Làm thế nào để ngừng đau khổ vì sắp đến thời hạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Nghịch lý: nếu bạn sợ rằng mình sẽ không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn, hãy rút ngắn thời hạn.

Theo một cuộc thăm dò của CareerCast, thời hạn là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây ra căng thẳng ở nơi làm việc.

Nhưng nếu bạn ngừng áp dụng thời hạn một cách tiêu cực, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều dây thần kinh. Dưới đây là một số thủ thuật hiệu quả để giúp bạn thiết lập và chạy nhanh hơn.

1. Đặt nhiều ngày thay vì một ngày

Các nhà kinh tế Dan Ariely và Klaus Wertenbroch đã tiến hành nghiên cứu để tìm hiểu cách mọi người quản lý việc lập kế hoạch nhiệm vụ và tránh sự trì hoãn. Các đối tượng được chia thành ba nhóm, tất cả đều làm việc, chia thành ba nhiệm vụ và đặt các khung thời gian khác nhau:

1. Nhóm đầu tiên được hướng dẫn hoàn thành một nhiệm vụ mỗi tuần và báo cáo tiến độ sau mỗi 7 ngày.
2. Nhóm thứ hai được giao ba tuần cho tất cả các bài tập.
3. Nhóm thứ ba thiết lập thời hạn theo quyết định của riêng họ.

Kết quả là, nhóm đầu tiên, nhóm bị buộc phải báo cáo về các nhiệm vụ được giao hàng tuần, đã hoàn thành công việc tốt hơn nhiều - mọi người mắc ít lỗi hơn và đáp ứng thời hạn chính xác hơn.

Nghiên cứu cho thấy rằng cách tốt nhất để đặt ra thời hạn thực tế nhất và ít gây căng thẳng nhất là chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, với thời hạn khác nhau cho mỗi nhiệm vụ.

Ví dụ: nhiệm vụ “đệ trình một dự án cho khách hàng trước ngày 15 tháng 8” có thể khá căng thẳng đối với bạn - nó trông quá khó khăn. Nhưng các tùy chọn "tạo bản phác thảo trước ngày 1 tháng 7", "tạo bố cục trước ngày 15 tháng 7", "tạo nguyên mẫu trước ngày 31 tháng 7" trông đơn giản và dễ tiếp cận hơn nhiều - bạn có thời hạn cụ thể và các hành động cụ thể cần thực hiện.

Ngoài ra, việc lập lịch trình đồng đều cho phép bạn cảm nhận được sự tiến bộ, điều này càng thúc đẩy bạn. Một ví dụ từ vương quốc động vật: Nhà tâm lý học Clark Hull đã điều tra cách chuột di chuyển trong mê cung để tìm kiếm thức ăn. Ông nhận thấy rằng những con vật đã tìm thấy một phần thưởng sẽ nỗ lực nhiều hơn để tiếp tục tìm kiếm. Hull gọi hành vi này là giả thuyết gradient mục tiêu.

Nếu bạn quan sát trực quan sự tiến bộ trong công việc, thì bạn sẽ có thêm động lực để không làm mất công sức của mình. Nói một cách đơn giản, khi bạn gạch bỏ càng nhiều mục khi chuyển xuống danh sách việc cần làm, điều đó sẽ thúc đẩy bạn hoàn thành công việc sớm hơn. Có một số lượng lớn trình quản lý tác vụ cho phép bạn theo dõi tiến độ - chọn bất kỳ.

2. Tìm mức độ căng thẳng lý tưởng của bạn

Chúng ta thường nghĩ rằng căng thẳng là một điều gì đó rõ ràng là xấu và lý tưởng nhất là nên tránh bằng mọi cách có thể. Nhưng nó không phải là như vậy. Với một lượng nhỏ, căng thẳng có thể thúc đẩy chúng ta.

Định luật Yerkes-Dodson, được xây dựng bởi các nhà tâm lý học Robert Yerkes và John Dodson vào năm 1908, tuyên bố rằng một người càng căng thẳng về tinh thần thì người đó càng làm việc hiệu quả. Nhưng sau khi đạt đến một ngưỡng nhất định của trạng thái này, năng suất giảm dần và người đó bỏ cuộc.

Khi chúng ta căng thẳng, adrenaline tăng lên trong cơ thể, giúp chúng ta tỉnh táo hơn, làm nhạy bén các giác quan và mang lại sức mạnh cho chúng ta. Căng thẳng là một loại doping giúp chúng ta tăng cường năng lượng tạm thời cho cả thể chất và tinh thần.

Làm thế nào để chọn mức độ căng thẳng lý tưởng của bạn?

• Các dự án phức tạp đòi hỏi mức độ căng thẳng thấp. Bản thân chúng đã gây ra sự phấn khích, bạn không cần thiết phải đánh gió cho bản thân ngoài điều đó.
• Các vấn đề có độ khó vừa phải cần mức độ căng thẳng vừa phải.
• Mức độ cao là rất tốt cho các nhiệm vụ đơn giản để thúc đẩy bạn làm đúng.

Đặt thời hạn ngắn cho những công việc đơn giản, đừng trì hoãn để làm sau. Đến gần thời hạn sẽ làm tăng mức độ căng thẳng của bạn - nó sẽ thúc đẩy bạn.

3. Cắt giảm thời hạn trước

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành thời hạn nhưng có vấn đề về động lực, việc đặt ra thời hạn ngắn hơn có thể hữu ích.

Trong một nghiên cứu được công bố trên tạp chí Nghiên cứu Người tiêu dùng vào năm 2018, những người thử nghiệm đã yêu cầu nhiều người hoàn thành một cuộc khảo sát. Một nhóm được giao một tuần cho việc này, nhóm thứ hai - hai tuần.

Đoán xem nhóm nào đã hoàn thành cuộc khảo sát đúng hạn? Người có ít thời gian hơn.

Trong một thí nghiệm khác, các nhà nghiên cứu tương tự đã cho một nhóm sinh viên lựa chọn: hoàn thành một nhiệm vụ cấp bách hơn và nhận ba viên sô cô la, hoặc làm một công việc ít đốt cháy hơn và nhận năm viên sô cô la làm phần thưởng. Và hầu hết các sinh viên thích lựa chọn đầu tiên, mặc dù phần thưởng ở đó ít hơn.

Các nhà nghiên cứu kết luận rằng có cái gọi là hiệu ứng cấp bách: chúng ta quan tâm đến việc sớm hoàn thành nhiệm vụ, ngay cả khi chúng ta nhận được ít lợi ích hơn từ nó. Những vấn đề khẩn cấp, như các nhà thí nghiệm viết, có sức hấp dẫn lớn.

Đảm nhận một nhiệm vụ với thời hạn dài không phải là dễ dàng, bởi vì chúng tôi cảm thấy rằng những nhiệm vụ như vậy khó hơn vì chúng mất nhiều thời gian hơn. Chúng ta có xu hướng trì hoãn những việc mà chúng ta cho là tốn thời gian, nhưng việc đặt ra thời hạn ngắn hơn sẽ thúc đẩy chúng ta hoàn thành công việc nhanh nhất có thể.

4. Chia sẻ mục tiêu và sự tiến bộ của bạn với đồng nghiệp

Vào năm 2015, Hiệp hội Phát triển Nhân tài Hoa Kỳ (ATD) đã tiến hành một nghiên cứu và phát hiện ra rằng nếu bạn báo cáo tiến độ làm việc của mình cho một người khác (sếp, đồng nghiệp hoặc chỉ một người bạn), cơ hội hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu tăng lên 65%. Chúng cũng tăng 95% nếu bạn tiến hành báo cáo thường xuyên về thành tích của mình cho nhóm.

Những phát hiện này phù hợp với nghiên cứu của Dan Ariely và Klaus Wertenbroch, những người mà chúng tôi đã đề cập trước đó. Họ phát hiện ra rằng những nhân viên được người khác giao thời hạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và hiệu quả hơn những người tự lập kế hoạch thời gian cho mình.

Hãy để người khác đặt thời hạn cho bạn, bạn làm theo họ và báo cáo về tiến độ. Nếu bạn không có người lãnh đạo, hãy tìm cho mình một đối tác sẽ kiểm soát bạn.

5. Biến thời hạn họp thành một trò chơi

Trong bài nói chuyện trên TED của mình, nhà tâm lý học Mihai Csikszentmihalyi đã mô tả dòng chảy là bí mật của hạnh phúc. Flow là trạng thái mà bạn tập trung và say mê vào công việc của mình đến mức bạn không nhận thấy thời gian trôi đi như thế nào.

Khi chúng ta ở trong trạng thái thay đổi (nó còn được gọi là thời kỳ hiệu quả nhận thức tối đa), ngay cả hoạt động não của chúng ta cũng thay đổi. Trong vỏ não trước trán, nồng độ hemoglobin được oxy hóa tăng lên, và hiệu quả hoạt động của não bộ cũng tăng lên. Khi chúng ta cảm thấy buồn chán, điều này sẽ không xảy ra và chúng ta càng khó tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.

Do đó, bạn nên áp dụng nguyên tắc gamification, đặc biệt là đối với những trường hợp có vẻ không thú vị với bạn. Các nhiệm vụ nhàm chán không có lợi cho việc đáp ứng thời hạn. Bằng cách biến công việc của bạn thành một trò chơi, bạn sẽ khiến nó trở nên vui vẻ hơn và tăng động lực để hoàn thành mọi thứ đúng hạn.

Có nhiều cách để sắp xếp các nhiệm vụ nhàm chán. Ví dụ, bạn có thể thi đấu với các bạn cùng lứa tuổi để đánh thức tinh thần phấn chấn. Hoặc cài đặt một số ứng dụng chuyên biệt (ví dụ: Habitica) sẽ mang lại cho bạn thành tích cho mọi nhiệm vụ đã hoàn thành.

Hãy thử tất cả các phương pháp này, và thời hạn sắp đến sẽ không còn khiến bạn hoảng sợ nữa.