Làm thế nào để đưa ra phản hồi để đạt được mục tiêu của bạn và không xúc phạm bất kỳ ai

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Những quy tắc đơn giản mà mọi nhà quản lý nên biết.

Nhân viên cần phản hồi về công việc vì họ nhìn thấy điểm yếu của mình và có thể tối ưu hóa quy trình làm việc. Nghiên cứu cho thấy rằng phản hồi mang tính xây dựng cải thiện hiệu suất của nhân viên và sự hài lòng trong công việc nói chung.

Nhưng đây là một công việc kinh doanh đầy rủi ro. Trong khi những đánh giá đúng là động lực, thì những đánh giá sai lại gây tổn thương hoặc xấu hổ nhất. Tệ nhất, chúng gây ra sự sợ hãi, phẫn uất, hoặc thậm chí trả thù. Do đó, điều quan trọng là phải học cách đưa ra phản hồi một cách thành thạo.

1. Tìm hiểu xem nhân viên của bạn cảm nhận phản hồi như thế nào

Sợ đưa ra phản hồi tiêu cực? Mày không đơn độc. Nhiều giám đốc điều hành nhận thấy quá trình này là căng thẳng và áp lực. Và một số thường tránh đánh giá về công việc của ai đó, vì họ sợ làm tổn thương cảm xúc của nhân viên.

Nhưng các công nhân không thấy nó dễ dàng hơn. Nhiều người coi phản hồi tiêu cực như một mối đe dọa sắp bị sa thải và cảm thấy lo lắng, tức giận, sợ hãi. Ngoài ra, không phải ai cũng đối xử với những lời chỉ trích, mặc dù một cách xây dựng, đúng đắn. Thật vậy, trong trường hợp này, có hai cảm giác đang chiến đấu: một mặt, mong muốn học hỏi từ những sai lầm của chúng ta và trưởng thành, mặt khác, mong muốn được nhìn nhận và yêu thương như chúng ta vốn có.

Do đó, nếu bạn cần phản hồi cho ai đó, hãy tìm hiểu trước xem người đó cảm nhận nó như thế nào. Ví dụ, nếu có một nhân viên mới vào công ty, trước khi có vấn đề thực sự phát sinh, hãy hỏi thẳng: “Nếu tôi nhận thấy bạn mắc lỗi trong cuộc họp, hãy báo cáo ngay trong cuộc họp, làm sau hoặc viết về điều đó bằng cách e-mail để bạn có thời gian để suy nghĩ về nó? Làm như vậy sẽ bảo vệ bạn khỏi những lời chỉ trích không hiệu quả, có khả năng gây khó chịu và giúp mọi người trong nhóm thành công.

2. Đưa ra phản hồi kịp thời

Quy tắc vàng của phản hồi hiệu quả là gửi phản hồi trong vòng 24 giờ. Lúc này, cả quản lý và nhân viên đều nhớ chi tiết vụ việc. Nếu bạn làm điều đó sau này sẽ khó khăn để làm một cái gì đó và sửa chữa nó.

Một điều quan trọng nữa là đừng quên rằng mục đích của phản hồi không phải để xúc phạm hoặc làm bẽ mặt, mà là để chỉ ra những sai lầm cho một người, để giúp người đó trở nên tốt hơn. Nghiêm túc như cuộc trò chuyện, đừng biến nó thành một bài giảng hoặc bài giảng về những sai sót của ai đó. Xây dựng một cuộc đối thoại, đặt câu hỏi và tìm kiếm các giải pháp mới cùng nhau. Nhưng đừng làm dịu những lời chỉ trích của bạn bằng những lời khen ngợi. Các giám đốc điều hành có kinh nghiệm gọi đây là một chiếc bánh mì kẹp thịt.

Có một giả thuyết cho rằng mọi người trở nên cởi mở hơn với phản hồi khi bạn bắt đầu bằng những lời khen ngợi (miếng bánh mì đầu tiên), sau đó đưa ra những lời nhận xét tiêu cực (shit) và tóm tắt bằng những từ về giá trị của nhân viên (miếng bánh mì thứ hai). Nhưng trên thực tế, kế hoạch này thật đáng kinh ngạc, khiến nhân viên phải đỏ mặt trước đồng nghiệp.

Ben Horowitz, người sáng lập Andreessen Horowitz

3. Làm cho phản hồi của bạn chính xác và triệt để

Hầu hết các giám đốc điều hành sợ bị coi là bạo chúa giận dữ, vì vậy họ tránh những phản hồi tiêu cực. Và điều này là sai. Một sai lầm như vậy dẫn đến sự đồng cảm bị hủy hoại khi công ty hoạt động không tốt và mối quan hệ với nhân viên xấu đi do những lo lắng nội bộ. Kim Scott, cựu Giám đốc điều hành của Google và Apple, khuyên bạn nên vượt qua chính mình, nắm bắt sự thật và trung thực, chính xác và có phần cấp tiến.

Chỉ trích nhân viên khi họ làm sai không chỉ là công việc của bạn mà còn là nghĩa vụ đạo đức thực sự.

Kim Scott, cựu CEO của Google và Apple

Ray Dalio, người sáng lập và chủ tịch của quỹ đầu cơ lớn nhất thế giới, cũng yêu thích cách tiếp cận phản hồi triệt để. Các nhân viên tại công ty của anh ấy, Bridgewater Associates, liên tục đánh giá cả anh ấy và lẫn nhau bằng ứng dụng dành riêng cho iPad và đăng chúng công khai. Nhưng nếu bạn chưa sẵn sàng cho những điều cực đoan như vậy, thì vẫn nên áp dụng nguyên tắc "độ chính xác triệt để".

4. Xác định mục đích của phản hồi

Douglas Stone và Sheila Heen phân biệt ba loại lời chứng thực trong "":

1. Sự đánh giá. Không thực tế thúc đẩy, nâng cao tinh thần và ảnh hưởng đến lòng trung thành của nhân viên. Nhưng hầu hết các giám đốc điều hành đều bỏ qua nó.
2. Kèm cặp. Nâng cao kiến thức và kỹ năng của nhân viên, giúp họ phát triển để thực hiện các nhiệm vụ phức tạp hơn.
3. Lớp. Nói về vai trò của nhân viên trong công ty và giữa các đồng nghiệp.

Cả ba loại phản hồi đều quan trọng, nhưng mọi người thường nhầm lẫn giữa hai loại. Ví dụ, việc kèm cặp thường xuyên được xem như một đánh giá.

Bạn cho tôi biết làm thế nào để làm điều đó tốt hơn, nhưng bạn có nghĩa là kiến thức của tôi chỉ đơn giản là không đủ để hoàn thành nhiệm vụ.

Ba câu hỏi để tự hỏi bản thân trước khi nói chuyện với ai đó sẽ giúp tránh nhầm lẫn:

1. Tôi đưa ra phản hồi này với mục đích gì?
2. Đây có phải là mục tiêu chính xác theo quan điểm của tôi?
3. Điều này có đúng theo quan điểm của người khác không?

5. Đừng quên khen ngợi

Học cách đưa ra phản hồi tiêu cực là một nửa trận chiến. Thực sự các nhà lãnh đạo chuyên môn cũng có những lời khen ngợi mang tính xây dựng. Tuy nhiên, nhiều người không vội làm điều này.

Đừng bao giờ khen ngợi nhân viên vì sợ rằng họ sẽ kiêu ngạo - một vị trí thật kỳ lạ và sai lầm. Phản hồi tích cực ảnh hưởng đến năng suất của cấp dưới. Nó làm cho họ cảm thấy có giá trị và tăng sự tự tin và năng lực của họ.