Tại sao, bị phân tâm khỏi công việc trong 2 phút, chúng ta dành tất cả 25

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Hãy nhớ bao nhiêu lần bạn bị phân tâm trong ngày làm việc? Bây giờ nhân con số này với 25. Bạn mất rất nhiều phút hữu ích mỗi ngày.

Theo nghiên cứu của Giáo sư Gloria Mark của Đại học California, Irvine, một người dành 25 phút, hay chính xác hơn là 23 phút 15 giây, để tập trung vào công việc mà anh ta đang làm trước giờ nghỉ. Điều này có nghĩa là mỗi khi bị phân tâm bởi điều gì đó, bạn lại lãng phí thời gian cho nó, cộng thêm 23 phút 15 giây nữa. Giả sử bạn muốn đọc Twitter trong hai phút, nhưng cuối cùng bạn đã mất gần nửa giờ thời gian làm việc hiệu quả.

Không chỉ hiệu suất của bạn bị ảnh hưởng, mà còn là trạng thái cảm xúc của bạn. Giáo sư Mark lập luận rằng sự mất tập trung liên tục sẽ làm giảm năng suất, dẫn đến căng thẳng và tâm trạng tồi tệ.

Làm thế nào chúng ta bị phân tâm và tại sao nó có hại

Để thực hiện nghiên cứu, Giáo sư Gloria Mark đã chỉ định các quan sát viên cho những nhân viên không nghi ngờ của một số công ty tài chính và kỹ thuật trong ba ngày rưỡi. Họ ghi chép tỉ mỉ khoảng thời gian của bất kỳ hoạt động nào của nhân viên chính xác đến từng giây. Và hóa ra mọi người chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác cứ sau 3 phút 5 giây.

Ngoài ra, các nhà nghiên cứu nhận thấy rằng trong một nửa số trường hợp, nhân viên tự ngắt lời họ bằng cách xem Facebook chẳng hạn. Các trường hợp nhân viên bị phân tâm để thảo luận vấn đề công việc với đồng nghiệp không được tính.

Nó giống như chúng ta đang chơi quần vợt, sử dụng bộ não như một quả bóng và ném nó qua lại. Nhưng không giống như một quả bóng tennis, não mất nhiều thời gian hơn một chút để trở lại vị trí ban đầu.

Bằng cách phân tâm, chúng tôi chuyển hướng tất cả các nguồn lực của mình theo hướng khác. Cần một khoảng thời gian để nghiên cứu kỹ những gì bạn đang bị phân tâm. Sau đó, cần một khoảng thời gian tương tự để tham gia vào việc giải quyết vấn đề một lần nữa.

Và vấn đề không chỉ nằm ở chi phí thời gian, mà còn nằm ở việc trong tình huống như vậy chúng ta không thể đắm mình trong công việc. Nếu một người nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác cứ sau 10 phút, làm thế nào họ có thể tập trung vào nó? Anh ta chỉ đơn giản là không có thời gian để đạt được trạng thái của dòng chảy.

Đừng nghĩ bạn là ngoại lệ

Để tôi đoán, bạn vừa nghĩ: “Chà, ai đó không thể chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, nhưng tôi đã làm rất tốt với công việc đó. Tôi có thể đa nhiệm trong khi vẫn tập trung. Đừng để bị lừa.

Một trong những nhà lý thuyết quản lý có ảnh hưởng nhất của thế kỷ 20, Peter Drucker, đã cảnh báo về điều này trong cuốn sách Nhà lãnh đạo hiệu quả năm 1967 của ông.

Peter Drucker nhà khoa học, nhà kinh tế học, nhà công luận

Mozart có thể sáng tác nhiều tác phẩm cùng một lúc, và mỗi tác phẩm đều là một kiệt tác. Đúng, Mozart là một ngoại lệ đối với quy tắc. Nhưng những nhà soạn nhạc vĩ đại khác - Bach, Handel, Haydn, Verdi - chỉ đảm nhận một công việc. Và hoặc họ đã hoàn thành nó, hoặc cất nó vào ngăn kéo một thời gian, và chỉ sau đó họ lấy một cái mới. Không thể tưởng tượng rằng mọi nhà lãnh đạo đều là Mozart.

Hãy coi nó như một tiên đề rằng chúng ta không phải là Mozarts. Vậy làm thế nào để chúng ta tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay và không bị phân tâm?

Học cách tập trung

Bạn cần những khoảng thời gian liên tục để đắm mình trong một nhiệm vụ. Chỉ làm việc trên một thứ. Ngay cả những chuyên gia lỗi lạc cũng cần phải tập trung để hoàn thành công việc một cách hoàn hảo.

Bây giờ, bạn có thể chắc chắn rằng bạn có thể lập kế hoạch phân tâm khỏi công việc. Ví dụ: "Tôi sẽ tập trung vào công việc và chỉ kiểm tra thư vào lúc ba giờ chiều." Nhưng vấn đề là, bằng cách thực sự đắm mình vào công việc, bạn hoàn toàn có thể quên việc kiểm tra thư của mình. Và một khi đã có kế hoạch, bạn rất dễ rơi vào bẫy kiểm tra thư cả ngày thay vì làm việc. Và đây là một vấn đề đối với nhiều người.

Ví dụ, điều tương tự cũng xảy ra ở Intel. Các nhân viên không có thời gian để họ có thể đi sâu tìm ra giải pháp của vấn đề và dốc toàn lực cho nó. Sau đó, các nhà quản lý của công ty hợp pháp dành ra bốn giờ một tuần để phản ánh. Trong những "giờ suy nghĩ" này, nhân viên không nên trả lời email hoặc bị phân tâm bởi bất cứ điều gì có thể chờ đợi. Ý tưởng này đã thành công tốt đẹp, các nhân viên bắt đầu theo kịp những gì họ đã trì hoãn trong một thời gian dài. Ví dụ, một trong số họ đã chuẩn bị một đơn xin cấp bằng sáng chế.

Giờ đây, bạn đã biết cái giá thực sự của sự xao lãng và hiểu rằng giờ làm việc nên được lên kế hoạch sao cho sự gián đoạn là tối thiểu. Hãy cho đồng nghiệp của bạn biết về những giờ làm việc liên tục của bạn và không làm phiền bạn vào thời điểm này, nhưng tốt hơn - hãy học hỏi kinh nghiệm của bạn.

Và đừng lo lắng rằng bạn không phải là Mozart. Có thể bạn là người tiếp theo của Bach.