Thư viện công ty là gì và cách tạo nó

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Hướng dẫn cho những người muốn sắp xếp các cuốn sách rải rác xung quanh văn phòng, truyền cho nhân viên văn hóa đọc và biến việc học tập và phát triển trở thành một quá trình tự nhiên.

Tại sao công ty cần thư viện

Thư viện công ty giúp mọi người có thể đọc được

Một nhân viên không cần phải mua một cuốn sách và trải qua sự đau đớn của sự lựa chọn. Thư viện đã sưu tầm được những gì bổ ích và hữu ích trong công việc.

Thư viện doanh nghiệp - bước đầu tiên của hệ thống đào tạo

Trong công ty của chúng tôi, mỗi nhân viên có một kế hoạch phát triển cá nhân. Nó cho biết những mục tiêu mà anh ta nên đạt được trong một tháng và một quý. Sách là một trong những công cụ để đạt được điều đó, cùng với sự huấn luyện và cố vấn nội bộ.

Thư viện doanh nghiệp tăng tốc thu nhận kiến thức

Nếu một công ty tập trung vào tăng trưởng và phát triển, đơn giản là bạn phải nhanh chóng tích lũy, làm chủ và chuyển giao kiến thức. Đọc sách thường xuyên tạo ra một bầu không khí trong đó không ngừng học tập và tự giáo dục là một quá trình tự nhiên.

Nơi để bắt đầu

1. Lắp ráp kệ đầu tiên

Rất có thể, nó sẽ tự phát ra. Nói với nhân viên của bạn về điều đó, theo dõi phản ứng của họ. Gợi ý một số sản phẩm mới chắc chắn sẽ khiến những người lao động năng động thích thú nhất.

Mọi chuyện bắt đầu xảy ra với chúng tôi khi chúng tôi bắt đầu thu thập tài liệu phát từ các khóa đào tạo được tổ chức trong công ty tại văn phòng bộ phận nhân sự. Theo thời gian, ngày càng có nhiều người đến lấy tài liệu và yêu cầu bổ sung tài liệu. Chúng tôi nhận ra rằng đã đến lúc xây dựng thư viện của riêng mình.

2. Cử người chịu trách nhiệm về dự án - người phụ trách thư viện

Chúng tôi đã bổ nhiệm một nhân viên của bộ phận nhân sự. Tất nhiên, đây không phải là hoạt động chính của anh ta, nhưng nếu một chuyên gia quản lý sách, thì theo thời gian, anh ta sẽ trở thành một chuyên gia thực sự và có thể nhận sách cho bất kỳ nhân viên nào vì bất kỳ mục đích gì.

3. Xác định các tiêu đề chính của thư viện

Theo quy định, chúng tương ứng với ngành nghề kinh doanh của công ty. Thu thập thông tin phản hồi, tìm hiểu sách còn thiếu sót, lắng nghe ý kiến của nhân viên. Lúc đầu, thư viện của chúng tôi chỉ có sách về tiếp thị trên internet. Theo thời gian, ngày càng có nhiều ấn phẩm về quản lý, quản lý quy trình, phát triển bản thân và thiết kế.

4. Phân bổ ngân sách để mua sách

Điều quan trọng cần lưu ý là một số sách có giá 300 rúp, và một số sách, ví dụ, về lập trình hoặc tiếng Anh về quản lý, - lên đến 1,5-2 nghìn, không bao gồm giao hàng.

Danh sách các sản phẩm mới để mua được hình thành bởi chính các nhân viên: họ nói với người phụ trách rằng cuốn sách này hoặc cuốn sách đó sẽ giúp ích cho họ và đồng nghiệp như thế nào trong công việc. Và sau đó người phụ trách sẽ ưu tiên mua sắm trong phạm vi ngân sách.

5. Tổ chức không gian lưu trữ sách

Chúng tôi giao tất cả sách, không cần có phòng riêng cho phòng đọc. Do đó, những chiếc kệ nhỏ gọn được bố trí dọc theo bức tường trong phòng nhân sự và không gây cản trở công việc. Lợi thế của một tổ chức như vậy là người phụ trách, một chuyên gia đào tạo và phát triển nhân sự, trong thời gian rảnh rỗi ở thư viện, làm việc riêng của mình cùng với các đồng nghiệp từ bộ phận Nhân sự.

Cách tự động hóa quy trình

1. Nhập sách kế toán, ngay cả khi thư viện nhỏ

Người phụ trách cần theo dõi khoảng thời gian có sổ với nhân viên và gửi lời nhắc: “Đừng quên giở sổ”. Trong một công ty nhỏ, danh sách gửi thư với yêu cầu để lại phản hồi cũng có thể được gửi theo cách thủ công, điều chính là thực hiện công việc này một cách có hệ thống. Lúc đầu, thư viện của chúng tôi chỉ tồn tại ngoại tuyến. Cần phải đến, chọn một cuốn sách, và nhân viên thư viện (người phụ trách) đã đánh dấu trong Excel.

2. Chuẩn bị cho sự phát triển của thư viện và sự phức tạp của hệ thống

Vào năm 2011, thư viện đã có một lớp vỏ công nghệ - một dạng tương tự của một danh mục điện tử với hệ thống kế toán. Chúng tôi đã tạo một phần mới trên cổng thông tin công ty - một hệ thống mà chúng tôi tự động hóa quy trình đặt hàng và theo dõi sách, gắn nó với cơ sở dữ liệu của tất cả các ấn phẩm. Ngay sau khi một cá thể mới đến thư viện, nó sẽ được gán một mã định danh và được nhập vào sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu. Sau đó, cuốn sách xuất hiện trên trang chính của cổng thông tin công ty trong phần sản phẩm mới. Sách điện tử, chúng tôi mua nếu sách giấy quá đắt hoặc hiếm, cũng đến đó.

3. Sắp xếp hàng đợi sách

Nếu có một danh mục điện tử trên cổng thông tin, nhân viên có thể xem danh sách sách, đọc các nhận xét và đặt mua bản sao mong muốn. Khi một nhân viên nhấp vào nút "Tôi muốn đọc", anh ta nhận được thông báo sách có sẵn hay sẽ phải đợi.

Miễn phí - người phụ trách nhận được một lá thư rằng cuốn sách phải được gửi cho một nhân viên ở một trong các văn phòng. Không - nhân viên vào hàng đợi điện tử và đợi sách có sẵn.

Bạn có thể sắp xếp hàng đợi cho sổ làm việc trong Excel hoặc Google Trang tính, nhưng sẽ khó hơn. Trong một công ty nhỏ, bản thân nhân viên có thể thỏa thuận về việc chuyển cuốn sách cho ai sau khi đọc xong. Điều chính là người phụ trách được thông báo về sự thay đổi của người đọc. Bạn có thể nhập danh sách chờ cho những cuốn sách phổ biến nhất, nơi nhân viên sẽ điền tên và gạch bỏ chúng trước khi giao sách.

4. Đặt hàng thêm các bản sao của những cuốn sách nổi tiếng

Nếu có một hàng dài liên tục cho một cuốn sách (không chỉ trong những tháng đầu tiên sau khi đặt hàng), người quản lý của chúng tôi sẽ nhận được thông báo. Nếu có một số lượng lớn các đánh giá tích cực, nếu cuốn sách thực sự hữu ích, các bản bổ sung sẽ được đặt hàng.

Cách giữ cho thư viện hoạt động hiệu quả

Bản thân thư viện là không đủ. Tất cả nhân viên nên biết về nó, xem các bản cập nhật liên tục, hiểu những gì đồng nghiệp đang đọc và trao đổi kinh nghiệm.

1. Tổ chức hệ thống phản hồi

Ngay sau khi nhân viên trả sách, anh ta nhận được thư cảm ơn và yêu cầu phản hồi. Phản hồi từ những người có cùng lĩnh vực thông tin cho phép người khác hiểu cuốn sách này hữu ích như thế nào đối với họ. Bạn có thể đặt câu hỏi cho tác giả của bài đánh giá, làm rõ chi tiết hoặc thảo luận về một ấn phẩm đã đọc.

2. Thảo luận về những cuốn sách bạn đọc

Trong trường hợp không có nền tảng điện tử công ty, hãy đưa ra quy tắc gặp gỡ thường xuyên và thảo luận về những cuốn sách bạn đã đọc. Các phiên bản cụ thể có thể được chỉ ra trong kế hoạch phát triển nhân viên hoặc được đề xuất cho một bộ phận cụ thể.

3. Chia sẻ tin tức thư viện

Chúng tôi có một phần đặc biệt để biết thông tin trong bản tóm tắt tin tức hàng tháng của chúng tôi. Có những tác phẩm mới đã được xuất bản, tuyển tập những tác phẩm văn học nổi tiếng nhất hoặc những bài đánh giá về những cuốn sách hay nhất theo đánh giá của một trong những nhân viên. Đôi khi các lựa chọn cá nhân của nhân viên kết thúc trong một blog của công ty.

4. Thiết kế giá đỡ thư viện của bạn

Vì vậy, tôi muốn xem qua các cuốn sách và nói chuyện với người phụ trách. Đặt các tiêu đề phù hợp nhất ngang tầm mắt - đặc biệt là đối với những người đã bước vào văn phòng nhân sự để kinh doanh riêng, để một người có thể không lướt qua các ấn phẩm phổ biến. Đặt những thứ nhỏ sáng sủa trên giá: thu hút sự chú ý, để nhân viên ở lại lâu hơn, lướt qua và chọn một cuốn sách.

5. Cân nhắc rủi ro

Sách thường bị trì hoãn, ngay cả khi được cho đọc ít nhất một tháng. Lời nhắc nên được gửi cho cả chuyên gia và lãnh đạo cao nhất. Nếu các thông báo tiêu chuẩn không hoạt động, thì người quản lý của thư viện sẽ viết thư trực tiếp sau một vài tháng. Đôi khi sách bị rách, ít khi nhân viên làm mất chúng. Điều này có nghĩa là cuốn sách nổi tiếng sẽ phải được đặt hàng hết lần lượt.

Nếu không có gì thiếu sót thì thư viện, tác dụng và kết quả đạt được sẽ như một quả cầu tuyết: một mặt công ty đầu tư vào đào tạo, tạo môi trường cho nhân viên phát triển, mặt khác nhân viên đầu tư thời gian và sức lực. trong quá trình phát triển bản thân, phấn đấu cho một cái gì đó mới và làm gương cho các đồng nghiệp khác.