Cách nhóm các nhiệm vụ một cách chính xác để theo kịp mọi thứ

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Tăng năng suất bằng cách sắp xếp danh sách công việc của bạn.

Từ lâu, mọi người đều biết rằng đa nhiệm không phải là một điều tốt: nó ngăn cản chúng ta tập trung hiệu quả vào một việc.

Vấn đề là chuyển đổi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác mất rất nhiều thời gian - điều này được xác nhận bởi các nghiên cứu về Đa nhiệm: Chi phí chuyển đổi. Mọi người làm việc hiệu quả nhất khi họ đi vào trạng thái trôi chảy: hoàn toàn tập trung vào một hoạt động, không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác.

Thật không may, không phải lúc nào bạn cũng có thể bắt kịp dòng chảy, bởi vì chúng ta liên tục bị ngập trong đống thứ khác nhau đòi hỏi chúng ta phải chú ý. Tuy nhiên, có một mẹo nhỏ cho phép bạn giảm thiểu sự lãng phí thời gian và năng lượng khi chuyển đổi giữa các hoạt động khác nhau. Nó được gọi là công việc theo lô.

Bản chất của kỹ thuật này như sau: bạn kết hợp các tác vụ cùng loại thành cái gọi là gói, rồi thực hiện hàng loạt. Nó đơn giản.

Tại sao nó hữu ích khi nhóm các nhiệm vụ

Dễ nhất là làm mọi thứ theo thứ tự ngẫu nhiên: bạn không phải bận tâm đến việc lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên và những thứ nhàm chán khác. Bạn đã nhớ ra điều gì đó - và bạn đã làm được. Và sau đó chúng tôi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.

Tuy nhiên, cách làm này không hữu ích lắm cho khả năng tập trung của bạn. Theo nghiên cứu The True Cost Of Multi-Tasking, được công bố trên tạp chí Psychology Today, một người mất tới 40% năng suất khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ không liên quan.

Nói cách khác, nếu lần đầu tiên bạn viết báo cáo, sau đó bắt đầu trả lời email, sau đó sắp xếp tài liệu giấy, rồi lại quay lại báo cáo, thì mỗi lần bạn lại lãng phí thời gian tập trung vào một nhiệm vụ mới không giống với nhiệm vụ trước đó. Tom DeMarco, tác giả của Nhân tố con người: Các dự án và nhóm thành công, tuyên bố rằng quá trình “thay đổi thiết bị” này có thể mất đến 15 phút hoặc hơn.

Nhóm nhiệm vụ theo nhóm giúp bạn dễ dàng chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác. Nhiệm vụ của bạn càng giống nhau thì việc thực hiện nhiệm vụ tiếp theo càng dễ dàng sau khi hoàn thành.

Cách sử dụng xử lý hàng loạt

1. Tạo danh sách việc cần làm

Đầu tiên, hãy viết ra những việc bạn định làm trong một danh sách đơn giản, từng dòng một. Bạn có thể làm điều đó trên giấy hoặc sử dụng nhiều ứng dụng quản lý tác vụ. Điều chính là để sửa chữa mọi thứ. Tốt nhất là bạn nên dành thời gian lập kế hoạch mỗi ngày (hoặc ít nhất một lần một tuần).

2. Chia nhiệm vụ thành các loại

Bây giờ danh sách đã sẵn sàng, hãy chia tất cả các mục của nó thành các danh mục. Chúng có thể khác nhau - hãy chọn những gì bạn muốn. Điều chính là nó thuận tiện và trực quan.

Ví dụ: thu thập các nhiệm vụ như "Trả lời email" hoặc "Gọi cho đồng nghiệp" trong phần "Đàm phán" và "Viết một bài báo" và "Chỉnh sửa" trong phần "Văn bản". Tạo các danh mục riêng cho việc nhà, công việc, mua sắm, v.v. Nó sẽ dễ dàng hơn để điều hướng trong một danh sách có thứ tự như vậy.

Một tùy chọn khác là thu thập các nhiệm vụ trong các gói theo nơi mà chúng sẽ được thực hiện. Ví dụ: liên kết tất cả các giao dịch mua với vị trí "Siêu thị" và các nhiệm vụ công việc với vị trí "Văn phòng", v.v. Bằng cách này, nếu bạn thấy mình ở gần một cửa hàng, bạn có thể xem danh sách việc cần làm của mình và xem ngay tất cả các giao dịch mua mà bạn cần.

3. Chặn thời gian

Xử lý hàng loạt nhiệm vụ hoạt động tuyệt vời khi kết hợp với cái gọi là kỹ thuật chặn thời gian. Khi bạn đã chia nhỏ danh sách thành các danh mục, hãy phân bổ thời gian cụ thể trong ngày cho từng danh mục. Và thêm khối tương ứng vào lịch của bạn. Trong một khoảng thời gian, chỉ làm những việc từ một danh mục và bỏ qua các danh mục khác.

Một lựa chọn khác là gắn kỹ thuật Pomodoro phổ biến vào việc phân lô nhiệm vụ. Trong 25 phút, bạn tham gia vào các nhiệm vụ không bị gián đoạn từ một gói. Sau đó nghỉ ngơi trong 5 phút. Sau đó lặp lại chu trình với một nhóm trường hợp khác.

4. Xem xét năng suất cao nhất của bạn

Quyết định khoảng thời gian nào trong ngày mà bạn làm việc hiệu quả nhất. Hầu hết mọi người đều có điều này vào buổi sáng, nhưng cũng có những con cú đêm cảm thấy dễ dàng tập trung hơn trong bóng tối. Tìm thấy năng suất cao nhất của bạn và cố gắng hoàn thành các nhiệm vụ từ các danh mục ưu tiên cao nhất trong đó.

5. Loại bỏ phiền nhiễu

Khi bạn bắt đầu thực hiện nhóm nhiệm vụ tiếp theo, hãy đảm bảo rằng bạn không bị làm phiền bởi một thông báo ngẫu nhiên hoặc một cuộc gọi điện thoại. Bạn có thể dành một khoảng thời gian đặc biệt để kiểm tra điện thoại thông minh của mình. Trong khi bạn đang giải quyết các nhiệm vụ từ một danh mục, đừng nghĩ đến phần còn lại.

Những công việc nào có thể được nhóm lại

Trong thực tế, nói chung, bất kỳ. Scott Young, nhà văn, lập trình viên, doanh nhân và người hâm mộ lớn của xử lý hàng loạt, đưa ra một vài ví dụ:

• E-mail. Tim Ferris, tác giả cuốn sách Cách làm việc 4 giờ một tuần, đôi khi nhận được 300 email một giờ. Và, bất chấp số lượng lớn như vậy, anh ấy chỉ trả lời chúng một lần mỗi ngày, đặc biệt dành thời gian cho việc này.
• Đọc. Đọc một cái gì đó ở giữa gần như vô ích, vì dù sao thì bạn cũng sẽ không nhớ được nhiều. Tốt hơn bạn nên tự xác định thời điểm thuận tiện hơn cho việc tiếp thu thông tin một cách chu đáo và đặt trước thời điểm này để đọc.
• Các cuộc điện thoại. Viết ra tên những người bạn cần gọi và số điện thoại của họ vào một danh sách. Sau đó, gọi tất cả các ứng cử viên trong danh sách cùng một lúc. Thứ nhất, bạn sẽ không bị phân tâm bởi các cuộc trò chuyện qua điện thoại một lần nữa. Thứ hai, bạn sẽ có thể chọn thời gian trong ngày khi mọi người ít bận nhất và có thể nói chuyện với bạn.
• Giải trí và giải trí. Chuyển tất cả các hoạt động giải trí - phim ảnh, trò chơi máy tính, đi dạo - đến cuối ngày. Điều này sẽ thúc đẩy bạn hoàn thành công việc càng sớm càng tốt và bạn sẽ dễ dàng thư giãn hơn khi biết rằng mọi thứ cho ngày hôm nay đã được làm lại.
• Các chuyến đi mua sắm. Trước khi rời khỏi nhà, hãy thu thập tất cả các nhiệm vụ, mua hàng và việc lặt vặt trong một đống và hoàn thành chúng trong một lần. Ví dụ, bạn có thể ghé thăm siêu thị, bưu điện và giặt hấp cùng một lúc. Tiết kiệm không chỉ thời gian mà còn cả xăng.
• Thư từ trong mạng xã hội. Hãy dành một giờ vào buổi tối để trò chuyện trực tuyến. Và thời gian còn lại, hãy tắt thông báo của ứng dụng khách trên mạng xã hội.
• Nấu thức ăn. Rất có thể, bạn liên tục không có đủ thời gian để nấu món gì đó mỗi ngày. May mắn thay, nền văn minh đã cho chúng ta thấy một thiết bị như một lò vi sóng. Dành 1–2 ngày để chuẩn bị thức ăn cho tuần tiếp theo, sau đó hâm nóng lại.
• Sửa chữa. Cuối cùng hãy cùng nhau làm tất cả những công việc nhỏ nhặt xung quanh ngôi nhà đã được canh cánh trong lòng bấy lâu nay. Thay bóng đèn bị cháy, sửa tay nắm cửa và vòi nhỏ giọt.
• Những phản ánh. Bạn có nghĩ mọi lúc, cố gắng lên kế hoạch gì đó, giải quyết một số vấn đề, nhưng không có gì hiệu quả cho bạn? Scott Young khuyên bạn nên làm ngay cả những điều như suy nghĩ để thực hiện vào một thời điểm xác định nghiêm ngặt. Tập thói quen lên kế hoạch 2-3 giờ mỗi tuần bạn sẽ làm gì tiếp theo và mục tiêu bạn muốn đạt được.

Vâng, và đối với vấn đề đó, nhiệm vụ phân phối cũng là một nhiệm vụ. Do đó, hãy dành ra một khoảng thời gian đặc biệt, tốt nhất là vào buổi tối, để phân phối các món đồ trong danh sách của bạn cho ngày mai.