hệ thống để lập kế hoạch và tiến lên từng bước. Nếu bạn liên tục cắt góc hoặc cạn kiệt trước thời hạn của dự án, rất có thể bạn đang gặp vấn đề về lập kế hoạch mang tính hệ thống. Và nó cần được giải quyết.

7. Sửa lại bài làm nếu cần

Thực hiện công việc đã thỏa thuận chỉ một phần, chỉ để đáp ứng thời hạn, rõ ràng là một động thái thua cuộc. Sẽ có thẩm quyền hơn nhiều nếu liên tục liên lạc với khách hàng và nếu cần, hãy cùng nhau sửa đổi các điều khoản tham chiếu bằng cách xóa hoặc thêm các khối riêng biệt. "Bây giờ chúng tôi sẽ làm điều này, nhưng điều này sẽ có trong phiên bản tiếp theo" là một thông điệp hoàn toàn có thể chấp nhận được. Đặc biệt là khi mọi người mong đợi để nhận được sản phẩm đúng thời gian.

8. Chia thời hạn toàn cầu thành nhiều thời hạn cục bộ

Nếu bạn có một dự án lớn, chia nhỏ, thì việc đặt ra một thời hạn duy nhất là điều không nên làm: bạn chắc chắn sẽ không kịp. Tốt hơn nên chia tổng thời hạn thành 10-15 cái trung gian. Điều này sẽ cho phép bạn hiểu hoạt động kinh doanh đang tiến triển như thế nào và phản ứng với sự chậm trễ cục bộ trước khi quá muộn.

9. Đừng mong lấy số lượng

Khái niệm hoang đường về "tháng đàn ông" là một cái bẫy nghiêm trọng. Chín người dù rất cố gắng cũng không thể sinh con trong một tháng. Không phải lúc nào bạn cũng có thể tăng tốc dự án bằng cách thuê thêm nhân viên.

Nếu bạn giải quyết vấn đề thời hạn theo cách này, thì rất có thể bạn sẽ không kịp. Xem xét một giải pháp thay thế: có đủ số lượng người ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án và các giai đoạn này di chuyển song song, nếu có thể.

10. Nếu điều gì đó có thể được quyết định trước, hãy làm điều đó

Khi bạn chỉ cần một người phê duyệt từng giai đoạn của một dự án, không chắc rằng bạn sẽ có thể chạy song song nhiều quy trình. Nhưng nếu một thông số kỹ thuật nghiêm ngặt được vạch ra trước, nhiều thứ sẽ được chấp thuận trước khi bắt đầu dự án.

11. Tách công việc kinh doanh ra khỏi cảm xúc

Khi bạn thảo luận về việc sắp đến thời hạn, cuộc thảo luận thường xoay quanh các vấn đề về lòng tin, sự xấu hổ và sự đánh giá cao đối với nỗ lực của mỗi người. Để những cuộc thảo luận như vậy có hiệu quả, tốt hơn hết là bạn nên hiểu sự phức tạp mang tính hệ thống và dựa trên dữ liệu thực tế hơn là cảm xúc.

12. Đừng im lặng trước những vấn đề

Những khó khăn như vậy sẽ không được giải quyết một mình. Trong thế giới ngày nay đầy rẫy các sứ giả tức thời và các tùy chọn kết nối khác, không có lý do kỹ thuật nào tại sao người quản lý không thể biết về tiến độ của một dự án và các vấn đề nảy sinh cũng như đội ngũ.