40 cách để làm việc hiệu quả ở mọi nơi

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Thành thật mà nói, không có bí mật lớn nào về một ngày làm việc hiệu quả và trên thực tế, không có kế hoạch làm việc. Mọi thứ đều đơn giản và rõ ràng một cách đau đớn. Tôi đã quyết định cấu trúc tất cả các sắc thái của làm việc bên ngoài văn phòng và cung cấp cho bạn bản tóm tắt về những điều hữu ích nhất.

Mình đến làm lúc 10h00 chứ không phải 8h00 vì dù sao đến 10h00 cũng không ai làm gì cả, chỉ uống trà thôi. Và tôi không thể uống nhiều trà như vậy.

Không có văn phòng, không có quy định về trang phục. Ví dụ, bạn ngồi trong một quán cà phê, trên bãi biển hoặc trong nhà bếp của căn hộ của chính bạn và … bạn đang làm việc. Đối với những người không thích không gian văn phòng khép kín, đây chỉ là một ơn trời. Và hầu như không có thư ký văn phòng nào từ chối một cơ hội như vậy - thực hiện nhiệm vụ vào thời gian và địa điểm mà anh ta chọn. Tuy nhiên, bạn luôn có thể tìm thấy cả những mặt tích cực trong những tình huống như vậy và những mặt tiêu cực. Sau tất cả, bạn cần có khả năng tự tổ chức hoàn hảo để không khuất phục trước sự cám dỗ của việc “không làm gì cả”. Và đặc biệt nếu tình huống có lợi cho điều này.

Cá nhân tôi dành phần lớn thời gian trên đường và biết trước cảm giác như thế nào khi giải quyết một số vấn đề cùng một lúc, để xây dựng kế hoạch trong ngày sao cho mỗi phút đều đáng giá bằng vàng. Ngoài công việc kinh doanh chính của mình, tôi dành rất nhiều tâm sức cho tài nguyên Revolverlab.com. Và thậm chí ở đây tôi có thể giải quyết các vấn đề kinh doanh quan trọng, cách văn phòng nơi đặt công ty khởi nghiệp của tôi hàng trăm km.

Cách thúc đẩy bản thân làm việc trong văn phòng

Một mặt, một nhân viên văn phòng có thể dễ dàng lên kế hoạch trong ngày của mình, lên kế hoạch rõ ràng và phân bổ công việc cho cả ngày. Mặt khác, có vẻ như có rất nhiều thời gian và ngay cả người thư ký chịu trách nhiệm cao nhất cũng không dễ dàng tổ chức nó một cách chính xác. Và phải làm gì, một người tự hỏi? Nhưng cái gì …

1. Lập kế hoạch làm việc trong ngày

Khi bạn đến làm việc, bạn không cần phải ngay lập tức mở trình duyệt và kiểm tra e-mail. Hãy kiềm chế sự thôi thúc này trong ít nhất một giờ đầu tiên. Theo quy định, đó là vào buổi sáng không có cuộc họp, các vấn đề khẩn cấp và ngay cả các cuộc trò chuyện trong phòng hút thuốc. Và hầu hết mọi người cố gắng thư giãn bằng cách xem qua email hoặc xóa thư rác. Dành 40 phút đầu tiên để lập kế hoạch cho cả ngày của bạn. Nếu bạn không, thì tôi có thể nói chắc chắn 100% - bạn sẽ ngồi trong ba giờ, chỉ lướt qua mail và trả lời thư.

2. Cùng nhau giải quyết các vấn đề tương tự

Ví dụ: bạn có thể chọn thời gian cho các cuộc gọi và thực hiện từng cuộc gọi một. Dành một giờ để kiểm tra email hoặc mạng xã hội của bạn. Sau đó, không trở lại với chúng trong suốt cả ngày.

3. Không đặt đồng hồ của bạn theo giờ mùa đông

Bạn nghĩ tôi đang đùa à? Không đời nào! Tôi dậy sớm hơn những người khác một tiếng và đây là giờ làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Bởi vì tất cả những phiền nhiễu vẫn đang ngủ yên.

4. Không xịt

Điều này cực kỳ khó, nhưng hãy cố gắng chỉ chọn ba nhiệm vụ quan trọng cho một ngày làm việc. Và đặt tất cả nỗ lực của bạn để giải quyết chúng trong thời gian thích hợp. Hãy nhớ nghỉ ngơi ngắn giữa chúng để não của bạn được nghỉ ngơi.

5. Hãy đúng giờ

Nếu bạn quý trọng thời gian của mình, thì đơn giản là bạn phải quý trọng thời gian của những người xung quanh. Bạn không biết đôi khi tôi dành bao nhiêu thời gian cho những người đến sau để kể cho họ nghe điều gì đã xảy ra trong năm phút vắng mặt của họ. Và rồi hóa ra có những người đã đến muộn 10 phút … Đối với nhiều người trong chúng ta, lãng phí thời gian như vậy là một điều xa xỉ không thể chấp nhận được.

6. Tránh những nhiệm vụ khó khăn trong giờ làm việc cuối cùng

Cho phép bản thân thư giãn và chẳng hạn như thu dọn tài liệu trong khi nghe bản nhạc yêu thích của bạn. Giải tỏa căng thẳng đôi khi rất hữu ích.

7. Không bật Internet một cách không cần thiết

Nếu bạn không thể kiểm soát bản thân, hãy sử dụng các ứng dụng đặc biệt sẽ khiến bạn không thể sử dụng mạng. Tìm kiếm các dịch vụ như vậy trên mạng không khó.

8. Biết cách nói "Không!"

Nói không với trầm cảm, mất tập trung, lười biếng, giải trí. Và đặc biệt là với những đồng nghiệp không ngần ngại chuyển trách nhiệm của họ lên vai bạn. Cố gắng không thất hứa, biết rằng bạn sẽ không thể hoàn thành thời hạn. Tốt hơn hết là đừng sa sút công việc kinh doanh còn hơn là khôi phục lại danh tiếng đã bị tổn hại sau này.

9. Giải quyết các vấn đề thách thức trước tiên

Những công việc khó khăn và khó chịu tốt nhất được thực hiện ngay lập tức, không được trì hoãn hoặc hoãn lại. Nếu không, mức độ động lực có thể rất nhanh chóng biến mất. Và vấn đề sẽ vẫn đeo bám bạn với thanh gươm của Damocles.

10. Hãy nghĩ về một đối thủ cạnh tranh

Mong muốn trở nên tốt hơn vốn có trong mỗi chúng ta. Hãy biến điểm yếu này thành lợi thế của bạn. Tìm một đối thủ cạnh tranh trong văn phòng và cố gắng vượt qua anh ta. Mong muốn chứng minh rằng bạn chuyên nghiệp hơn có thể thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả hơn nhiều.

Động lực làm việc tại nhà

Tôi thậm chí còn ghen tị với những người làm việc thoải mái tại nhà của họ một chút: thời gian không lãng phí trên đường, không có đồng nghiệp nào đang cố gắng bằng mọi cách để lôi bạn ra ngoài xả khói hoặc thảo luận về chuyến đi cuối cùng đến Maldives.. Và, có lẽ là thời điểm tuyệt vời nhất - bạn có thể tự lập kế hoạch cho ngày của mình.

Nhưng mặt khác, có một con chó ở nhà cần được dẫn đi hoặc trẻ em cần được quan tâm. Và thường thì công việc ở nhà không được người khác coi là việc gì đó thực sự nghiêm túc. Hộ không ngần ngại làm bạn xao nhãng với những chuyện lặt vặt trong gia đình, bạn bè liên tục gọi điện vào những lúc không tiện, thúc đẩy điều này bằng việc "à, bạn vẫn đang ngồi ở nhà, bạn nên lắng nghe vấn đề tiếp theo của tôi?" Làm thế nào để đối phó với điều này? Làm thế nào để xoay sở để hoàn thành mọi công việc đúng hạn, không phải thức đêm hay làm bù vào cuối tuần?

11. Làm việc sau cánh cửa đóng

Rất khó để duy trì thái độ làm việc nếu TV đang bật hoặc trẻ em liên tục đột nhập văn phòng. Bạn cần có một căn phòng sẽ là văn phòng của mình, và bạn cần nói rõ với các thành viên trong gia đình rằng họ không cần vào nếu không có lời mời.

12. Nghe nhạc bằng tai nghe

Có vẻ như, tại sao lại sử dụng tai nghe? Nếu tôi ngồi ở nhà một mình thì sao? Tôi có thể nói chắc chắn rằng điều này sẽ giúp bạn phân tán bản thân khỏi môi trường và hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ của mình. Tất nhiên, trừ khi bạn là một nhà văn. Vì sau này cần những khoảng lặng hoàn hảo.

13. Quy tắc ăn mặc ở nhà

Ngay cả khi ở nhà, hãy bắt đầu buổi sáng của bạn lúc chín giờ. Ăn mặc như thể bạn đang đến một cuộc họp kinh doanh - điều này giúp bạn có được tâm trạng làm việc. Ngẫu nhiên, phương pháp tự kỷ luật này đã được những người thông báo tin tức sử dụng từ lâu. Ngay cả khi máy quay không bao giờ tập trung vào đôi giày của người thuyết trình, người phát thanh viên vẫn sẽ đi giày công sở chứ không phải dép đi trong nhà. Bởi vì ngay cả cảm ứng nhỏ này cũng điều chỉnh được làn sóng làm việc.

14. Làm những công việc nhỏ trong khi gọi

Chỉ cất sách hoặc đồ chơi của trẻ em khi bạn đang nghe điện thoại. Vì vậy, bạn có thể kiểm soát trật tự trong nhà và giải quyết các công việc kinh doanh đơn giản.

15. Cấm ăn trong văn phòng

Giờ nghỉ trưa không phải là thời gian dành cho bàn làm việc tại văn phòng của bạn. Hơn nữa, không nên ăn ở bàn này. Bạn cần dành thời gian cho việc nghỉ ngơi. Làm việc tại nhà thường đơn điệu. Bạn có thể làm nhiều nhất là đi đến cửa hàng tạp hóa mỗi ngày một lần. Không có máy làm mát, không có chuyến đi đến phòng ăn hoặc phòng hút thuốc và các lợi ích khác của cuộc sống văn phòng. Do đó, hãy dành một chỗ riêng cho bữa trưa. Ít nhất bạn nên phân tâm một chút bằng cách đứng dậy khỏi ghế và rời khỏi văn phòng.

16. Một ngày làm việc tám giờ

Đừng để bị phân tâm bởi những chuyện vặt vãnh. Hãy tưởng tượng bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho cùng một công việc khi ở văn phòng. Và làm điều đó ở nhà vào cùng một thời điểm. Và sau đó sẽ có động lực nghiêm túc để làm mọi thứ nhanh hơn nhiều, để có thể dự trữ vài giờ. Nó không phải là một tiền thưởng?

17. Mỗi Chủ nhật là một ngày nghỉ

Ít nhất một ngày trong tuần, bạn cần ngắt kết nối hoàn toàn với công việc. Trong ngày này, tuyệt đối không nên đến gần máy tính, vì đối với bạn, nó là một công cụ làm việc sẽ nhắc nhở bạn một cách sinh động về trách nhiệm của mình. Và khi đó, bạn phải thừa nhận rằng, công việc dễ dàng hơn nhiều khi biết rằng ngày nghỉ sắp đến.

18. Một số máy tính xách tay cho các nhiệm vụ khác nhau

Nếu có thể, hãy mua một chiếc máy tính xách tay hoặc máy tính thứ hai chỉ dành cho công việc. Bạn thậm chí không thể tưởng tượng được việc tách biệt hai máy tính xách tay để làm việc và giải trí có thể giúp ích như thế nào. Khi một kênh đang bật, suy nghĩ của bạn sẽ hướng đến kênh đang hoạt động, khi kênh kia bật, bạn có thể cho phép mình hoàn toàn thư giãn.

19. Đánh giá cao năng suất của bạn

Ví dụ, tôi tràn đầy năng lượng trong nửa đầu ngày. Vì vậy, tôi cố gắng làm hầu hết công việc trong khoảng thời gian từ 8 giờ đến 15 giờ. Và vào buổi chiều, tôi có thể thư giãn một chút và đi tập yoga hoặc gym. Nhân tiện, ở đó, tôi cố gắng không nghĩ về công việc trong ít nhất vài giờ.

20. Ghi lại những thành công

Liên tục ghi lại tiến trình của bạn đối với mục tiêu của bạn. Đặc biệt nếu khách hàng đã giao một nhiệm vụ vượt qua mọi thứ mà bạn đã làm trước đây về mức độ phức tạp. Ghi nhớ trong tâm trí bạn hoặc bằng văn bản mọi thứ mà bạn đã làm tốt.

Làm thế nào để hoàn thành công việc trên đường

Tôi làm việc với tốc độ điên cuồng và đôi khi tôi có thể đến thăm nhiều thành phố cùng một lúc trong một ngày. Đương nhiên, trên đường, cần phải làm một điều gì đó có ích. Và sau đó trên con đường mà bạn có thể được ghé thăm bởi nhiều suy nghĩ về sự phát triển của bất kỳ dự án nào.

21. Chuyển đổi giấy tờ làm việc sang định dạng điện tử

Từ lâu tôi đã quen với việc lưu giữ mọi thông tin trên máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Tin tôi đi, điều cuối cùng bạn muốn làm trên một chuyến tàu hoặc ô tô là cố gắng phân loại một đống giấy tờ. Mới đầu khó giữ hết dữ liệu trong điện thoại, bạn sẽ quen rất nhanh và đơn giản là không thể làm cách nào khác được.

22. Lập kế hoạch phát triển "các khóa học trong một tháng"

Tôi phải đi du lịch khắp đất nước bằng ô tô quá thường xuyên. Và tôi quyết định rằng lãng phí thời gian trên đài là một điều xa xỉ không thể chấp nhận được. Vì vậy, bây giờ tôi đang tổ chức cho mình một cái gì đó giống như các khóa học phát triển. Ví dụ: tôi có thể nghe sách nói của Viktor Pelevin trong hai tuần và tôi dành hai tuần tiếp theo để đào tạo kinh doanh ở định dạng âm thanh. Tôi có thể tham gia một "khóa học" về nhạc cổ điển. Điều này có thể ảnh hưởng đến công việc như thế nào? Nói chung là không hề, nhưng chắc chắn nó sẽ mang lại cho bạn nhiều thứ hơn một chiếc radio thông thường.

23. Giải quyết các công việc nhỏ trong giao thông vận tải

Các vấn đề nhỏ có thể được giải quyết dễ dàng trên máy bay hoặc tàu hỏa. Ví dụ: tôi có thể dọn dẹp màn hình trên máy tính xách tay của mình hoặc xóa hộp thư đến email của tôi khỏi thư rác.

24. Tìm kiếm Wi-Fi

Hãy tìm Wi-Fi miễn phí, vì các chuyến tàu chắc chắn phải có Wi-Fi. Vì vậy, bạn có thể kết nối với nó bằng điện thoại và thực hiện hầu hết công việc trên máy tính xách tay của mình.

25. Lưu vào bộ đệm e-mail

Tôi đã tìm thấy một điểm cộng lớn cho mình trong bộ nhớ đệm email. Vì trong trường hợp này, tôi có thể làm việc ngay cả trong boongke không có kết nối Internet.

Làm thế nào để làm việc hiệu quả trong quán cà phê hoặc nhà hàng

Có một kỹ thuật giúp tôi làm việc hiệu quả hơn. Tôi lấy máy tính xách tay và đến quán cà phê gần nhất có internet miễn phí. Nó tốt trong văn phòng, nhưng sự đơn điệu làm hỏng sự sáng tạo. Chúng tôi có thể nói rằng đối với tôi quán cà phê và nhà hàng đã trở thành một loại hình thay thế cho một nghiên cứu văn phòng. Tôi khuyên bạn nên thử …

26. Tạo mối liên hệ hữu ích

Thời gian đầu mới phát triển kinh doanh, tôi quyết định làm quen với những người chủ quán cà phê mà mình yêu thích. Chúng tôi thường trở thành bạn tốt của nhau, và kinh nghiệm mà họ chia sẻ với tôi về nhiều mặt hữu ích đối với tôi vào thời điểm đó. Nếu bạn làm việc tại nhà, thì những người quen kinh doanh như vậy chắc chắn sẽ làm việc cho bạn.

27. Giảm thiểu thời gian làm việc của bạn

Để bộ sạc máy tính xách tay của bạn ở nhà. Đây có thể là động lực tốt để hoàn thành công việc trước thời hạn và trước khi công cụ làm việc của bạn ngừng hoạt động.

28. Tạo quy tắc của riêng bạn

Đối với bản thân, tôi đã vạch ra một số quy tắc bất thành văn mà tôi luôn cố gắng tuân thủ. Ví dụ, tôi luôn ngồi quay mặt vào tường, không phải ra đường. Và tôi chọn một nơi trong góc, tránh xa đám đông.

29. Internet không phải lúc nào cũng cần thiết

Nếu tôi cần hoàn thành công việc không yêu cầu sự hiện diện của Internet, thì tôi đang tìm một quán cà phê mà không cần truy cập Wi-Fi. Bởi vì, một lần nữa, tôi rất dễ bị phân tâm bởi mạng xã hội, kiểm tra thư của Revolverlab và tất cả các loại nguồn cấp tin tức.

30. Chọn động cơ khuyến khích phù hợp với bản thân

Giả sử tôi cần hoàn thành công việc sau một giờ. Vì vậy, tôi cố gắng hoàn thành nó sớm hơn 15-20 phút, đồng thời không cho phép mình gọi nhiều hơn một tách cà phê, bất kể tôi đói như thế nào. Tin tôi đi, sự "tự hành hạ bản thân" như vậy có thể là một động lực tốt.

Làm việc trong không gian làm việc chung

Tôi nghĩ mục này sẽ hữu ích cho những người làm nghề tự do, những người phải làm việc tại nhà. Khi bạn làm việc cách xa nơi bạn vừa ngủ một mét, tâm trạng và bầu không khí trong đầu bạn, nói một cách nhẹ nhàng, không khiến bạn phải bận rộn với công việc. Ai đó có thể buộc bản thân thực hiện tất cả các nhiệm vụ công việc một cách hiệu quả, nhưng đối với một người nào đó khoảnh khắc này dường như hoàn toàn hủy hoại.

Tôi có thể khuyên người sau nên tìm một nơi có bầu không khí thuận lợi cho hoạt động năng suất, nơi bạn không cần phải nỗ lực thêm để bằng cách nào đó tạo động lực cho bản thân. Không gian làm việc hợp tác thực hiện rất tốt những nhiệm vụ như vậy. Mặc dù ở đây, có những khoảnh khắc làm sao lãng công việc kinh doanh. Tôi khuyên bạn nên đọc những lời khuyên dưới đây để giữ sự tập trung trong thời gian dài.

31. Bao quanh bạn với những người "phù hợp"

Thực tế là đồng nghiệp có thể vừa là tài sản vừa là nghĩa vụ đối với bạn. Ví dụ, các nhà thiết kế hoàn toàn không cần một công ty gồm những lập trình viên dành cả ngày để viết mã. Và sau này không liên quan gì đến các nghệ sĩ tự do. Luôn cố gắng ở bên những người bạn thích. Tin tôi đi, năng suất sẽ tăng theo cấp số nhân.

32. Hãy thoải mái xin lời khuyên

Nếu công việc bạn đang làm đòi hỏi một số kiến thức đặc biệt, hãy hỏi, biết đâu trong số những đồng nghiệp xung quanh bạn, sẽ có những người có thể cho bạn lời khuyên bổ ích về vấn đề này. Có lẽ bằng cách này, bạn sẽ tìm thấy cho mình một đối tác dự án tốt.

33. Tạo sự im lặng của bạn

Khi có ít nhất hai người đang ngồi trong cùng một phòng, bạn không cần phải dựa vào sự im lặng. Nhưng thay vì bực mình và chửi bới mọi thứ trên đời, hãy cố gắng tạo ra những khoảng lặng cho chính mình. Làm thế nào để làm nó? Ví dụ: mua một cặp tai nghe tốt và bật một bản nhạc lặp lại để điều chỉnh bạn theo làn sóng đang hoạt động. Điều này tốt hơn nhiều so với việc phá vỡ giọng nói của bạn và chứng minh bạn vô tội trong cuộc đấu tranh cho sự im lặng.

34. Đừng lãng phí thời gian của bạn

Không giữ các cửa sổ đang mở mà bạn không cần làm việc: trò chuyện, mạng xã hội, Twitter, v.v. Cố gắng tập trung làm việc trong khoảng thời gian đã định, và sau đó, khi tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành, không chút lương tâm, hãy dành cho mình một giờ để “không làm gì cả”.

35. Tất cả những người xung quanh bạn đều là khách hàng tiềm năng

Hãy tưởng tượng rằng mọi người xung quanh bạn đang đánh giá bạn và cách bạn làm việc. Có lẽ lúc đầu sẽ hơi hoang đường và khác thường, nhưng sau đó bạn sẽ cảm nhận được kết quả.

36. Bảo vệ không gian làm việc của bạn

Thật khó để tập trung khi có một người sau lưng bạn và hơn nữa, không ngần ngại thảo luận về những điều vô nghĩa. Yêu cầu mọi người trò chuyện gần nơi làm việc của họ. Họ không có khả năng tranh luận với bạn.

37. Tất cả các công cụ làm việc phải luôn ở trong tầm tay

Giữ tất cả những thứ bạn cần cho công việc ở nơi dễ thấy. Việc tìm kiếm một cuốn sổ, bút và một chiếc điện thoại bổ sung có thể khiến quy trình làm việc bị xao nhãng.

38. Thể hiện sự bận rộn của bạn

Sử dụng tai nghe trong văn phòng làm việc chung. Đây sẽ là chỉ báo của bạn về việc làm cho những người còn lại.

39. Kết nối mọi người với dự án của bạn

Nhờ những người xung quanh cho bạn lời khuyên bổ ích về dự án của bạn để đổi lấy sự giúp đỡ của họ. Tin tôi đi, việc tìm hiểu ý kiến của một người lạ về trang web, bài viết hoặc sản phẩm của bạn có thể rất hữu ích.

40. Mệt mỏi - tránh xa máy tính

Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi và hiểu rằng không thể không nghỉ ngơi, hãy ngay lập tức đứng dậy khỏi ghế và đi ra ngoài. Bạn nên dành ít nhất nửa giờ bên ngoài nơi làm việc và cách xa màn hình. Hơn nữa, không mở "instagram", "facebook" và "bạn cùng lớp". Tốt hơn bạn nên đọc một cuốn sách hoặc chiêu đãi bản thân một món ăn ngon.

Cuối cùng

Đó là tất cả. Nếu bạn làm theo ít nhất một nửa những gì được viết ở trên, năng suất sẽ không thể không tăng lên vài lần. Cá nhân tôi cố gắng làm mọi thứ chính xác như mô tả, và tôi có thể nói rằng tôi không bị thiếu thời gian hoặc nhàn rỗi quá mức.