Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên khi bạn thường xuyên bị choáng ngợp

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Chúng ta xác định điều chính yếu trong cuộc sống và học cách đặt nó lên hàng đầu.

Khi bạn chìm đắm trong một biển nhiệm vụ và cam kết, ngay cả việc quyết định xem phải làm gì trước cũng có thể rất khó khăn. Trong tình huống như vậy, điều quan trọng là phải chấp nhận rằng nó đơn giản là không thể hoàn thành mọi thứ về mặt vật lý, và làm nổi bật điều quan trọng nhất. Nếu không, căng thẳng và cảm giác tội lỗi sẽ ám ảnh bạn.

Điều gì nên được ưu tiên

Mỗi người sẽ có những nhiệm vụ cụ thể của riêng mình, nhưng có một số lĩnh vực trong cuộc sống mà tất cả chúng ta nên chú ý hơn. Họ là những người giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu dài hạn và làm cho cuộc sống trở nên đáng giá. Tuy nhiên, nhiều người bỏ qua chúng trong nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Cố gắng chuyển chúng lên đầu danh sách việc cần làm của bạn.

1. Sức khỏe

Một lối sống lành mạnh mờ dần đi vào nền tảng thường xuyên hơn. Chúng ta từ bỏ việc đi dạo trong công viên và tập luyện để hoàn thành công việc, hoặc chúng ta chọn đồ ăn nhanh để không mất thời gian nấu nướng.

Kết quả của những quyết định như vậy tích lũy và bắt đầu ảnh hưởng đến tất cả các lĩnh vực của cuộc sống. Thức ăn nhanh không cung cấp đủ năng lượng để hoạt động tốt. Sự căng thẳng và cáu kỉnh xuất phát từ việc không chăm sóc bản thân có thể khiến chúng ta cảm thấy như đang ở bên những người thân yêu của mình. Kết quả là, không chỉ sức khỏe thể chất bị ảnh hưởng, mà cả sức khỏe tinh thần, trạng thái cảm xúc cũng xấu đi. Vì vậy, hãy nhắc nhở bản thân rằng: sức khỏe là nền tảng của mọi thứ.

2. Ngủ

Chuẩn bị cho kỳ thi, viết báo cáo xong, thức khuya xem một loạt bài - chúng tôi chọn bất cứ thứ gì ngoài việc ngủ. Có vẻ như bằng cách giảm nó, chúng tôi sẽ có thêm một vài giờ cho công việc của mình. Nhưng giá rất cao.

Có thể bạn đã từng trải qua những hậu quả của việc thiếu ngủ: mệt mỏi, cáu kỉnh, không thể tập trung và làm việc gì đó hiệu quả. Nhưng các nghiên cứu chỉ ra rằng việc không được nghỉ ngơi liên tục sẽ dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng hơn, từ các bệnh về hệ tim mạch cho đến sự suy thoái của não bộ. Đừng bỏ bê giấc ngủ.

3. Mối quan hệ với những người thân yêu

Trong những khoảnh khắc căng thẳng, chúng ta thường bắt đầu mối quan hệ với những người thân yêu, tin rằng họ sẽ không đi đến đâu và chúng ta sẽ chỉ quay lại giao tiếp khi có nhiều thời gian hơn. Và vì vậy chúng ta bỏ lỡ buổi hòa nhạc của một đứa trẻ vì bận họp công việc, hoặc chúng ta quên chúc mừng sinh nhật một người bạn vì suy nghĩ bận rộn với công việc kinh doanh. Những điều nhỏ nhặt như vậy tích tụ và làm hỏng các mối quan hệ, và rất khó để khôi phục chúng sau này.

Hãy dành thời gian để củng cố tình cảm gia đình và bạn bè để không phải hối tiếc vì những gì mình đã bỏ lỡ. Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn thực hiện việc này:

• Thực hiện bước đầu. Đừng đợi người khác gợi ý điều gì đó. Hãy là người giữ liên lạc và mời gia đình, bạn bè đi đâu đó.
• Hãy xác định cho mình những gì bạn sẽ không bỏ lỡ cho bất cứ điều gì trên thế giới. Tại một thời điểm nào đó, bạn chắc chắn sẽ phải đưa ra lựa chọn có lợi cho công việc hoặc các trách nhiệm khác. Nhưng phải có những tình huống không thể lơ là, chẳng hạn như kỷ niệm ngày cưới hoặc giúp đỡ một người bạn trong lúc khó khăn của mình.
• Giữ liên lạc. Chúng tôi đều bận, nhưng đây không phải là lý do để mất liên lạc. Gọi điện, viết thư, chúc mừng chiến thắng của những người thân yêu, bày tỏ sự cảm thông trong trường hợp thất bại, cảm ơn và liên lạc như vậy.

4. Làm việc năng suất

Làm việc chăm chỉ và hiệu quả không nhất thiết phải giống nhau. Bạn có thể làm việc từ sáng đến tối, nhưng đạt được kết quả tối thiểu. Vì vậy, điều quan trọng là phải hành động không chỉ siêng năng mà còn phải khôn ngoan: làm việc theo chiều sâu, tập trung vào các nhiệm vụ giúp phát triển, bao gồm cả chuyên môn. Tìm kiếm và ưu tiên các cơ hội cho phép bạn học hỏi những điều mới và làm những điều truyền cảm hứng cho bạn.

Loại trừ những gì khỏi các ưu tiên

Để chuyển một thứ gì đó trong danh sách việc cần làm, bạn phải từ bỏ một thứ khác. Dưới đây là một số hoạt động bạn có thể thực hiện để giải phóng thời gian và năng lượng của mình.

1. Phương tiện truyền thông xã hội và sự hấp thụ nội dung

Kiểm tra những gì mới trên Instagram hoặc Twitter không phải là ưu tiên của bạn. Đây là điều mà tác giả Cal Newport của Chủ nghĩa tối giản kỹ thuật số khuyên: "Hãy tập trung vào một số hoạt động trực tuyến được lựa chọn cẩn thận để hỗ trợ các giá trị của bạn và bỏ qua phần còn lại."

Để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này:

• Theo dõi thời gian của bạn đang đi đâu. Có những dịch vụ đặc biệt cho việc này. Khi bạn thấy mình đang lãng phí bao nhiêu, việc chuyển hướng thời gian đó sang việc khác sẽ dễ dàng hơn.
• Làm cho bạn khó tiếp cận hơn. Gỡ bỏ các ứng dụng mạng xã hội để tránh sự nhàm chán khi truy cập.

2. Nhiệm vụ có giá trị thấp

Luôn có những việc mất rất nhiều thời gian nhưng không giúp chúng ta tiến lên:

• kiểm tra thư và trả lời thư;
• đọc các tin nhắn tích lũy trong các cuộc trò chuyện công việc;
• làm các công việc hành chính lặp đi lặp lại;
• thực hiện yêu cầu khẩn cấp của ai đó.

Doanh thu như vậy chỉ làm sao lãng khỏi việc chính. Nhắc nhở bản thân rằng bạn sẽ không đạt được những mục tiêu lớn nếu bạn chỉ làm những việc nhỏ nhặt như vậy suốt.

3. Thái độ tiêu cực

Chúng ta thường chú ý đến những sự kiện khó chịu và thất bại, nghi ngờ bản thân hoặc nổi giận với người khác. Điều này không chỉ làm mất tâm trạng mà còn làm mất thời gian có thể dành cho những thay đổi trong cuộc sống. Sử dụng các chiến lược sau để tránh mắc kẹt trong những suy nghĩ tiêu cực:

• Thu thập một bộ sưu tập các lời khen ngợi. Khi ai đó đã nói điều gì đó tốt, được khen ngợi, cảm ơn, đã khen ngợi bạn, hãy ghi điều đó vào sổ tay hoặc lưu ảnh chụp màn hình. Khi tâm trạng không vui, đọc lại những lời tử tế sẽ giúp bạn cảm thấy dễ chịu hơn.
• Xem đối thoại nội bộ của bạn. Khi bạn nhận thấy những suy nghĩ tiêu cực về bản thân, hãy tưởng tượng bạn đang nói điều gì đó tương tự với một người bạn thân hoặc một đứa trẻ. Rất có thể, bạn sẽ thấy rằng bạn đang quá chỉ trích bản thân.
• Tử tế hơn. Hãy nhớ rằng mọi người có thể đã làm tổn thương bạn vì chính họ đang gặp khó khăn. Nhưng đừng quên đối xử tốt với chính mình. Nếu bạn cảm thấy người đó độc hại, hãy bảo vệ ranh giới của bạn hoặc ngừng giao tiếp.

Đặt điều quan trọng lên hàng đầu

1. Kết hợp tất cả các nhiệm vụ

Chắc chắn bạn có một danh sách các nhiệm vụ công việc và việc cá nhân, và các ý tưởng khác nhau không ngừng quay trong đầu bạn. Thật khó để biết phải bắt đầu với cái gì. Do đó, bước đầu tiên là thu thập tất cả các trường hợp vào một nơi và đánh dấu chúng phải được hoàn thành vào ngày nào. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng giấy hoặc các dịch vụ như Trello và Todoist.

2. Loại bỏ phiền nhiễu

Chặn quyền truy cập vào các trang web tốn thời gian. Bạn có thể làm việc này cả ngày hoặc trong một khoảng thời gian nhất định khi bạn cần làm việc mà không bị phân tâm. Nếu đây không phải là một tùy chọn dành cho bạn, ít nhất hãy tắt các thông báo không cần thiết.

3. Chống lại sự thôi thúc chuyển sang một cái gì đó mới

Sẽ luôn có một ý tưởng hoặc nhiệm vụ mới mà bạn muốn giải quyết. Nhưng bằng cách chuyển đổi từ cái này sang cái khác, bạn sẽ không tiến bộ trong những gì bạn đang làm. Ngay cả khi bạn cảm thấy nhàm chán, hãy thử. Đừng từ bỏ một thói quen này sau một tuần để thử một thói quen khác. Đừng tham gia một dự án mới cho đến khi bạn đã hoàn thành dự án hiện tại.

4. Phân biệt những vấn đề quan trọng và khẩn cấp

Chúng ta có xu hướng ưu tiên các nhiệm vụ có thời hạn, ngay cả khi chúng ít quan trọng hơn đối với chúng ta và đối với bản thân chúng. Nhưng những hoạt động như gọi điện cho bà hoặc đi dạo không phải là ưu tiên, mặc dù chúng chỉ làm cho cuộc sống cân bằng và mang lại những kỷ niệm đáng giá.

Sử dụng Ma trận Eisenhower để ưu tiên các trường hợp. Nó có bốn loại:

• Khẩn cấp và quan trọng: những nhiệm vụ có giá trị đối với bạn - chúng cần được hoàn thành càng sớm càng tốt.
• Không khẩn cấp, nhưng quan trọng: các nhiệm vụ giúp phát triển - chúng cần được nhập vào lịch.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: nhiệm vụ có thể được ủy quyền cho người khác.
• Không khẩn cấp và không quan trọng: nhiệm vụ được bỏ qua.

Cố gắng làm những việc quan trọng càng nhiều càng tốt, và hạn chế tối đa những việc không quan trọng.

5. Quản lý không phải thời gian mà là năng lượng của bạn

Để làm được điều này, bạn cần xác định thời điểm mình làm việc hiệu quả nhất và phân phối các nhiệm vụ dựa trên mức năng lượng của mình. Ví dụ:

• Nếu bạn là người thích dậy sớm, hãy đặt những việc quan trọng cần làm vào buổi sáng khi bạn tràn đầy năng lượng nhất.
• Nếu bạn là một con cú đêm, hãy thực hiện các dự án đòi hỏi sự tập trung vào buổi tối.
• Nếu bạn có con nhỏ, thời gian làm việc hiệu quả của bạn là khi chúng ngủ hoặc có người khác chăm sóc chúng. Sử dụng những khoảng trống này cho các nhiệm vụ ưu tiên của bạn.

6. Lập danh sách các cam kết của bạn

Chúng ta thường tiếp nhận quá nhiều mặc dù sức lực và thời gian của chúng ta có hạn. Do đó, việc xem xét lại các nghĩa vụ của bạn theo định kỳ là rất hữu ích:

• Lập danh sách càng chi tiết càng tốt về những gì bạn đang dành thời gian của mình.
• Chia các hoạt động này thành các danh mục: nghề nghiệp, gia đình, sở thích, v.v.
• Quyết định phần trăm thời gian bạn muốn dành cho mỗi danh mục.
• Giảm bớt số lượng trách nhiệm ít quan trọng hơn để bạn có đủ nguồn lực cho những việc quan trọng nhất.
• Lập danh sách việc cần làm mỗi ngày dựa trên các danh mục chính của bạn.

7. Cố gắng "ăn con ếch" càng sớm càng tốt

Một con ếch có nghĩa là điều khó khăn hoặc khó chịu nhất trong ngày. Ví dụ, làm việc trong một dự án mà bạn mơ ước, chơi thể thao, viết một nghìn từ cho một cuốn sách tương lai. Thông thường, bạn muốn trì hoãn những việc như vậy để làm sau, nhưng tốt hơn là bạn nên làm chúng trước.

Điều này sẽ thúc đẩy bạn tiến lên và làm cho mọi thứ khác dễ dàng hơn trong ngày. Nếu bạn “ăn một con ếch” mỗi ngày, dần dần bạn sẽ đạt được thành quả lớn hơn.

8. Phân phối nhiệm vụ trong các khối

Điều này sẽ giúp bạn xây dựng lịch trình dựa trên các mức độ ưu tiên và không lãng phí thời gian chuyển từ việc này sang việc khác. Đây là cách hoạt động của phương pháp:

• Lập danh sách việc cần làm trong ngày.
• Chia các nhiệm vụ cùng loại thành các khối, ví dụ "Làm việc với thư", "Soạn văn bản", "Cuộc hẹn".
• Tính xem mỗi khối sẽ mất bao lâu.
• Thêm lần lượt các khối vào lịch.
• Chỉ chuyển sang phần tiếp theo khi bạn đã hoàn thành phần trước.
• Di chuyển các khối trong lịch nếu cần.

Cố gắng dành ít nhất một trong các khối mỗi ngày cho các ưu tiên của bạn.

Cũng đọc?

• 7 phương pháp lập kế hoạch hiệu quả giúp bạn đi đúng hướng
• Làm thế nào để hiệu quả hơn: 7 quy tắc chính
• 4 cách sắp xếp danh sách việc cần làm để bạn có thể làm việc thông minh hơn