Tại sao danh sách nhiệm vụ trong ngày bị lỗi và cách thay thế nó

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Trong thực tế, nó không làm tăng năng suất, nhưng làm giảm nó.

Nó không phản ánh thời gian trôi qua thực tế

Theo một thử nghiệm, People Awful at Estimating Time, chỉ 17% số người ước tính chính xác thời gian đã trôi qua. Hầu hết chúng ta đều cảm thấy khó khăn khi tính toán xem chúng ta sẽ mất bao lâu để làm điều này hoặc điều kia. Điều này cũng ảnh hưởng đến những người thành công như Elon Musk: bao nhiêu lần ông ấy đã ấn định ngày phát hành cho một mẫu Tesla mới và không kịp thời hạn. Khi còn nhỏ, anh trai của anh phải nói với anh rằng xe buýt của trường sẽ đến sớm hơn bây giờ, vì anh biết rằng Elon sẽ đến muộn.

Chúng tôi lạc quan quá mức về thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Sau một tách cà phê vào buổi sáng, có vẻ như chúng ta sẽ nhanh chóng kết thúc mọi chuyện. Nhưng danh sách việc cần làm ngày càng tăng, ba mục biến thành mười và nhiệm vụ chúng tôi muốn hoàn thành trong vài phút kéo dài cả giờ đồng hồ.

Anh ấy không làm cho bạn cảm thấy rằng ngày làm việc đã kết thúc

Cố gắng nhớ lại lần cuối cùng bạn đánh dấu vào tất cả các mục trong danh sách. Thông thường nó được hoãn lại cho đến ngày mai, bổ sung một lần nữa và như vậy ad infinitum. Vì điều này, dường như công việc không bao giờ kết thúc, và bạn không có thời gian cho bất cứ việc gì.

Ngoài ra, có vẻ như mọi thứ đều nên được đưa vào danh sách, bất kể mức độ quan trọng và giá trị. Kết quả là bạn chú ý hơn đến những nhiệm vụ không quá quan trọng về lâu dài.

Nó cho phép bạn tránh những vấn đề quan trọng

Đây là một ví dụ điển hình về danh sách việc cần làm. Giả sử nó được biên soạn bởi một chuyên gia bán hàng.

• Phân tích cú pháp thư.
• Đọc tin nhắn trong Slack.
• Hãy thỏa thuận với Paul cho ngày mai.
• Gặp gỡ với nhóm tiếp thị và đưa ra ý tưởng.
• Đi mua hàng tạp hóa.
• Thực hiện 50 cuộc gọi lạnh.
• Rửa sạch.
• Dọn dẹp nhà cửa.

Không cần một chuyên gia về năng suất để nhận ra rằng điều quan trọng nhất trong danh sách này là 50 cuộc gọi lạnh. Mặc dù thật tuyệt khi ra ngoài và làm những công việc nhỏ khác, chúng sẽ không ảnh hưởng gì cả. Nếu bạn đang kinh doanh bán hàng, điều quan trọng nhất đối với bạn là gọi được 50 khách hàng tiềm năng.

Thật không may, rất nhiều thời gian chúng ta sử dụng danh sách việc cần làm để tránh những việc chúng ta không muốn làm. Và đây là những điều thường trở thành điều đúng đắn phải làm.

Thay thế nó bằng một chiến lược khác

Tận dụng ý tưởng của doanh nhân Aytekin Tank. Ông đề nghị thay thế các danh sách bằng "chiến lược thợ săn".

Thời xa xưa, con người săn bắn để tồn tại. Nếu người thợ săn bắt được con gì thì gia đình anh ta sẽ có cái ăn. Nếu không, họ sẽ phải chết đói. Nó đơn giản. Anh ấy sẽ không có thời gian để kiểm tra thư, đi họp, ít phải lập danh sách việc cần làm. Anh ta thức dậy với một mục đích - để kiếm thức ăn khi đi săn. Đây là công việc kinh doanh chính của anh ấy trong ngày. Tư duy này cũng hữu ích khi lập kế hoạch cho ngày của bạn.

Đừng viết một tá trường hợp. Chọn một việc mà bạn phải làm và điều đó sẽ có tác động lớn nhất đến công việc của bạn. Nếu bạn cảm thấy khó khăn khi quyết định, hãy nhớ nhiệm vụ mà bạn ít muốn làm nhất.

Khi bạn đến nơi làm việc vào buổi sáng, hãy viết một mục tiêu quan trọng trong ngày vào một tờ giấy và dán nó vào một nơi dễ thấy. Ví dụ, trên màn hình máy tính. Nếu bạn nhận thấy rằng bạn đang bị phân tâm hoặc muốn kiểm tra thư của mình, hãy dừng lại. Nhìn vào mục tiêu đã ghi và điều chỉnh "cuộc săn" của bạn. Bạn sẽ có thể hoàn thành nhiệm vụ phụ bằng cách hoàn thành nhiệm vụ chính.

Sử dụng phương pháp này trong vài tuần, viết một mục tiêu ra tờ giấy mỗi ngày. Sau đó phân tích tình hình. Nếu bạn cảm thấy hài lòng hơn với công việc của mình và nhận thấy rằng đóng góp của bạn cho sự nghiệp chung đã tăng lên, hãy tiếp tục “săn lùng”.