Tại sao không có đủ thời gian và năng lượng cho những việc quan trọng nhất và phải làm gì với nó

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Cái bẫy khẩn cấp là để đổ lỗi. Chúng tôi tìm ra cách nó hoạt động và làm thế nào để không xâm nhập vào nó.

Đã bao nhiêu lần vào cuối một ngày vất vả, bận rộn, bạn nhận ra rằng mình dường như quay như một con sóc trong bánh xe trong nhiều giờ và giải quyết nhiều vấn đề, nhưng lại không dành thời gian cho những dự án thực sự quan trọng? Đã bao nhiêu lần bạn tự hứa sẽ thực hiện những vấn đề cá nhân có ý nghĩa đối với bạn: thể thao, sáng tạo, học tập, nhưng thậm chí không thể bắt đầu chúng trong nhiều tháng? Nếu điều này xảy ra với bạn, thì cũng giống như hầu hết mọi người, bạn đã rơi vào bẫy của sự khẩn cấp.

Cạm bẫy khẩn cấp là gì

Nghiên cứu từ Trường Kinh doanh Đại học Johns Hopkins đã chỉ ra rằng chúng ta thường từ bỏ những nhiệm vụ thú vị và quan trọng để chuyển sang những nhiệm vụ khẩn cấp. Và theo nghĩa đen, chúng tôi có khuynh hướng trì hoãn các dự án quan trọng để sau này, trước hết, tiếp nhận những dự án mà chúng tôi có vẻ như cần phải thực hiện ngay bây giờ.

Đây được gọi là bẫy khẩn cấp. Nó dẫn chúng ta đến căng thẳng, kiệt quệ về mặt tinh thần và kỳ lạ là mất tiền. Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng chúng ta có xu hướng thực hiện một nhiệm vụ có vẻ cấp bách hơn, ngay cả khi chúng ta trả ít hơn cho một nhiệm vụ có thời hạn nhẹ nhàng hơn. Điều này xảy ra vì một số lý do.

Tại sao chúng ta rơi vào bẫy khẩn cấp

1. Chúng ta đau khổ nếu không thể hoàn thành nhiệm vụ

Điều này đã được phát hiện vào năm 1927, và sau đó nó đã được khẳng định hơn một lần: mọi người cảm thấy không thoải mái nếu có một công việc kinh doanh dở dang đang đeo bám họ. Đặc điểm này của tư duy được gọi là hiệu ứng Zeigarnik. Và vì các nhiệm vụ khẩn cấp, theo quy luật, đủ nhỏ và không mất nhiều thời gian, chúng tôi không thể hoãn chúng lại, vì khi đó mục tiếp theo trong danh sách việc cần làm sẽ không bị gạch bỏ. Và chúng tôi nắm bắt những nhiệm vụ nhỏ này, giải quyết từng việc một và không thể dừng lại. Như với một gói khoai tây chiên: cho đến khi bạn ăn hết mọi thứ, bạn sẽ không bình tĩnh lại.

2. Chúng tôi bị mắc kẹt trong một đường hầm và không nhìn thấy gì xung quanh

Đó là, chúng ta thấy mình bị choáng ngợp bởi những công việc ngắn hạn đến nỗi chúng ta không thể thở ra, hãy nhìn vào lịch trình của mình từ bên ngoài và đánh giá điều gì thực sự quan trọng và điều gì không. Tình huống này có thể được so sánh với tầm nhìn của đường hầm: chúng ta không nhìn thấy bức tranh hoàn chỉnh, mà chỉ thấy một mảnh nằm ở trung tâm sự chú ý của chúng ta lúc này.

3. Chúng tôi không thể tổ chức ngày làm việc một cách chính xác

Nếu các quy trình không được gỡ lỗi do lỗi của bạn hoặc do lỗi của ban quản lý, thì các công việc thường ngày bắt đầu tiêu tốn thời gian và công sức theo đúng nghĩa đen. Giả sử bạn quá lười biếng trong việc tạo các mẫu cho tài liệu và thư - và mỗi lần như vậy bạn lại dành nhiều giờ quý giá để làm việc với tài liệu hoặc thư đến. Hoặc người quản lý dự án của bạn không đồng ý với khách hàng để thực hiện tất cả các chỉnh sửa cùng một lúc và bạn phải vô số lần bị phân tâm bởi những nhận xét mới.

4. Đối với chúng tôi, dường như nếu chúng tôi bỏ qua một nhiệm vụ khẩn cấp, thảm họa sẽ xảy ra

Một tên thủ lĩnh hoặc khách hàng độc ác sẽ đến và hắn ta sẽ chửi thề rất nhiều, bạn sẽ bị quỵt tiền, trên trời rơi xuống, tất cả chúng ta sẽ chết.

Tất cả những thông báo về tin nhắn mới, cuộc gọi, chỉnh sửa, đơn đặt hàng nhỏ bổ sung tạo ra ảo tưởng rằng chúng không thể bị hoãn lại. Mặc dù, trên thực tế, không có quá nhiều nhiệm vụ thực sự đốt cháy.

Làm thế nào để tránh bị mắc kẹt trong tình trạng khẩn cấp

1. Bắt đầu một ngày của bạn với những nhiệm vụ quan trọng và không khẩn cấp

Các cuốn sách quản lý thời gian cổ điển nói rằng điều đầu tiên cần làm là "ăn con ếch". Đó là, để loại bỏ một nhiệm vụ nhỏ và không mấy dễ chịu. Có một logic trong cách tiếp cận này: sau khi thực hiện một cuộc gọi khó hoặc trả lời những bức thư nhàm chán, chúng ta cảm thấy mình là người chiến thắng và trên đà phát triển, chúng ta sẽ chiếm lấy những thứ khác.

Nhưng rủi ro là con “ếch” đầu tiên, tiếp đến là con thứ hai, rồi con thứ ba, thứ tư… Và bây giờ trời đã về chiều, các “con ếch” đã được ăn no nê, mà tay chưa kịp trở tay. các nhiệm vụ. Do đó, bạn có thể thử ngược lại: bắt đầu ngày mới với những gì quan trọng hơn, nhưng không khẩn cấp, và chỉ sau đó chuyển sang tất cả các nhiệm vụ nhỏ này.

2. Học cách nghỉ ngơi

Đừng vội trả lời ngay lập tức các tin nhắn mới và thực hiện bất kỳ nhiệm vụ và yêu cầu nhỏ nào. Hít vào thở ra và đánh giá mức độ khẩn cấp của việc này. Nếu nhiệm vụ gặp khó khăn, hãy hoãn lại bằng cách ưu tiên cho dự án lớn hơn và có giá trị hơn.

3. Cố gắng làm việc theo khối

Giả sử 40 phút cho các nhiệm vụ quan trọng và 15 phút cho các nhiệm vụ khẩn cấp. Đặt hẹn giờ để những công việc nhỏ không khiến bạn quá bận tâm và ngay sau khi nó phát ra tiếng bíp, hãy quay lại những việc lớn. Rất có thể, một cuộc gọi hoặc một lá thư sẽ có thể đợi trong 40 phút tiếp theo.

4. Kết hợp các thứ

Nhiều việc nhỏ có thể được thực hiện khi bạn đang đi tàu điện ngầm, đứng xếp hàng ở bưu điện, chờ đợi một đứa trẻ từ một buổi học vẽ. Không chắc là có thể tham gia vào một luận văn, một cuốn sách, một báo cáo hoặc một kế hoạch vào những thời điểm đó, nhưng bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng trả lời tin nhắn, điền vào một số biểu mẫu, thực hiện các chỉnh sửa nhỏ.

5. Hãy nhớ rằng những nhiệm vụ khẩn cấp sẽ không bao giờ kết thúc

Thật là một sai lầm lớn khi nghĩ rằng bây giờ bạn sẽ nhanh chóng dọn dẹp tất cả những thói quen này: đặt lịch hẹn với bác sĩ, trả lời thư, đặt cho con bạn đôi giày thể thao mới, điền vào một phiếu báo cáo - và sau đó, với một trái tim nhẹ nhàng, bạn sẽ đảm nhận các dự án cá nhân và công việc quan trọng: cập nhật danh mục đầu tư và sơ yếu lý lịch của bạn, đọc sách bằng tiếng nước ngoài, tìm kiếm thông tin để nghiên cứu. Than ôi, điều này sẽ không phải như vậy. Những điều nhỏ nhặt sẽ tiếp tục rơi vào người bạn cho đến khi bạn kiểm soát được chúng.