5 lỗi thường gặp trong giao tiếp và cách tránh chúng

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Giao tiếp là một thứ phức tạp và khó đoán, ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng, sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn. Chúng tôi sẽ cho bạn biết những lỗi giao tiếp nào phổ biến nhất trong thế giới hiện đại và những gì cần làm để cuối cùng ngừng mắc phải chúng.

Các công nghệ hiện đại cho phép chúng ta giao tiếp với nhau nhanh hơn và thường xuyên hơn, nhưng điều này không có nghĩa là giao tiếp ngày càng tốt hơn và hiệu quả hơn.

Một số hiểu lầm có thể chỉ đơn giản là làm phiền chúng ta, và một số có thể trở thành lý do cho những cuộc cãi vã và xung đột cho đến cuối mối quan hệ. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải xem xét năm ví dụ về những lỗi giao tiếp phổ biến nhất và học cách ngăn chặn chúng một cách chính xác.

Sai lầm số 1. "Họ biết tôi đang nghĩ gì"

Rất nhiều suy nghĩ cứ lởn vởn trong đầu chúng ta. Bạn có thể nói dài dòng và chán nản về việc người thân, đồng nghiệp và bạn bè hiểu chúng ta một cách hoàn hảo, nhưng trên thực tế, tình huống thú vị hơn nhiều: những gì chúng ta nghĩ về đều không thể hiểu được với bất kỳ ai ngoại trừ chính chúng ta.

Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn đặt những người xung quanh mình vào vị trí nào khi bạn nói: "Bạn biết tôi nghĩ về điều gì." Không có gì như thế này. Họ thậm chí không nghi ngờ. Làm sao họ biết được? Rốt cuộc, nó cũng xảy ra rằng bản thân chúng ta đôi khi không hiểu hết được quá trình suy nghĩ của chính mình.

Giả sử bạn giao một nhiệm vụ cho ai đó và mong đợi nó được thực hiện chính xác như bạn đã hình dung. Nhưng điều kỳ diệu không xảy ra, không ai biết cách đọc suy nghĩ, và rất có thể, bạn sẽ nhận được một kết quả mà bạn sẽ phải thất vọng.

Làm gì. Nếu bạn muốn người khác hiểu bạn một cách chính xác và tốt hơn có thể, hãy nói với họ những gì bạn mong đợi từ họ theo cách dễ hiểu. Giải thích ý tưởng của bạn, tạo một hướng dẫn nhỏ, chia sẻ ý tưởng và mong muốn của bạn. Hãy đảm bảo rằng mọi người đều hiểu chính xác ý của bạn để tránh hiểu nhầm và hiểu nhầm.

Sai lầm # 2: Cố gắng làm phức tạp mọi thứ

Bạn nói quá nhiều và bạn liên tục làm phức tạp mọi thứ. Bạn nói về những điều mà bạn có thể làm mà không cần và không mất gì cả. Bạn chắc chắn rằng càng nhiều thông tin (thậm chí không cần thiết đặc biệt) thì càng tốt. Khi bạn kể một điều gì đó, đôi khi bạn quên mất bạn đã bắt đầu từ đâu và nơi bạn muốn đến.

Làm gì. Để loại bỏ tất cả những gì thừa và ngay lập tức đi vào trọng tâm của vấn đề, trước tiên hãy viết ra những điều bạn muốn nói. Loại bỏ khỏi văn bản tất cả các ẩn dụ, câu cảm thán, liên quan đến tuổi thơ của chính bạn và những thứ không cần thiết khác. Giảm cho đến khi bạn có văn bản đơn giản, hấp dẫn minh họa rõ ràng quan điểm của bạn.

Sai lầm số 3. Cảm tính thái quá trong thư từ kinh doanh

Khi bạn gửi một tin nhắn cho ai đó, bạn không bao giờ biết chắc chắn điều gì đang xảy ra vào lúc này với người mà nó được gửi tới. Bạn không thể kiểm soát điều này. Nếu người nhận tin nhắn đột nhiên thấy mình đang có tâm trạng tồi tệ, thì rất có thể anh ấy sẽ diễn giải lời nói của bạn theo một cách hoàn toàn khác với anh ấy muốn. Bạn không bao giờ có thể dự đoán được phản ứng có thể xảy ra.

Làm gì. Để tránh bối rối trong thư từ kinh doanh, hãy cố gắng gửi cho đồng nghiệp và khách hàng những thông điệp trung lập nhất có thể mà không có bất kỳ căng thẳng cảm xúc nào. Giữ một giọng điệu giống như doanh nghiệp và vẫn chuyên nghiệp trong mọi tình huống. Đừng để cảm xúc của bạn làm ảnh hưởng đến bạn.

Sai lầm # 4. Sử dụng biểu tượng cảm xúc thay vì các từ thông thường

Và một vài lời nữa về thư từ. Các sứ giả của chúng tôi lưu trữ một số lượng lớn các biểu tượng cảm xúc và nhãn dán chưa từng có cho tất cả các dịp. Đôi khi họ giỏi đến mức bạn chỉ muốn giao tiếp với sự giúp đỡ của họ. Nhưng chúng ta lại phải đối mặt với vấn đề đã được đề cập ở trên: ngay cả biểu tượng cảm xúc cũng có thể được hiểu một cách mơ hồ.

Có, bạn có thể gửi biểu tượng cảm xúc đang cười cho bạn bè để đáp lại điều gì đó vui nhộn hoặc nếu bạn đang có tâm trạng tốt. Nhưng làm thế nào để bạn trả lời tin nhắn từ một đối tác kinh doanh đột nhiên quyết định đặt lịch hẹn với bạn, sử dụng một tập hợp các biểu tượng cảm xúc nghi vấn thay vì văn bản? Tâm trí của người này là gì? Không rõ ràng lắm.

Làm gì. Ngay cả khi bạn đã thông thạo các nghi thức biểu tượng cảm xúc, thì đừng mong đợi điều tương tự từ những người bạn tương tác. Không phải tất cả mọi người đều hiểu ý của họ, và rất ít người sẵn sàng dành thời gian để đoán ý bạn. Để lại biểu tượng cảm xúc cho những người bạn tốt của bạn (nhưng hãy cẩn thận ở đây) và giới hạn bản thân với những từ thông thường trong thư từ kinh doanh.

Sai lầm # 5. Thói quen đưa ra quá nhiều giả định

Đôi khi người ta không lắng nghe người đối thoại vì họ nghĩ rằng họ đã biết trước chính xác những gì anh ta muốn nói với họ. Hoặc họ không nghe vì họ đang bị phân tâm, chuẩn bị câu trả lời của riêng mình và mơ bắt đầu nói càng sớm càng tốt.

Điều tương tự cũng xảy ra với thư từ. Bạn cho rằng bạn đã biết ý nghĩa của người đó trong email hoặc tin nhắn của họ, thậm chí trước khi đọc đến cuối. Có thể xảy ra trường hợp bạn đang mệt mỏi, bị phân tâm bởi điều gì đó hoặc tức giận với ai đó, và thông điệp đến đã mang một ý nghĩa hoàn toàn khác, do chính bạn phát minh ra.

Làm gì. Để trở thành một người trò chuyện giỏi, bạn cần tôn trọng người mà bạn đang giao tiếp và lắng nghe cẩn thận những gì họ đang nói mà không bị phân tâm hoặc vội vàng đi đến kết luận. Khi nói đến thư từ, sau đó đọc chậm rãi và suy nghĩ thông điệp gửi đến, không đưa ra bất kỳ giả định nào trước. Tập trung vào văn bản, đọc lại nếu cần và đặt câu hỏi làm rõ nếu điều gì đó thực sự không rõ ràng.

Năm lỗi giao tiếp này thường gặp nhất trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Cố gắng chú ý đến họ và tránh họ nếu có thể, để không mang lại cho mình danh tiếng là một người đối thoại khó chịu.