Kiểm soát "vòi phun nước", hoặc Làm thế nào để không bị chìm trong dòng thông tin và nhiệm vụ

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Mitch Kapor, người sáng lập Lotus Corporation, từng nói rằng lấy thông tin từ Internet giống như uống nước từ vòi chữa cháy. Matthew Lowry, một chuyên gia trong lĩnh vực truyền thông trực tuyến, đã đi sâu hơn vào chủ đề này và gọi luồng thông tin liên tục đến PC và điện thoại 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và không bao giờ kết thúc, là "firehose". Làm thế nào để không bị chìm trong dòng chảy và sử dụng thời gian của bạn một cách hợp lý - hãy đọc trong bản dịch được điều chỉnh bởi Lifehacker.

Với vòi nước, danh sách việc cần làm của bạn không bao giờ trống. Bởi vì "vòi nước" không chỉ là thông tin, nó là một nhà máy của các nhiệm vụ mới. Một số mục trong danh sách việc cần làm là rõ ràng, chẳng hạn như email từ sếp hoặc khách hàng của bạn cần được chú ý. Nhưng nhiều điều không được thể hiện rõ ràng.

Đây là một bài viết đáng để đọc và suy nghĩ. Một bài viết để bình luận. Chia sẻ những gì bạn thích với bạn bè và đồng nghiệp.

Bạn tham gia vào công việc kinh doanh nhỏ bao nhiêu giờ một ngày không quan trọng. Điều chính là họ không nhìn thấy điểm cuối và cạnh. Đây là "vòi nước".

Và khái niệm này rộng hơn nhiều so với chỉ một danh sách các nhiệm vụ. Và, thật không may, vẫn có 24 giờ trong một ngày.

Chim sơn ca

Nếu bạn giống tôi, mọi công việc sáng tạo và đầy thử thách đều tiến triển tốt vào sáng sớm. Có nhiều lý do - tâm lý và sinh lý - tại sao lại như vậy. Nhưng "người ngậm nước" lại vô cùng thờ ơ với nhịp điệu bên trong của bạn. Bởi vì trong khi bạn ngủ, lượng thông tin tiếp tục tăng lên.

Sau khi ăn sáng, bạn mở hộp thư đến của mình và luồng từ "vòi nước" làm vỡ màn hình, nơi chịu áp lực của các bức thư trong thư, các tài khoản trong Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello và những thứ tương tự. Lịch của bạn chứa các cuộc họp, yêu cầu và hướng dẫn từ sếp, đối tác, khách hàng, nhà thầu phụ, đồng nghiệp của bạn. Và những gì không có trong danh sách nhiệm vụ ngày hôm qua đang cháy ngày hôm nay và yêu cầu thực hiện ngay lập tức.

Hydrant sẽ không đợi bạn. Nó lớn tiếng đòi hỏi thời gian và sự chú ý của bạn.

Đột nhiên, bây giờ là 11 giờ sáng và bạn đã đánh mất khoảng thời gian tuyệt vời nhất trong ngày của mình.

Làm thế nào để ứng phó với tình trạng này? Thông thường, hai lựa chọn được đưa ra: thay đổi hành vi hoặc sử dụng công nghệ. Nhưng tại sao không sử dụng công nghệ để tạo nền tảng cho sự thay đổi hành vi?

Làm thế nào để bạn quản lý thông tin, nhiệm vụ và ý tưởng một cách hiệu quả? Bạn cần hiểu rằng luồng thông tin là liên tục và nói chung là nhiều luồng: thông tin đến từ email, mạng xã hội và phương tiện truyền thông, trang web, báo chí, trong các cuộc họp, từ bạn bè và thậm chí từ đầu của bạn. Nó là không thể bao gồm tất cả mọi thứ.

Bạn có phải xử lý tin nhắn, quyết định phải làm gì với chúng: phản ứng, sử dụng, chia sẻ, lưu để sử dụng sau hay xóa? Khi nào thì làm? Và làm thế nào để bạn tìm thấy thời gian để giải quyết tất cả những điều này?

Thật không may, chế độ đa nhiệm, khi bạn cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc, không hoạt động. Bạn không kiểm soát được thời gian biểu của mình, bạn khó tìm được thời gian rảnh rỗi, không tập trung vào mail và tập trung vào việc gì đó quá 5 phút. Nếu vậy, hãy xem phương pháp sắp xếp thời gian của tôi để đạt hiệu quả cao nhất trong cả ngày - đây có thể là cách tốt.

Ba kỹ thuật và các công cụ bổ sung

Nghi lễ hàng ngày. Tại thời điểm này, chúng tôi đang tổ chức và lập kế hoạch, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và nhỏ.

Học tập - Xếp loại - Thông tin cổ phiếu - Phân phối. Chúng tôi chuyển dòng chảy từ "vòi nước" sang vật liệu mà bạn có thể làm việc. Chúng tôi hình thành một danh sách các nhiệm vụ, một thư viện cá nhân gồm các nguồn hữu ích, một nguồn cung cấp thông tin ổn định từ các mạng xã hội và phương tiện truyền thông.

Hoàn thành công việc đến cùng. Chúng tôi quản lý danh sách các nhiệm vụ và thời gian của riêng chúng tôi.

Làm việc theo nhịp điệu bên trong của bạn

Chỉ bạn mới có thể tìm ra bộ cải tiến năng suất của riêng mình - tất cả những gì tôi có thể làm là chia sẻ của riêng tôi.

Tôi phân bổ thời gian tốt nhất để giải quyết các nhiệm vụ quan trọng nhất

Vào buổi sáng, khi bộ não của tôi hoạt động tốt nhất, tôi dành ra 2-3 giờ để làm nhiệm vụ quan trọng nhất và tôi không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác. Nghiên cứu cho thấy rằng những người lao động bị phân tâm - hoặc đang bị phân tâm - ít nhất 3 phút một lần, hãy dành ra tối thiểu 20 phút để quay lại với công việc đang làm.

Thật đáng để bắt đầu một ngày với một nhiệm vụ khó khăn, mặc dù bản chất của con người là bắt đầu với một việc dễ dàng hơn. Trong ngày, những tình huống bất trắc chắc chắn sẽ phát sinh, các cuộc họp bổ sung - và các nhiệm vụ tối quan trọng sẽ không được hoàn thành.

Tôi cho biết tạm dừng

Có thể như vậy, thường thì sau 60-90 phút sự tập trung sẽ giảm đi, vì vậy tôi chia thời gian làm việc buổi sáng thành hai phần, nghỉ một chút, trong đó tôi phải rời khỏi nơi làm việc.

Các nhà khoa học khẳng định rằng lối sống ít vận động dẫn đến các vấn đề về tim, tư thế xấu và một số loại ung thư.

Ngay cả khi bạn chỉ ngồi một chỗ trong 30 phút, quá trình trao đổi chất của bạn sẽ chậm lại 90%.

Vào buổi tối

Mức năng lượng giảm đáng kể sau bữa trưa, đó là lý do tại sao nhiều người thích ngủ một giấc trong thời gian này. Sau bữa trưa, tôi thử:

• gặp gỡ mọi người: Tôi chắc chắn rằng tôi khó có thể làm tốt công việc của mình vào thời điểm như vậy, và giao tiếp giúp tăng thêm năng lượng;
• giải quyết các nhiệm vụ nhỏ, đơn giản và có tổ chức.

Nghi lễ buổi sáng và buổi tối

Bạn cần phải quyết định chính xác những gì cần làm trong những giờ này. Điều này có nghĩa là bạn cần mở thư, dịch một số thư thành danh sách các nhiệm vụ và tìm thời gian cho chúng trong số các dự án khác.

Vấn đề là những tin nhắn tràn ngập thư của bạn là những con ma cà rồng thực sự ăn bám thời gian của bạn. Việc tách chúng ra sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn bạn nghĩ. Và điều tồi tệ nhất là, bất kể điều đó có thể gây phiền nhiễu đến mức nào, một phần trong bạn luôn muốn kiểm tra hộp thư đến của mình.

Giải pháp là những người vào phải được coi như những con vật nguy hiểm, hầu hết thời gian cần được nhốt trong lồng, nhưng thỉnh thoảng vẫn không để chúng tự thoát ra ngoài.

Tôi giải quyết công việc đến hai lần một ngày - vào buổi sáng và buổi tối. Tôi đã quá quen với một trật tự như vậy đến nỗi làm việc với những thứ đến trở thành nhiệm vụ tự động đối với tâm trí giống như nhu cầu ăn và uống đối với cơ thể.

Giữa hai giai đoạn này, tôi không lo lắng về việc liệu có gì đó đã đến trong thư hay không và liệu tôi có quên điều gì đó quan trọng hay không - Tôi tin tưởng vào hệ thống của mình. Vì vậy, sau khi đóng hộp thư, tôi đi làm với một cái đầu mới.

Và vì nghi lễ buổi sáng thường diễn ra trong thời gian ngắn (hầu hết các vấn đề tổ chức được để lại cho nghi lễ buổi tối), tôi chú ý nhiều hơn đến Nhiệm vụ quan trọng nhất.

Danh sach cong viec

Để tổ chức một ngày của bạn và ngăn dòng hộp thư đến hút hết mọi thứ từ cuộc sống của bạn, bạn cần sử dụng các kỹ thuật và công cụ.

Một trong những kỹ thuật hiệu quả này là "Học tập - Xếp hàng - Kho thông tin - Phân phối", chuyển một luồng hỗn hợp thành:

• danh sách nhiệm vụ dễ sử dụng,
• một thư viện cá nhân gồm các tài liệu hữu ích được lưu lại để làm việc với chúng sau này,
• một bộ sưu tập các tài liệu để chia sẻ với các đồng nghiệp.

Tốt nhất, điều này nên được thực hiện trong các nghi lễ buổi sáng và buổi tối. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn quá trình này.

Nghiên cứu về

Hộp thư đến của bạn là tất cả mọi thứ, từ email và tin nhắn Twitter đến các bản ghi âm của bạn.

Đầu tiên, hãy nhớ rằng không có cuộc gọi đến nào yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Tất cả chúng ta đều đã học cách gửi và nhận phản hồi nhanh cho email, nhưng điều này là sai: bất kỳ ai mong đợi điều này đang đặt thêm nghĩa vụ cho bạn.

Thứ hai, hoàn toàn không hiệu quả khi mở mọi email và trả lời nó. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu bạn làm một việc. Ví dụ: chỉ cần xem hộp thư đến của bạn. Bộ não của chúng ta không giỏi lắm trong việc kết hợp nhiều nhiệm vụ lại với nhau. Khi mọi người nghĩ rằng họ có thể đa nhiệm một cách dễ dàng, họ thực sự chỉ nhanh chóng chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Nhưng điều này ảnh hưởng tiêu cực đến nhận thức và sự tập trung.

Vì vậy, khi bạn mở hộp thư đến của mình, chỉ cần nhìn vào nó. Đây là mô hình "Hoàn thành công việc" một tác vụ cổ điển:

• nếu bạn có thể xem hộp thư đến của mình trong vòng chưa đầy hai phút, hãy làm như vậy;
• nếu bạn không thể, hãy thêm nó vào danh sách nhiệm vụ mà bạn cần quay lại sau;
• bạn chỉ có thể bỏ qua tệp.

Ngay cả khi bạn mở hộp thư đến đã xếp hàng ngay sau khi xem thư, bạn vẫn có thời gian để xây dựng lại.

Chỉ xem hộp thư đến của bạn vào buổi sáng khi thực sự cần thiết.

Khi bạn xem các tin nhắn vào buổi sáng, hãy tự hỏi mình câu hỏi: chúng có khẩn cấp không? Những tin nhắn khẩn cấp thực sự là kẻ thù số một của bạn, vì chúng chiếm thời gian quý báu mà bạn muốn dành cho Nhiệm vụ quan trọng nhất.

Nếu không, bạn chỉ cần đưa mục "Kiểm tra tin nhắn vào buổi tối" trong danh sách nhiệm vụ.

Xếp hàng

Đặt các nhiệm vụ không khẩn cấp cần hơn 2 phút để hoàn thành vào một trong hai phần của hàng đợi:

1. Những điều cần đọc: Các tài nguyên trực tuyến để đọc và suy nghĩ có thể được thêm vào. Bạn có thể quay lại các tài liệu này sau và từ bất kỳ thiết bị nào.
2. Việc cần làm: các tin nhắn đến được chuyển hướng trực tiếp đến danh sách nhiệm vụ bằng cách sử dụng trợ giúp.

Tất nhiên, bạn cũng có thể tạo danh sách công việc theo cách thủ công, nhưng tôi thấy các ứng dụng tiện lợi hơn.

Đọc và phân phối tài liệu trong thư viện cá nhân

Trong nghi thức buổi tối, tôi quay lại danh sách nhiệm vụ và kiểm tra các tài liệu trong hàng đợi để đọc. Vì tôi sử dụng Pocket, tôi có thể xem chúng khi đang di chuyển trên tàu điện ngầm, trong khi chờ một cuộc họp hoặc vào bất kỳ thời điểm rảnh rỗi nào khác. Vì vậy, tôi thường nhanh chóng đối phó với danh sách này.

Nếu tài liệu thực sự đáng giá, hãy thêm tài liệu đó vào - thư viện tài liệu hữu ích trực tuyến của tôi. Nó có thể được gắn thẻ, vì vậy bạn có thể dễ dàng tìm thấy các ghi chú vào ngày hôm sau, một tháng hoặc thậm chí một năm sau đó. Và đặc biệt cảm ơn Diiogo vì cơ hội.

Thẻ l8r (nghĩa là sau này - từ tiếng Anh. "Sau đó") đặt tài nguyên vào một hàng đợi khác mà tôi gọi trong quá trình kiểm tra danh sách nhiệm vụ hàng đêm.

Thêm vào đó, Diigo tự động lưu bản sao của bất kỳ văn bản nào tôi thêm vào hộp ghi chú. Tôi có thể chỉnh sửa ghi chú này, chèn nhận xét, ý tưởng hữu ích khi tôi muốn chia sẻ tài liệu với ai đó.

Chia sẻ cái này

Một số thẻ trong Diigo cho phép bạn xuất bản nội dung của mình ở bất kỳ đâu. Đối với điều đó nhờ vào sự kỳ diệu:

• với thẻ Thích, tài liệu được gửi đến Tumblr của tôi dưới dạng một bài đăng được trích dẫn,
• nếu bạn chọn thẻ tiêu đề Tweet và liên kết bài đăng được gửi đến Twitter,
• bạn có thể tùy chỉnh thẻ cho các tài khoản khác: LinkedIn, Facebook …

Nhờ phương pháp này, toàn bộ luồng từ "vòi nước" được gửi đến danh sách nhiệm vụ và thư viện cá nhân, và đến lượt nó, các tài nguyên đã chọn có thể được chia sẻ. Và tất cả điều này mà không làm mất sự chú ý.

Nghi lễ buổi tối

Vì tôi muốn tập trung vào công việc sáng tạo của mình vào buổi sáng, nên nghi thức buổi tối là nền tảng của việc lập kế hoạch trong ngày.

Cách tôi bắt đầu nghi lễ buổi tối

Vào thời điểm sau bữa trưa:

• Tôi đã hoàn thành Nhiệm vụ Quan trọng nhất của mình vào buổi sáng;
• tin nhắn chưa đọc được tích lũy trong hộp thư đến của tôi, mà tôi nhận được khi bận làm Nhiệm vụ quan trọng nhất;
• hàng đợi trong danh sách nhiệm vụ chứa các nhiệm vụ mà tôi đặt ở đó vào buổi sáng và các nhiệm vụ tiêu chuẩn mà tôi thực hiện trong nghi lễ buổi tối hàng ngày.

Công việc hàng ngày hiện tại

Như đã đề cập trước đó, nghi lễ buổi tối bao gồm các nhiệm vụ như:

1. Quan điểm. Đây là quá trình kiểm tra toàn bộ mọi thứ: Tôi xử lý mọi thứ có thể, ngay cả với những vật liệu sẽ mất hơn 2 phút để xử lý.
2. Đọc, phân phối, chia sẻ. Làm việc với tất cả những thứ thú vị mà tôi đã thêm trong 24 giờ qua.
3. Giám sát danh sách nhiệm vụ. Tôi mở lượt nhiệm vụ của mình và dựa trên tiến độ đạt được khi thực hiện Nhiệm vụ quan trọng nhất, tôi:

• Tôi quyết định những gì tôi sẽ làm vào tối nay và những gì tôi sẽ hoãn lại vào ngày mai,
• quyết định nhiệm vụ nào sẽ là Nhiệm vụ quan trọng nhất của sáng mai và xác định lượng thời gian sẽ cần dành cho nó,
• Tôi bao gồm thời gian để nghỉ ngơi trong lịch trình (hoặc hoãn lại sau hoặc một lúc nào đó).

Có một số việc liên tục cần làm, chẳng hạn như trả lời email nhận được ngày hôm qua, theo dõi tài chính và những việc khác. Một số người trong số họ chỉ xuất hiện vào một ngày đặc biệt. Ví dụ: tôi kiểm tra Diigo nói trên vào mỗi Thứ Tư và Thứ Bảy.

Kiểm tra hàng tuần

Thứ hai hàng tuần bạn cần đưa mục “Lên danh sách mục tiêu trong tuần” trong danh sách nhiệm vụ. Do đó, mỗi tối trong tuần, tôi luôn ghi nhớ những mục tiêu này: nó sẽ rất hữu ích khi tôi cần quyết định những việc cần làm hôm nay và những việc cần làm sau này.

Vào mỗi tối thứ Sáu, tôi tâm lý xem lại những mục tiêu này và đánh giá chúng một cách nghiêm túc.

Và chỉ sau đó đến thời gian còn lại

Vì việc quản lý lịch trình của tôi vào buổi tối dễ dàng hơn và khó thực hiện các nhiệm vụ khó hơn, nên trong ngày tôi có thể sẽ tham gia vào việc xem xét và thêm các nhiệm vụ và tài liệu vào hàng đợi. Mặc dù vậy, hộp thư đến của bạn sẽ bị đóng ít nhất nửa ngày.

Một ngày của tôi kết thúc với nhiệm vụ "Học tập - Xếp hàng - Kho thông tin - Phân phối", để tôi có thể bắt đầu một ngày mới mà không còn gánh nặng công việc còn dang dở.