5 cách để làm mọi thứ hôm nay để làm được nhiều việc hơn vào ngày mai

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Xác định những nhiệm vụ cấp bách nhất và hoàn thành chúng vào lúc cao điểm của hoạt động của bạn.

1. Suy nghĩ lại thói quen hàng ngày của bạn

Tìm và loại bỏ tất cả những yếu tố đang làm lãng phí thời gian quý báu của bạn. Bắt đầu theo dõi cách bạn sử dụng giờ và phút làm việc của mình. May mắn thay, có những công cụ giúp thu thập số liệu thống kê cá nhân từ các tiện ích của bạn.

Hãy nhớ rằng mỗi khi bạn bị phân tâm, bạn phải mất 23 phút để tập trung lại vào các nhiệm vụ công việc. Đây là một sự lãng phí thời gian rất lớn. Vì vậy, trước khi bắt tay vào kinh doanh, bạn phải hạn chế tối đa mọi sự phân tâm. Xóa màn hình của bạn, thiết lập lịch Không làm phiền, trả lời tất cả các tin nhắn trước khi bắt đầu làm việc trực tiếp.

2. Tìm thời gian cao điểm của bạn

Bạn có biết thời gian nào trong ngày bạn làm việc hiệu quả nhất không? Nếu bạn chưa bao giờ nghĩ về nó, không có gì đáng ngạc nhiên khi bạn không có thời gian cho bất cứ việc gì.

Đối với hầu hết mọi người, năng suất cao nhất trong khoảng từ 8 giờ sáng đến 12 giờ sáng. Ngoài ra, những người dậy sớm hơn N. L. Digdon, A. J. Howell. Sinh viên đại học có sở thích về buổi tối cho biết khả năng tự kiểm soát thấp hơn và hay trì hoãn hơn / Chronobiology International có xu hướng trì hoãn.

Xác định lịch trình của riêng bạn dựa trên thời gian nào trong ngày mà bạn có năng lượng và hoạt động tích cực nhất. Tất cả những nhiệm vụ khó khăn nhất đòi hỏi sự tập trung một trăm phần trăm phải được hoàn thành khi năng lượng của bạn đạt đến đỉnh điểm. Điều này sẽ giúp bạn đạt được nhiều hơn với ít thời gian hơn.

3. Nhận được nhiều nhất cho số tiền của bạn

Hãy coi thời gian không phải là một thứ cho sẵn, mà là một nguồn lực mà bạn đầu tư để tạo ra một sản phẩm. Ước tính giá trị thực của nó và quyết định xem X có đáng để làm hay không nếu bạn mất ít nhất 30 phút.

Tối ưu hóa công việc của bạn sẽ tiết kiệm tài nguyên và năng lượng và cho bạn nhiều thời gian rảnh hơn vào ngày mai. Đây là những gì bạn cần làm cho việc này:

• Kế hoạch. Quyết định những gì cần phải làm ngay hôm nay và những gì có thể chờ đợi. Cố gắng sắp xếp thời gian biểu để bạn làm ít việc hơn mà chỉ tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
• Tự động hóa. Hãy để máy tính, điện thoại thông minh và các dịch vụ web làm mọi thứ cho bạn. Dành nhiều thời gian để dọn dẹp thư của bạn? Thiết lập bộ lọc. Điền nhiều biểu mẫu điện tử giống nhau? Để nó vào một cơ chế chuyên dụng trong trình duyệt hoặc trình quản lý mật khẩu của bạn. Sử dụng các dịch vụ để tự động hóa mọi thứ và mọi thứ như IFTTT. Tất cả điều này sẽ giải phóng rất nhiều thời gian quý giá.
• Ủy quyền. Nếu bạn không thể tự động hóa một nhiệm vụ, nhưng việc thực hiện nó liên quan đến nhiều thời gian hoặc sự bất tiện cho bạn, hãy giao nó cho trợ lý, đồng nghiệp hoặc thậm chí thuê ngoài. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng mà bạn có thể tự làm.
• Sử dụng lịch. Cách tốt nhất để sắp xếp công việc của bạn là lưu tất cả các công việc vào lịch của bạn. Thực tế là nó cung cấp hình ảnh trực quan hơn về thời gian so với danh sách việc cần làm thông thường.

Áp dụng tất cả những điều trên, và nếu bạn có thể tiết kiệm được vài giờ mỗi ngày, thì hãy coi như bạn có thêm một ngày trong tuần.

4. Giới hạn giờ làm việc của bạn

Xem lại thói quen của bạn. Nếu bạn làm việc nhiều hơn tám giờ một ngày, hãy giới hạn bản thân trong sáu giờ và cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian đó.

Công việc lấp đầy thời gian dành cho nó. Ai cũng biết điều này, điều này thể hiện rõ qua câu tục ngữ: “Càng nhiều thời gian, càng nhiều việc phải làm”.

Cyril Northcote Parkinson Nhà sử học quân sự, nhà văn, tác giả của Định luật Parkinson

Bằng cách đặt ra một giới hạn, bạn sẽ buộc phải tập trung hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất. Ưu tiên và hiệu quả hơn với ít thời gian hơn. Đồng thời, hãy giải phóng phần lớn thời gian trong ngày để có thời gian nghỉ ngơi và chuẩn bị tốt hơn cho ngày mai.

5. Từ chối những vấn đề không quan trọng

Hầu hết mọi người đều dành nhiều thời gian cho những việc không quan trọng như những cuộc gọi không ngớt từ đồng nghiệp hay những cuộc họp vô nghĩa. Không có gì hữu ích đang được thực hiện và thời gian không còn nữa.

Nếu bạn nhận được một số lượng lớn công việc được giao mỗi ngày, bạn phải học cách chọn lọc và lọc ra những công việc không cần thiết để chỉ có thể tập trung vào những công việc ưu tiên.

Để có được một kết quả, điều quan trọng không chỉ là chọn những gì để tập trung vào, mà còn phải hiểu những gì cần phải bỏ qua.

Peter Bregman Tư vấn Kinh doanh, Tác giả Sách Phát triển Bản thân và Quản lý Thời gian

Học cách nói không. Nhiều người trong chúng ta không thoải mái khi từ chối người khác vì không muốn làm họ thất vọng. Do đó, hãy sử dụng những hình thức từ chối nhẹ nhàng hơn: ví dụ, bạn có thể nói với người đối thoại rằng bạn không có đủ thời gian để dành hết tâm trí cho những chỉ dẫn của họ, và rất có thể anh ta sẽ hiểu bạn.

Chỉ nói có với những nhiệm vụ quan trọng nhất. Tiết kiệm thời gian của bạn. Hãy coi nó như một danh mục đầu tư của bạn.