Làm thế nào để ngăn những lá thư lấn át bạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Có hai hạng người. Một số có thứ tự hoàn chỉnh trong mọi thứ: các chữ cái được sắp xếp, các biểu tượng trên màn hình nền được sắp xếp. Những người khác không thể mở hộp thư của họ mà không sợ hãi, bởi vì có cả một làn sóng thư chưa đọc, trong số đó ngày càng nhiều hơn mỗi ngày. Tuy nhiên, chúng rất dễ đối phó.

Việc phân tích cú pháp các chữ cái đơn giản sẽ không khắc phục được tình hình nếu hộp thư trông giống như một cái tủ chứa đầy tràn, cánh cửa mà bạn nhắm mắt mở để không có gì rơi ra ngoài. Bạn cần thay đổi cách tiếp cận làm việc với thư. Sau đó, bạn có thể dành thời gian hiệu quả hơn thường dành cho một dòng thư mới vô tận - cho những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Để bắt đầu, trước tiên hãy tự hỏi bản thân hai câu hỏi:

1. Tại sao bạn nhận được rất nhiều email?
2. Điều gì ngăn cản bạn nhanh chóng tháo rời chúng?

Dựa trên câu trả lời của bạn, hãy bắt đầu giải quyết vấn đề và sử dụng một số mẹo hữu ích trong quá trình thực hiện.

Đưa ra quyết định

Sự tắc nghẽn trong hộp thư của bạn có thể cho thấy có vấn đề với việc ra quyết định. Nhiều người chỉ đơn giản là không muốn chịu trách nhiệm. Họ trì hoãn những câu hỏi cần được trả lời cho đến sau đó để giải quyết mọi thứ trong không khí thoải mái hơn. Hoặc họ tìm những lý do khác cho mình, chỉ là không gửi thư hồi đáp ngay bây giờ.

Để không phải bắt đầu mỗi email với lời xin lỗi vì đã trễ câu trả lời, khiến bức thư bị thất lạc giữa những người khác hoặc bị đưa vào thư rác (và thực tế nó vẫn là một lời trách móc thầm lặng trong hộp thư đến, hãy kiên nhẫn chờ đợi thời điểm bạn sẽ mở ra. nó một lần nữa), làm việc trên chính mình: đưa ra quyết định.

Hãy đặt nó thành một quy tắc để mở một bức thư, ngay lập tức làm những gì nó yêu cầu ở bạn và ngay lập tức viết thư trả lời. Và đừng nhấp vào dấu thập cho đến khi thư được gửi đi.

Loại bỏ dư thừa

Bạn có thể dễ dàng tiết kiệm cho mình khi nhận được một số thư:

1. Hủy đăng ký nhận những thư không cần thiết mà bạn đã không còn để ý đến từ lâu. Đây chỉ là vấn đề của một vài giây và một vài cú nhấp chuột: những bức thư chưa đọc có tài liệu quảng cáo sẽ không còn tích tụ trong hộp thư nữa.
2. Tắt thông báo từ các mạng xã hội và các dịch vụ web khác nhau.
3. Chuyển hướng các thư bạn nhận được từ thư cá nhân từ khách hàng đến một hộp thư khác, cho biết địa chỉ trên trang web của công ty bạn. Một cách khác là tạo một biểu mẫu phản hồi riêng.

Tóm lại, hãy làm mọi thứ có thể để thư không trở thành hố đen hút mọi thứ một cách bừa bãi: cả cần thiết và không cần thiết.

Tùy chỉnh bộ lọc

Nếu bạn cần bản tin để tìm hiểu về các tài liệu tốt nhất từ các phương tiện truyền thông yêu thích của bạn hoặc giảm giá trong các cửa hàng trực tuyến, bạn có thể để lại chúng. Nhưng xóa khỏi thư mục có hộp thư đến trực tiếp bằng cách sử dụng bộ lọc. Dịch vụ thư, sử dụng chúng, sẽ tự gửi thư đến các thư mục cần thiết.

Cơ sở để lọc có thể là địa chỉ của người gửi hoặc, ví dụ, các từ khóa có trong nội dung thư. Tất cả phụ thuộc vào loại thư bạn muốn xóa khỏi thư mục thư chính.

Tìm một người quản lý tác vụ khác

Hộp thư không được thay thế danh sách việc cần làm của sổ tay cổ điển hoặc ứng dụng lập lịch biểu của bạn. Ngay sau khi bạn nhận được một lá thư và kèm theo đó là một trường hợp mới, hãy chuyển nó từ thư sang danh sách việc cần làm của bạn.

Đọc chính xác câu trả lời

Nếu câu trả lời khó cho bạn do bạn không thích quá trình viết thư, hãy làm theo cách khác. Hãy thử sử dụng chức năng đọc chính tả: kỹ thuật này sẽ tự ghi lại những gì bạn muốn nói. Và đối với những người ít bảo thủ nhất trong danh sách liên hệ của bạn, bạn thậm chí có thể trả lời với sự trợ giúp của các video đính kèm trong thư.

Mở thư theo lịch trình

Lời khuyên không phù hợp với tất cả mọi người, bởi vì bạn thường phải liên lạc 24/7. Tuy nhiên, nó vẫn có thể hữu ích đối với một số người.

Dành những khung thời gian để gửi thư trong ngày. Sau đó, trả lời tất cả các bức thư đến trong thời gian bạn vắng mặt cùng một lúc.

Đừng biến thư thành một cuốn sổ

Số điện thoại, mật khẩu, địa chỉ - tất cả những thứ này không nên được lưu trong ruột hộp thư, mà hãy ở trong tầm tay: trong sổ tay, trong danh sách liên lạc trên điện thoại thông minh, trên các nhãn dán tại nơi làm việc. Chuyển thông tin cần thiết từ thư đến nơi bạn sẽ dễ dàng tìm thấy nó hơn: vẫn không thuận tiện lắm khi sử dụng tìm kiếm bằng thư từ mọi lúc.

Ngoài ra, đừng gửi thư ghi chú cho chính mình. Nhiều người làm điều này bằng cách ghi thông tin vào thư cần ghi nhớ. Thêm ảnh vào tệp đính kèm mà bạn muốn lưu. Họ tích lũy các bức thư trong thư với các liên kết đến các bài báo mà bạn muốn đọc sau này, khi đến thời điểm.

Kết quả là, có rất nhiều chữ cái như vậy mà chúng mất đi ý nghĩa của chúng. Họ không bao giờ quay lại với họ, bởi vì họ di chuyển xuống danh sách - và nhanh chóng bị lãng quên.

Sử dụng Tumblr hoặc Pinterest để lưu trữ những bức ảnh đẹp, và viết ghi chú trong các ứng dụng đặc biệt.

Bằng cách tuân theo các quy tắc này, bạn sẽ có thể duy trì trật tự trong hộp thư của mình và tối ưu hóa thời gian làm việc với thư.