3 cách để giải phóng thời gian cho cuộc sống cá nhân nếu bạn có nhiều việc

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Chúng tôi nói về sự tinh tế của ủy quyền với blog Beeline Business.

Một người bình thường làm việc từ ngày 9 đến ngày 18 với hai ngày nghỉ và không biết đau buồn. Nhưng đối với một doanh nhân, cuộc sống còn khó khăn hơn nhiều: lao đầu vào công việc - gia đình không hạnh phúc, quay về cuộc sống cá nhân - công việc kinh doanh đi vào điểm trừ. Nhưng nó cũng xảy ra theo một cách khác. Ví dụ, người đứng đầu tập đoàn Virgin, Richard Branson, 5-6 giờ một ngày và người quản lý hàng đầu của Google làm việc không sớm hơn 9 giờ sáng và về muộn nhất là 5 giờ rưỡi. Để có thể làm được như vậy, bạn cần tổ chức hợp lý các quy trình kinh doanh của mình.

Giao nhiệm vụ

Xác định những gì bạn có thể ủy quyền

Viết ra những trách nhiệm của bạn. Đây có thể là giải pháp cho các vấn đề pháp lý và tài chính, tổ chức và kiểm soát mua hàng, quản lý nhân sự, quản lý vận hành, hoạch định chiến lược, tìm kiếm khách hàng và đối tác. Càng cụ thể và chi tiết càng tốt. Danh sách sẽ làm rõ bạn có thể ủy thác từng nhiệm vụ cho ai. Mặc dù sẽ có những điểm mà bạn không muốn cho bất cứ ai. Ví dụ, hoạch định chiến lược và tìm kiếm đối tác.

Cho biết bạn sẽ ủy quyền cho ai

Xác định người cụ thể có thể được giao cho từng nhiệm vụ. Đây có thể là nhân viên của bạn hoặc chuyên gia bên thứ ba - luật sư, kế toán, nhà thiết kế, v.v. Xem xét liệu nhân viên của bạn có ở trình độ phù hợp với trách nhiệm mới của bạn và mọi người có đủ thời gian hay không. Có thể bạn sẽ cần thuê một số chuyên gia một lần hoặc bán thời gian, hoặc thuê ngoài một số nhiệm vụ?

Giới hạn lĩnh vực trách nhiệm

Khi giao nhiệm vụ, hãy nói rõ người đó chịu trách nhiệm chính xác là gì. Giải thích những kết quả bạn mong đợi từ anh ấy, những quy trình mà anh ấy nên hỗ trợ, tương tác với ai và tại sao. Ngoài ra, mỗi nhân viên phải hiểu mình có thể đưa ra quyết định nào và chỉ bạn mới có thể đưa ra quyết định. Hãy nhớ cho biết khi nào và ở đâu bạn có thể gọi điện hoặc viết thư về các vấn đề hiện tại để nhận được câu trả lời.

Đừng lặp lại sai lầm của người khác

• Đừng ủy thác nhiệm vụ cho người mà bạn biết. Một người tốt không phải là một nghề. Bạn cần các chuyên gia.
• Đừng cắt xén nhân viên. Nếu bạn thuê những chuyên gia tồi, bạn sẽ không hài lòng với kết quả.
• Đừng làm việc cho người khác và không chia sẻ trách nhiệm. Nếu không, không có điểm nào trong việc ủy quyền.
• Đừng quên theo dõi nhân viên của bạn để chắc chắn về kết quả và thăng chức những người trung thành và thành công nhất.
• Đừng ngại sa thải những người không làm được và không phấn đấu để làm tốt hơn.
• Đừng ủy quyền một cách bừa bãi. Tính đến mức độ phức tạp của các nhiệm vụ, việc sử dụng nhân viên, sửa thời hạn và tiền thưởng.
• Đừng trì hoãn việc chuyển giao trách nhiệm. Cần có thời gian để hiểu công việc và thực hiện nó một cách hiệu quả.
• Đừng ủy thác các nhiệm vụ chiến lược. Một mình bạn xác định doanh nghiệp của bạn đang hướng đến đâu.

là một tạp chí trực tuyến dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ở đây, họ viết một cách dễ hiểu về luật pháp, hoạt động tiếp thị và kinh doanh của Nga, cũng như về máy pha cà phê trong văn phòng và cách bảo vệ khỏi tủ lạnh thông minh.

Tự động hóa các quy trình và kiểm soát mọi thứ từ xa

Để tự động hóa các quy trình làm việc, các công cụ dễ hiểu và dễ tiếp cận đã được phát triển:

• Ứng dụng "Mobile Enterprise Lite" không bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng, giám sát nhân viên, giải quyết tình huống xung đột, phân tích chi phí quảng cáo. Một lựa chọn tuyệt vời để quản lý một doanh nghiệp nhỏ từ điện thoại thông minh từ mọi nơi trên thế giới.
• CRM là một hệ thống quản lý bán hàng. Nó hiệu quả hơn bảng tính Excel vì nó cho phép bạn theo dõi mọi thứ cùng một lúc: doanh số bán hàng, số dư chứng khoán, chi phí, tiếp thị và quảng cáo, luồng khách hàng, v.v. Các CRM phổ biến là Salesforce, Bitrix24, Megaplan, AmoCRM.
• Hệ thống kế toán và chấp nhận thanh toán trên Internet. Chúng cho phép bạn xem từ xa chuyển động của tiền, xuất hóa đơn, chấp nhận thanh toán, tạo báo cáo và kiểm tra với Dịch vụ thuế liên bang. Ví dụ - "Doanh nghiệp của tôi", "Elba", "Sky", "Finguru". Ngoài ra còn có một dòng sản phẩm từ "1C" và dịch vụ cho thuê chúng, nếu mua đắt.
• Điện thoại doanh nghiệp, giải pháp email và hệ thống truyền thông xã hội.

Nếu bạn chưa sẵn sàng cho các biện pháp quyết liệt

Giảm bớt sự tham gia trực tiếp của bạn vào công việc kinh doanh và thử làm việc bên ngoài văn phòng. Và cho phép nhân viên của bạn làm như vậy - đồng thời bạn sẽ tiết kiệm được tiền thuê nhà.

• Hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu và các tài nguyên khác để mọi người cần có quyền truy cập vào chúng.
• Chọn một công cụ quản lý dự án như Trello, Asana hoặc Planner Todoist.
• Ghi lại giờ làm việc hoặc thời gian đáp ứng của nhân viên từ xa vào hợp đồng.
• Khi thiết lập nhiệm vụ, hãy đặt thời hạn rõ ràng để hoàn thành chúng.
• Ghi lại kết quả làm việc của nhân viên vào hệ thống CRM.
• Giao tiếp nhanh chóng trong sứ giả.
• Tổ chức hội nghị trực tuyến.
• Đừng quên đào tạo nhân viên.
• Khen thưởng những gì tốt nhất.

Lưu ý rằng có nhiều lầm tưởng về công việc từ xa trên Web. Ví dụ, họ tin rằng bộ điều khiển từ xa rất khó kiểm soát, chúng không hiệu quả và nói chung là chúng có thể đánh cắp dữ liệu bí mật. Tuy nhiên, tất cả điều này có thể được giải quyết. Đừng chạy theo nhân viên mà đòi hỏi kết quả từ họ. Những người không hiệu quả có thể bị thay thế. Lưu trữ dữ liệu của bạn trong các đám mây an toàn của công ty - chúng an toàn như một mạng LAN văn phòng.