6 mẹo để quản lý email hiệu quả

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Email là một trong những công cụ giao tiếp tốt nhất và có lẽ là công cụ duy nhất được tất cả người dùng sử dụng mà không có ngoại lệ. Bạn có thể thích hoặc không thích tin nhắn tức thời, sử dụng Skype hoặc trò chuyện Facebook, nhưng bạn có thể có một địa chỉ email.

Hàng ngày chúng ta nhận được trong hộp thư đến của mình không chỉ có tin nhắn từ bạn bè, đồng nghiệp mà còn có hàng tá thư quảng cáo, thông báo, chỉ là thư rác. Để tránh bị chìm trong khối lượng lớn các thư đến, điều rất quan trọng là phải phát triển và áp dụng các kỹ năng email hiệu quả.

Bản quyền

Lên lịch thời gian kiểm tra email

Nếu bạn cảm thấy mất quá nhiều thời gian để xử lý thư mà số lượng thư trong hộp thư đến vẫn không giảm thì hãy cố gắng lên kế hoạch chặt chẽ hơn về thời gian kiểm tra hộp thư. Thông thường chúng ta bắt đầu kiểm tra thư, tìm một liên kết thú vị trong bức thư, truy cập trang web, từ đó đến trang khác … và sau nửa giờ chúng ta nhớ và quay lại phân tích các chữ cái. Kết quả là, thời gian đã trôi qua, nhưng sự việc vẫn chưa nhúc nhích.

Do đó, hãy cố gắng dành ra một khoảng thời gian giới hạn nhất định cho bản thân để làm việc với thư từ. Mọi người đều có thể đặt tần suất và thời lượng của những khoảng thời gian này cho riêng mình một cách độc lập, tùy thuộc vào khối lượng thư từ của họ. Có lẽ sẽ mất một giờ vào buổi sáng và một giờ vào cuối ngày làm việc, hoặc có thể thuận tiện hơn để bạn đăng nhập vào tài khoản mail của mình mỗi giờ trong năm phút. Quan trọng nhất, hãy cố gắng tuân thủ nghiêm ngặt thời gian biểu đã đặt ra cho bản thân và không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì người ngoài. Ý thức rằng thời gian của bạn có hạn, tất yếu sẽ dẫn đến tăng hiệu quả xử lý biên lai bưu điện.

Mỗi chữ cái có nghĩa là một hành động

Quy tắc chính mà bạn nên áp dụng khi phân tích cú pháp thư là mọi thư ngỏ đều yêu cầu bạn làm một điều gì đó. Nếu bạn đã mở một bức thư, thì bạn không nên để lại nó trong Hộp thư đến trong mọi trường hợp. Bạn phải ngay lập tức trả lời bức thư hoặc chuyển tiếp nó cho người giỏi hơn trong việc giải quyết vấn đề này, hoặc lên lịch một nhiệm vụ cho chính bạn trong Google Task hoặc lịch - trong mọi trường hợp, là kết quả của hành động của bạn, bức thư sẽ được xóa hoặc chuyển đến kho lưu trữ, đó là để lại hộp thư đến … Nếu bạn làm theo quy tắc đơn giản này, thì sớm muộn gì hộp thư đến của bạn cũng sẽ được dọn dẹp.

Bản quyền

Bộ lọc và phím tắt

Nếu bạn nhận được một số lượng lớn email mỗi ngày, thì việc phân tích chúng sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức của bạn. Tại sao bạn không sử dụng tài nguyên của dịch vụ bưu chính cho việc này, đặc biệt là vì hầu hết các dịch vụ đều có tính năng này và được thực hiện một cách hoàn hảo?

Đó là về thiết lập bộ lọc để xử lý thư tự động. Thay vì nhấp vào từng bài đăng theo cách thủ công, và mỗi lần nhấp của bạn là thời gian và công sức như nhau, chỉ cần đặt các bộ lọc bạn muốn một lần. Ví dụ, tất cả các tin nhắn từ địa chỉ của người thân của bạn sẽ tự động chuyển đến thư mục Gia đình và được đánh dấu bằng dấu là quan trọng. Tất cả các thông cáo báo chí được chuyển đến một thư mục riêng biệt bỏ qua thư mục Hộp thư đến và các thông báo từ mạng xã hội ngay lập tức được gửi vào Thùng rác.

Bằng cách này, bạn có thể phân loại thư theo các chủ đề chính và chuẩn bị cho phù hợp để xử lý chúng. Bạn sẽ không còn gặp phải tình trạng não của mình khi phân tích cú pháp thư, chuyển từ công việc gia đình sang các vấn đề kinh doanh, rồi ngay lập tức chuyển sang thư giải trí, rồi quay lại.

Có rất nhiều tùy chọn để tạo các bộ lọc khác nhau và tôi chắc chắn rằng một khi bạn xây dựng một hệ thống lọc tự động, bạn sẽ tiết kiệm được ngày và tháng. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các nhãn được gán hoặc phân phối theo thư mục, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các chữ cái mình cần trong kho lưu trữ (bạn có nhớ rằng thư mục Hộp thư đến của chúng tôi hoàn toàn trống không?).

Sử dụng tìm kiếm

Nhiều người dùng, đặc biệt là người mới bắt đầu, giữ tất cả email của họ trong Hộp thư đến của họ vì họ cảm thấy như thể họ sẽ không bao giờ tìm thấy chúng nữa khi lưu trữ. Nếu bạn thiết lập một hệ thống bộ lọc và lối tắt, như được mô tả trong đoạn trước, thì tệp lưu trữ của bạn đã được sắp xếp và điều hướng trong đó dễ dàng hơn nhiều. Nhưng đừng quên về thanh tìm kiếm. Ví dụ, trong Gmail, hệ thống tìm kiếm các bức thư quá hoàn hảo (ai mà ngờ được!) Không khó để tìm thấy bất kỳ bức thư nào.

Sử dụng nhãn hiệu

Nhiều dịch vụ email có tính năng đánh dấu thư bằng các dấu đặc biệt (trong Gmail, đây là các dấu sao). Với sự giúp đỡ của họ, thật dễ dàng để đánh dấu những thông điệp cần thiết mà bạn cần chú ý và đặt chúng vào một thư mục riêng. Trong Gmail, bạn có thể chọn bộ cờ của riêng mình và sử dụng chúng khá linh hoạt. Do đó, chỉ cần liếc qua nội dung hộp thư đến của bạn sẽ đủ để phân biệt các email theo mức độ quan trọng của chúng.

Sử dụng phím tắt

Việc sử dụng phím nóng có thể tăng tốc độ xử lý thư tín đến mức đáng bỏ ra vài giờ để nghiên cứu chúng. Nhưng trước đó, hãy xem cài đặt (trong Gmail là Cài đặt - Chung - Phím tắt) và đảm bảo rằng chúng đã được bật. Sau đó, chỉ cần nhấn dấu hỏi trên bàn phím và bạn sẽ thấy lời nhắc với tất cả các phím nóng của Gmail.

Email là một công cụ giao tiếp tuyệt vời, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải dành một nửa cuộc đời của mình cho quá trình này. Tự động hóa tối đa tất cả các quy trình, trả lời nhanh hoặc chuyển tiếp tin nhắn, lập kế hoạch thời gian của bạn, cùng với các mẹo khác từ bài viết này, sẽ cho phép bạn xử lý bất kỳ số lượng thư nào khá nhanh và tiết kiệm thời gian hơn cho các hoạt động thú vị hơn.