Cách sử dụng tốt hơn hệ thống GTD

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Nhà văn kiêm blogger Leo Babauta giải thích cách tiếp tục lập kế hoạch và loại bỏ mọi thứ khiến bạn không làm việc hiệu quả.

Tại sao cần có hệ thống này

Hoàn thành mọi việc (GTD) là một hệ thống nổi tiếng để hoàn thành công việc của David Allen. Khi sử dụng nó, tuyệt đối mọi thông tin đến đều được ghi lại và chia thành các danh sách. Mục tiêu là hoàn thành công việc bằng cách dành nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng.

Với hệ thống GTD, bạn có thể đạt được thành công rất lớn. Đây chỉ là một vài trong số họ:

• Bạn xử lý rất nhiều nhiệm vụ.
• Bạn trở nên tự tin hơn vào bản thân.
• Bạn ít trì hoãn hơn và ít bị phân tâm hơn.
• Họ tin tưởng bạn hơn: những người khác biết rằng bạn luôn mang mọi thứ đến cùng.
• Bạn thường xuyên được mời làm việc hơn vì nhu cầu tiếp cận kinh doanh vững chắc.
• Bạn thay đổi để tốt hơn - bạn nhận ra điều gì thực sự quan trọng đối với bạn, bạn trở nên tò mò, bạn bắt đầu học hỏi, xây dựng mối quan hệ bền chặt với mọi người và thoát khỏi những khuôn mẫu nhận thức cũ cản trở bạn.
• Bạn kiếm được nhiều hơn.
• Bạn có khả năng tạo ra một công ty khởi nghiệp thành công hoặc xây dựng một công ty tuyệt vời.
• Bạn có thể chia sẻ ý tưởng của mình - trong một cuốn sách, blog hoặc bài giảng.

Nhưng để có được tất cả những lợi ích này, bạn cần hiểu cách sử dụng hệ thống một cách hiệu quả và tìm ra những gì đang ngăn cản nó. Leo Babauta, nhà văn và tác giả của blog Zen Habits nổi tiếng, giải thích những gì bạn cần làm cho điều này.

Cách sử dụng hệ thống GTD hiệu quả hơn

Tìm hiểu điều gì đang cản trở bạn làm việc hiệu quả

Thói quen trì hoãn. Bạn do dự khi tiếp cận nhiệm vụ vì tính phức tạp của nó: hoặc bạn cảm thấy rằng bạn sẽ không thể đương đầu với nó, hoặc bạn hoàn toàn không hiểu nó. Đây là sự trì hoãn.

Thói quen mất tập trung. Bạn đã cố gắng bắt đầu, nhưng bạn ngay lập tức chuyển sang nhiệm vụ khác. Tất cả những nghi ngờ và sự không chắc chắn giống nhau khiến bạn phải trì hoãn nó để chuyển sang một bài tập dễ hơn hoặc chỉ bắt đầu giết thời gian. Việc chuyển đổi liên tục này dẫn đến mất tập trung. Đồng thời, có vẻ như bạn sẽ bận rộn không ngừng.

Chủ nghĩa hoàn hảo. Bạn không thể xuống làm việc trong một thời gian dài, bởi vì bây giờ không phải là thời điểm thích hợp cho việc đó. Hoặc bạn trì hoãn việc hoàn thành nó bởi vì nó không hoàn hảo.

Ví dụ, bạn muốn bắt đầu một blog, nhưng bạn không thể, bởi vì cho đến khi bạn tìm thấy nền tảng và chủ đề hoàn hảo cho nó, bạn không có đủ thời gian rảnh và vẫn chưa có danh sách các ý tưởng tuyệt vời. Hoặc bạn đã viết một bài báo và không xuất bản nó vì tài liệu vẫn cần được hoàn thiện - thực tế, bạn chỉ đơn giản là không dám.

Môi trường. Mọi người làm thất vọng kế hoạch của bạn, không làm bất cứ điều gì đúng giờ, làm phức tạp hóa mọi thứ, làm hỏng nó, phàn nàn và khó chịu. Và, dựa vào người khác, đôi khi rất khó để đạt được mục tiêu của bạn. Thường xuyên hơn không, đây chỉ là một cái cớ cho chính bạn.

Mất tập trung. Đây là những người, bất kỳ sự kiện, vấn đề. Họ cản trở công việc của bạn. Một số bạn có thể kiểm soát, một số bạn không thể.

Mệt mỏi. Bạn mệt mỏi, đói, kiệt sức, bối rối hoặc buồn chán. Những vấn đề như thế này cản trở sự tập trung và hoàn thành công việc.

Trong trường hợp này, bạn chỉ cần nạp năng lượng: chợp mắt, đi dạo, thiền.

Hoặc đảm nhận những công việc không đòi hỏi nhiều sức lực: sắp xếp thư từ, thực hiện các công việc hành chính thông thường. Nếu tình trạng mệt mỏi kéo dài, hãy xem lại chế độ ăn uống và ngủ nghỉ của bạn.

Sợ hãi, nghi ngờ, cảm giác bất lực và thiếu tự tin. Chúng là trung tâm của hầu hết các trở ngại kể trên.

Xác định những gì bạn đang thiếu để làm việc hiệu quả hơn

Các điểm được chọn sẽ là giải pháp cho các vấn đề nêu trên.

Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên. Bạn có thể đạt được thành công nếu dành phần lớn thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng. Khi bạn bận rộn với các hoạt động không cần thiết hoặc liên tục chuyển đổi giữa các hoạt động, bạn sẽ kém hiệu quả hơn. Bạn cần chọn một vấn đề quan trọng và chỉ tập trung vào nó.

Dần dần, bạn sẽ học cách xác định những nhiệm vụ và dự án nào có giá trị lớn đối với bạn. Trả lời tin nhắn có quan trọng hơn viết một bài báo không? Điều gì có lợi hơn cho sự nghiệp, hạnh phúc, sức khỏe của bạn?

Khả năng khởi sự kinh doanh chính xác. Xu hướng trì hoãn là một trong những vấn đề phổ biến và nhức nhối cản trở việc đạt được mục tiêu. Vì vậy, điều quan trọng nhất trong việc hoàn thành nhiệm vụ là bắt đầu.

Tập trung vào bước đầu tiên, nhỏ nhất. Càng nhỏ càng tốt. Tạo một môi trường giúp bạn bắt đầu dễ dàng hơn. Ví dụ, khi bản thân Leo muốn hình thành thói quen chạy, anh ấy chỉ tập trung vào việc mang giày thể thao của mình và ra khỏi nhà.

Công việc chạy nước rút. Cách tiếp cận này giúp bạn đối phó với tình trạng đa nhiệm và mất tập trung. Kỹ thuật này còn được gọi là Pomodoro. Nó dựa trên việc phân chia công việc thành những khoảng thời gian ngắn từ 15-25 phút (chạy nước rút), trong đó bạn chỉ cần tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất mà không bị phân tâm bởi bất cứ việc gì khác.

Tiếp theo là một khoảng nghỉ ngắn, sau đó bạn bắt đầu một cuộc chạy nước rút mới. Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng phương pháp này, bạn có thể sắp xếp một vài phân đoạn làm việc như vậy mỗi ngày và sau một tuần, hãy bắt đầu tăng dần số lượng của chúng.

Quản lý danh sách công việc. Giúp tập trung và đối phó với mọi thứ theo kế hoạch. Nhưng cố gắng không quá phức tạp. Tìm một chương trình kế hoạch đơn giản, viết mọi thứ bạn cần làm trong tương lai gần, và mỗi ngày chọn những công việc bạn sẽ tập trung vào ngày hôm nay.

Lên lịch cho ba nhiệm vụ quan trọng và ba nhiệm vụ nhỏ trong ngày - con số này có thể thay đổi tùy thuộc vào độ dài trong ngày làm việc của bạn, mức độ phức tạp của các nhiệm vụ và tốc độ hoàn thành chúng.

Khả năng chấp nhận sai lầm. Chủ nghĩa hoàn hảo cản đường bạn hoàn thành công việc. Do đó, đừng quá lo lắng về sự hoàn hảo của công việc cũng như về sự hoàn thành của nó. Hãy tuân thủ quy tắc "bản nháp đầu tiên tệ hại" của nhà văn Ann Lamotte.

Cô ấy tin rằng cách duy nhất để bắt đầu viết tốt (và bắt đầu làm được điều đó) là phác thảo một bản nháp yếu và vô dụng. Sau một thời gian, bạn sẽ quay lại kết quả và đánh bóng nó.

Làm việc trong một chế độ không chắc chắn. Những nỗi sợ hãi và khó khăn thường sẽ ám ảnh bạn. Vì vậy, sẽ rất hữu ích nếu bạn học cách làm việc trong tình trạng không chắc chắn này: giữ cho bản thân kiểm soát, không trốn tránh nhiệm vụ và kinh nghiệm bên trong, và không phàn nàn.

Để làm được điều này, mỗi khi bạn nhận thấy điều gì đó như thế này sau lưng, hãy gạt mọi thứ sang một bên và cố gắng cảm nhận trạng thái của mình. Chấp nhận nó. Chú ý đến cảm giác thể chất của bạn. Hãy chắc chắn rằng sự bất an và khó chịu là được. Học cách trân trọng những khoảnh khắc như chúng vốn có.

Khả năng nhìn thấy bức tranh lớn. Đó là một việc để hoàn toàn tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, và một việc khác là có thể xem xét tình hình một cách tổng thể. Phân tích chung về tình hình nên được thực hiện vào buổi sáng và buổi tối, cũng như một vài thời điểm trong ngày - trong trường hợp bạn cần điều chỉnh kế hoạch hành động.

Tất cả chúng ta đều có lúc bị phân tâm, bị gián đoạn và phải đối mặt với những khó khăn không lường trước được. Để làm việc hiệu quả, bạn cần học cách thay đổi sự tập trung khi cần thiết.

Khả năng chịu trách nhiệm. Trước hết, điều đó có nghĩa là không đổ lỗi cho người khác về tất cả những khó khăn mà bạn phải đối mặt trên con đường đạt được mục tiêu của mình. Chịu hoàn toàn trách nhiệm về phần việc của mình.

Hãy là người lãnh đạo - thể hiện sự chủ động, tiếp bước thành công của cả tập thể, dù bạn chỉ là cấp dưới đơn thuần trong đó.

Giao tiếp cởi mở. Như vậy mọi người đều hiểu rõ ràng về trách nhiệm và ranh giới của mình cũng như hậu quả của việc không tuân thủ. Điều này sẽ giúp tạo ra một cấu trúc trong đó mọi người tham gia có thể làm việc dễ dàng và hiệu quả hơn. Cố gắng đối xử với mọi người một cách chân thành và tích cực, bất chấp mọi sai sót của họ.

Khả năng lập kế hoạch. Sự phong phú của các nhiệm vụ trong nhật ký không góp phần vào việc đạt được mục tiêu theo bất kỳ cách nào. Thay vào đó, tốt nhất bạn nên lập một danh sách tối thiểu bằng cách trả lời các câu hỏi đơn giản. Bắt đầu một ngày như thế nào để hoàn thành những công việc quan trọng? Làm thế nào để chạy nước rút để không ai làm bạn phân tâm? Bạn cần phải chịu trách nhiệm về điều gì? Khi nào thì đáng để nhận thư của bạn? Tôi nên lên lịch họp vào lúc mấy giờ? Bạn sẽ đánh giá ngày của mình như thế nào?

Câu trả lời sẽ giúp bạn lập kế hoạch trong ngày của mình. Đừng phấn đấu để nó trở nên hoàn hảo. Bằng cách phân tích những gì đang xảy ra, theo thời gian, bạn sẽ tìm ra lựa chọn tốt nhất.

Bắt đầu cải tiến từ đâu

Lập một kế hoạch đơn giản. Không cần thiết phải cố gắng thành thạo tất cả các kỹ năng còn thiếu cùng một lúc. Đối với những người mới bắt đầu, tốt nhất bạn nên tập trung vào bốn điều đầu tiên mà bạn sẽ thực hành hàng ngày:

• Sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định các công việc trong ngày.
• Công việc chạy nước rút.
• Thiền - khi bạn cảm thấy sợ hãi, không chắc chắn hoặc không an toàn.
• Phân tích vào cuối ngày và sửa đổi kế hoạch.

Lưu ý bạn sẽ làm gì và làm như thế nào. Hiển thị kế hoạch kết quả cho người bạn biết và báo cáo lại cho anh ta mỗi ngày trong một tuần. Hãy hứa mỗi tuần chia sẻ những thành công, thách thức và cách bạn chuẩn bị để bắt đầu giai đoạn bảy ngày mới.

Hãy dành 10 phút mỗi tối để xem lại ngày hôm nay của bạn như thế nào và liệu bạn có hoàn thành tất cả các điểm trong kế hoạch của mình hay không. Viết ra những gì đã xảy ra, những gì đã ngăn cản, cách bạn có thể tăng tốc chuyển động về phía trước.

Theo thời gian, chạy nước rút, thiền và các kỹ năng khác sẽ trở nên dễ dàng hơn với bạn. Sau đó, hãy bắt đầu học những cách tiếp cận mới và hiệu quả khi bạn dần cải thiện hệ thống của mình. Điều chính là phải nhớ để thực hành.