4 cách để làm được nhiều việc hơn trong một tuần so với những cách khác làm trong một tháng

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Phân biệt những công việc quan trọng với những công việc thường ngày, đừng để bị phân tâm bởi những thứ lặt vặt và lập danh sách việc cần làm một cách chính xác.

Người sáng lập AllTopStartups và blogger Thomas Oppong đã chia sẻ ý tưởng của mình.

1. Phân biệt khẩn cấp với quan trọng

Hãy suy nghĩ về những hành động nào sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu công việc và những hành động nào bạn có thể hoàn thành ngay hôm nay. Hãy tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra nếu thay vì chúng, bạn lại tham gia vào những việc không quan trọng nhưng khẩn cấp.

Những nhiệm vụ như vậy thường buộc bạn phải đáp ứng yêu cầu của người khác và mất tập trung vào những mục tiêu lớn. Để không mất nhiều thời gian cho chúng và tập trung vào những gì quan trọng, hãy liên tục đánh giá các quyết định bạn đưa ra.

Khi một nhiệm vụ không có kế hoạch xuất hiện, hãy tự hỏi bản thân xem nó có thực sự quan trọng hay không. Và sau đó suy nghĩ về cách thức và thời điểm tốt nhất để làm điều đó.

Angie Morgan, đồng tác giả của The Flash, viết: “Bạn chỉ có thể trả lời email từ chín đến sáu, nhưng điều đó không mang lại kết quả hoặc đưa bạn đến gần hơn với các mục tiêu dài hạn lớn”. Làm thế nào để dẫn dắt bản thân và những người khác đến thành công. “Khi mọi người nói rằng họ rất bận, thực ra họ đang nói rằng họ không biết cách lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên và ủy quyền”.

Ngay cả khi tất cả mọi thứ dường như quan trọng như nhau, bạn vẫn cần phân bổ thời gian giữa chúng. Cố gắng giải quyết những việc chính vào buổi sáng, khi bạn có nhiều năng lượng nhất. Học cách chú ý đến những nhiệm vụ không quan trọng và không bị phân tâm bởi chúng cho đến khi bạn tìm ra những ưu tiên.

2. Giảm phiền nhiễu

Thông báo, tiếng ồn lớn, mạng xã hội, yêu cầu ngang hàng và kiểm tra email thường xuyên sẽ đưa bạn ra khỏi dòng chảy. Sau mỗi lần mất tập trung như vậy, bạn cần điều chỉnh để làm việc trở lại và quá trình này có thể mất đến 25 phút.

Hãy nhận biết những yếu tố này và cố gắng hạn chế số lượng của chúng. Đầu tiên, hãy phân tích thói quen hàng ngày của bạn:

• Theo dõi mọi thứ bạn làm trong ngày để biết thời gian của bạn đang đi đến đâu. Bạn sẽ nhận thấy rằng các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại, thông báo và email khiến bạn mất tập trung vào công việc quan trọng.
• Ghi lại thời gian các cuộc họp và cuộc họp của bạn thực sự mất bao nhiêu thời gian. Chúng thường có vẻ trôi qua nhanh chóng, nhưng thực tế không phải lúc nào cũng vậy. Lý tưởng nhất là hãy nghĩ xem bạn muốn dành bao nhiêu thời gian cho chúng.
• Nếu bạn thấy một số khoảng thời gian trong ngày được sử dụng không hợp lý, hãy xây dựng lại thói quen của bạn.

3. Lên kế hoạch cho ngày hôm sau vào buổi tối

Khi bạn đã biết thời gian của mình thường dành cho việc gì, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch. Hãy tưởng tượng ngày mai của bạn sẽ diễn ra như thế nào, đặc biệt là buổi sáng. Lập danh sách việc cần làm để bạn có thể thao tác trên máy sau này.

• Viết ra những việc bạn cần làm vào ngày mai để tiến gần hơn đến mục tiêu công việc.
• Hãy cố gắng hoàn thành những công việc này trước buổi trưa ngày hôm sau.
• Lặp lại quá trình này hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm.

Với thói quen đơn giản này, bạn sẽ tăng gấp đôi năng suất làm việc.

4. Sử dụng Phương pháp 1–3–5 cho danh sách việc cần làm

Mong rằng trong một ngày, bạn có thể hoàn thành một nhiệm vụ lớn, ba nhiệm vụ trung bình và năm nhiệm vụ nhỏ. Điều này sẽ giảm danh sách việc cần làm xuống còn chín mục. Tất nhiên, các kế hoạch có thể thay đổi tùy thuộc vào hoàn cảnh. Ví dụ, nếu điều quan trọng nhất trong ngày là rất lớn.

Dù bằng cách nào, danh sách ưu tiên như vậy là một kế hoạch tốt và cũng tiết kiệm thời gian. Ở bên cô ấy, bạn không cần phải suy nghĩ về những việc phải làm trong ngày.