Quản lý thời gian bằng những từ ngữ đơn giản. Mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Hãy nói về mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ. Nhiều người có vấn đề nghiêm trọng với anh ta.

Tất cả chúng ta đều đã thấy những người, dù chỉ trong một phút, không thể ngồi yên. Họ làm việc suốt đời từ sáng đến tối. Họ thậm chí không nghỉ hưu.

Nhưng đây là một nghịch lý - cuộc sống của họ không trở nên tốt hơn!

Xui xẻo?

Không … Họ có một vấn đề khác - ưu tiên. Hay đúng hơn là sự vắng mặt của họ.

Chúng ta sẽ nói về các ưu tiên ngày hôm nay.

Ma trận Eisenhower

Tôi chắc chắn rằng hình vuông này, đang được in lại từ sách này sang sách khác, đã làm bạn mờ mắt:

Dấu hiệu phổ biến. Và vì lý do chính đáng.

Như bạn đã biết, thành công nằm trong góc phần tư thứ hai. Bạn cần thường xuyên đầu tư thời gian cho những vấn đề không cấp bách, nhưng quan trọng.

Những thứ này là gì?

Ví dụ, đọc sách. Không ai bắt bạn phải đọc. Nó không phải là cấp bách. Nhưng chỉ một người biết đọc mới có thể đạt được thành công "với một trò chơi dài."

Một ví dụ khác là chơi thể thao. Ra ngoài để chạy? Điều này sẽ chỉ cộng thêm cho bạn 0,1% máu. Và hiệu quả chỉ có thể được nhìn thấy trong nhiều năm sau đó. Nhưng dù sao thì năm tháng cũng sẽ trôi qua. Bạn sẽ đứng cạnh "couch schwartz", và những thay đổi sẽ rất đáng chú ý.

Tại sao tôi lại là tất cả những thứ này?

Những người thua cuộc (và họ thích đổ lỗi cho sự xui xẻo) hoàn toàn không có khái niệm về "tầm quan trọng". Họ sống trong một ngôi nhà có biển báo "Tình trạng khẩn cấp".

Có khẩn cấp không? Rất quan trọng! Không cháy? Vì vậy, nó sẽ đợi lâu hơn một chút.

Các công việc của góc phần tư có giá trị nhất - thứ hai - không được thực hiện.

Họ không bao giờ có thời gian cho sách. Nhưng họ sẽ là những người đầu tiên bán bàn là.

Làm thế nào sẽ là chính xác?

Làm những việc quan trọng trước.

Đây là lẽ thường, chết tiệt!

Bạn thức dậy vào buổi sáng, dụi mắt và ngay lập tức bắt đầu suy nghĩ về những điều quan trọng. Thực hiện chúng trước tiên và chỉ sau đó - mọi thứ khác.

Làm thế nào để ưu tiên một trường hợp?

Tôi thích hệ thống Kết quả nhanh về mặt này. Đơn giản như một chiếc ủng bằng nỉ. Nó kéo chủ đề từ mục tiêu của bạn trong năm sang mục tiêu trong tuần và sau đó là trong ngày. Và gắn kết tất cả chúng lại với nhau.

Bằng cách làm một việc gì đó trong ngày, bạn nhận ra rằng nó tuy hơi nhỏ nhưng nó đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình trong năm. Nó cũng thúc đẩy tuyệt vời!

Tôi đã viết chi tiết về hệ thống này trong bài báo "Người giúp việc sữa Dunya đã đi đến thành công như thế nào."

Làm thế nào tất cả những điều này có thể được đưa vào thực tế?

Tôi sẽ chỉ cho bạn cách tôi đã làm điều đó.

Nhiệm vụ của tôi chỉ có ba ưu tiên: rất quan trọng (!), Quan trọng (*) và không quan trọng:

Và tôi cũng có một danh mục như vậy là "nhiệm vụ nhanh" - các nhiệm vụ được hoàn thành trong vòng chưa đầy 15 phút. Tôi đánh dấu chúng bằng một dấu hoa thị khác:

Kết quả là, chúng tôi có cái này:

Đây là tab của tôi với những việc quan trọng cần làm. Các nhiệm vụ được sắp xếp ở đó như thế này:

• rất quan trọng và nhanh chóng;
• rất quan trọng;
• quan trọng và nhanh chóng;
• quan trọng.

Và tôi chỉ làm nhiệm vụ từ trên xuống dưới. Chà, điều gì có thể dễ dàng hơn?

Tôi cố gắng dành phần lớn thời gian của mình trong tab này.

Như bạn có thể thấy, tôi không phải là người ủng hộ hệ thống ưu tiên phức tạp (từ 1 đến 100 chẳng hạn). Tôi chắc chắn rằng đối với 99% mọi người, hai hoặc ba mức độ quan trọng của nhiệm vụ là đủ.

Nhân tiện, bạn có thể sắp xếp mọi thứ theo cùng một cách trong một trình tổ chức bằng giấy, mặc dù tôi không khuyên bạn nên làm như vậy.

Tóm lược

Sẽ không đủ nếu chỉ viết ra tất cả các vấn đề của bạn. Việc lập kế hoạch cho chúng là chưa đủ, hãy chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ. Việc giới thiệu chúng vào một hệ thống cứng nhắc và đặt những lời nhắc nhở là chưa đủ.

Hãy chắc chắn kết hợp ƯU TIÊN vào hệ thống quản lý thời gian của bạn! Chỉ có họ mới phân biệt được kẻ thất bại luôn bận rộn với người đạt được mục tiêu của mình.

Viết trong các ý kiến

Bạn có làm những việc quan trọng trước không?