Cách chúng tôi để email kiểm soát chúng tôi và phải làm gì với nó

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Đây là một đoạn trích từ một cuốn sách của nhà báo và diễn giả người Mỹ Phil Simon. Đó là về cách mọi người xâm nhập cuộc sống của nhau thông qua email và cách đối phó với nó.

Nếu, khi làm việc với e-mail, đối với bạn, dường như bạn đang chơi một trò chơi mà bạn cần phải “bắt kịp” với một cái búa một con chuột chũi đột nhiên chui ra từ hang này hay hang khác, thì bạn không hề đơn độc. Theo mặc định, email là kênh chính để liên lạc kinh doanh. Theo Radicati Group, trung bình một nhân viên văn phòng nhận được khoảng 100 email mỗi ngày. Con số này đang tăng lên hàng năm 15%. Vào tháng 7 năm 2012, công ty tư vấn McKinsey Global Institute đã xuất bản một báo cáo có tựa đề Nền kinh tế xã hội: Mở khóa giá trị và năng suất thông qua các công nghệ xã hội. Nó nói rằng nhân viên tuyến đầu dành 28% thời gian của họ để quản lý email.

Hãy suy nghĩ về nó. Nếu bạn có một tuần làm việc 50 giờ, thì 14 giờ của tuần đó sẽ được dành để đọc và viết email. Bạn hầu như không dành nhiều thời gian cho Word, Excel hoặc các chương trình làm việc khác.

Những con số này có thể không thành vấn đề nếu email thực sự là một kênh giao tiếp hiệu quả. Đúng hơn, nó là như vậy đối với một số công ty. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, đây không phải là trường hợp. Tất nhiên, email có quyền tồn tại, nhưng đừng vội vàng. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc kiểm tra hộp thư đến liên tục sẽ làm giảm chỉ số IQ của bạn.

Trong những năm gần đây, email đã trở thành một tai họa thực sự trong giao tiếp kinh doanh. Tuy nhiên, bạn không nên đổ lỗi cho cô ấy về tất cả những rắc rối. Đổ lỗi cho công nghệ là tiện lợi: đó là một lý do chính đáng để bạn không nhìn vào gương. Rốt cuộc, nếu chúng ta nhìn vào bên trong, chúng ta sẽ hiểu rằng vấn đề không nằm ở email như vậy, mà là ở cách chúng ta sử dụng nó.

Vấn đề là không chọn không nhận email (mặc dù một số thì có). Vấn đề là sử dụng nó một cách hợp lý.

Nơi để bắt đầu?

Hiểu cuộc trò chuyện qua email

Bạn không thể thực hiện một cuộc đối thoại qua e-mail giống như trong cuộc sống thực. Luôn có khoảng cách thời gian giữa các lá thư và tin nhắn văn bản không ngụ ý biểu hiện thân thiện gần gũi với người đối thoại. Justin Kruger của Đại học New York và Nicholas Epley của Đại học Chicago rằng thiếu các tín hiệu phi ngôn ngữ khiến mọi người hiểu sai email.

Các nhà tâm lý học đã phát hiện ra rằng chỉ có một nửa số trường hợp mới có thể diễn giải chính xác tâm trạng trong một tin nhắn văn bản. Mặt cười, than ôi, chẳng hạn, sẽ không giúp phân biệt được sự hài hước với sự mỉa mai. Điều này thường dẫn đến hiểu lầm. Bạn có sẵn sàng tung đồng xu mỗi khi cố gắng đoán xem liệu người đối thoại có hiểu thông điệp của bạn không?

Tuân theo quy tắc ba chữ cái

Khi bạn đã chấp nhận sự thật rằng email không phải là nơi tốt nhất cho các cuộc trò chuyện từ trái tim đến trái tim, hãy chuyển sang hành động.

Sử dụng quy tắc ba chữ cái: nếu vấn đề không được giải quyết trong ba email, thì cần phải có một cuộc họp cá nhân.

Nó có thể áp dụng cho cả công việc hành chính (chẳng hạn như lên lịch cuộc họp) và cá nhân. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và rất nhiều bực bội. Tuy nhiên, không phải ai cũng thích, hãy chuẩn bị tinh thần cho sự không hài lòng của một số chiến hữu. Với một lượng giả định hợp lý, nhưng đã đến lúc bạn nên thoát khỏi thái độ “gửi thư cho tất cả các câu hỏi”.

Không giải quyết các vấn đề khẩn cấp qua email

Nếu vấn đề thực sự quan trọng và cần hành động ngay lập tức, đừng giải quyết nó trong email. Có một chiếc điện thoại cho việc này. Hãy biến điều này thành quy tắc trong công ty của bạn.

Không sử dụng email để quản lý công việc

Email không phải là một trình quản lý tác vụ. Nhưng nhiều người sử dụng email như vậy. Không có gì ngạc nhiên khi họ thường xuyên bị phân tâm. Tôi đã mở hộp thư đến để kiểm tra nhiệm vụ của mình và một luồng công việc và tin nhắn cá nhân đổ về phía bạn. Thật dễ dàng để chuyển sang chúng mà quên mất lý do tại sao bạn đã mở ứng dụng thư khách.

Có các ứng dụng độc lập để quản lý tác vụ: DropTask và các ứng dụng khác. Chúng không phải là một sự thay thế cho email, chúng hướng tới những mục tiêu mà bạn đang cố gắng đạt được.

Quản lý dự án cũng vậy. hoặc Basecamp - các công cụ tiện lợi và giá cả phải chăng sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng km chuỗi tin nhắn.

Đừng coi giao tiếp như khai thác than trong hầm mỏ

Rất ít người rảnh rỗi trong các mối quan hệ công việc. Nhiều người, bao gồm cả vì họ không thể chọn đồng nghiệp, khách hàng và đối tác của mình. Một số người trong số họ quá "bận rộn" để nói chuyện điện thoại - họ thà viết một tá tin nhắn thay vì thảo luận bằng lời nói về mọi thứ trong hai phút.

Trong trường hợp này, bạn cần chú ý đến cách giao tiếp của họ (từ, cụm từ, v.v.). Hãy tự hỏi bản thân xem bạn có thực sự muốn tương tác với những người đang né tránh điện thoại và nói chuyện không. Xem xét kỹ hơn những người tìm việc cho một vị trí trống trong công ty của bạn, khách hàng tiềm năng hoặc nhà cung cấp tiềm năng trong tương lai. Nếu ban đầu họ giao tiếp như thể họ đang khai thác quặng trong mỏ, thì khả năng họ thay đổi là bao nhiêu?

Nhớ cuộc sống bên ngoài email

Cô ấy là! Đừng ngại đóng hộp thư của bạn. Thế giới sẽ không sụp đổ. Điều này là hiển nhiên, nhưng đối với nhiều người, nó có thể là một tiết lộ. Ví dụ, tại Klick Health, nhân viên sử dụng e-mail. Theo CEO của nó, email là một công cụ trao quyền kiểm soát bản thân cho người khác.

Bạn nghĩ sao: email có thực sự cai trị mọi người khôngbằng cách áp đặt các nhiệm vụ và trình tự thực hiện chúng?