Cân nhắc phong cách làm việc của bạn để hiệu quả hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Mẹo dành cho người đa nhiệm, người hay trì hoãn và những người thích hoàn thành công việc.

Nguyên tắc cơ bản của năng suất

Mỗi người chúng ta đều có những đặc điểm riêng, nhưng có những quy tắc chung phù hợp với tất cả mọi người:

• Thực hiện các bước nhỏ. Đừng mong đợi những thói quen làm việc được hình thành trong nhiều năm sẽ thay đổi trong một vài ngày. Hãy thử một lời khuyên, xem điều gì phù hợp với bạn và điều gì không. Dần dần, bạn sẽ phát triển hệ thống năng suất của riêng mình.
• Báo cáo tiến độ. Ví dụ, sắp xếp với một đồng nghiệp để nói về công việc đã hoàn thành mỗi tuần một lần. Hoặc thông báo cho nhóm về thời hạn của riêng bạn. Đây sẽ là một động lực bổ sung để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
• Hãy tử tế với chính mình. Bạn chỉ là con người. Chấp nhận rằng đôi khi bạn sẽ mắc sai lầm, mất tập trung hoặc cảm thấy tồi tệ. Đừng chăm chăm vào những thất bại này và hãy tiếp tục.

Mẹo dành cho những người đam mê đa nhiệm

Ngừng nghĩ về đa nhiệm là hữu ích

Băng thông của não bị hạn chế. Tại bất kỳ thời điểm nào, chúng ta chỉ có thể ghi nhớ một số suy nghĩ và nhiệm vụ nhất định. Hãy thử nói chuyện với đồng nghiệp trong khi nhập tin nhắn và lướt qua mạng xã hội. Ngay cả khi đối với bạn, bạn dường như đang làm việc rất hiệu quả, rất có thể bạn đang không hoàn thành tốt mọi công việc.

Đa nhiệm đơn giản nằm ngoài khả năng của con người. Khi bạn chuyển từ mạng này sang mạng khác, các mạng lưới thần kinh trong não của bạn phải nhớ lại nơi bạn đã dừng lại và xây dựng lại.

Earl Miller Giáo sư Khoa học Thần kinh tại MIT

Nỗ lực thêm này khiến bạn làm việc chậm hơn và khả năng xảy ra sai sót tăng lên.

Tập trung vào một nhiệm vụ

Không phải lúc nào bạn cũng có thể dành ra một vài giờ cho một công việc và trong thời gian này, hãy tự đảm bảo mình trước mọi sự xao nhãng. Nhưng ngay cả 10-15 phút làm việc tập trung cũng có thể làm được rất nhiều điều.

Bắt đầu với các bước sau:

• Bảo vệ bản thân khỏi sự cám dỗ. Đừng chỉ đăng nhập mạng xã hội khi bạn đang làm việc. Nếu cách này không hiệu quả mà không có sự trợ giúp từ bên ngoài, hãy sử dụng các ứng dụng tạm thời chặn quyền truy cập vào một số trang web nhất định. Ví dụ: SelfControl hoặc Freedom.
• Chỉ làm việc trên một màn hình. Nếu bạn đang sử dụng máy tính, hãy đặt điện thoại và máy tính bảng của bạn ra xa. Tắt màn hình thứ hai nếu bạn không cần màn hình cho tác vụ này.
• Di chuyển. Nếu bạn nhận thấy rằng bạn không thể tập trung (ví dụ, bạn đọc cùng một câu nhiều lần hoặc liên tục chuyển sang những suy nghĩ không liên quan), hãy đứng dậy và đi bộ một chút. Sau đó, bạn sẽ dễ dàng tập trung hơn.
• Chia giờ làm việc thành các khoảng thời gian. Đặt hẹn giờ trong vòng 5-10 phút và tập trung trong thời gian này. Sau đó, hãy cho phép bản thân nghỉ ngơi một chút và quay trở lại công việc một lần nữa.

Đừng tự trách mình vì đã bị phân tâm. Nó đã phát triển ở con người từ rất lâu trước đây, khi sự tồn tại phụ thuộc vào sự chuyển đổi nhanh chóng của sự chú ý. Trong quá trình chuyển dạ, điều này thường gây trở ngại hơn là giúp ích. Nhưng đừng nản lòng. Bạn càng rèn luyện khả năng tập trung, mọi việc sẽ càng trở nên dễ dàng hơn.

Lời khuyên cho người trì hoãn

Báo cáo cho ai đó

Giả sử bạn có một dự án quan trọng trước mắt. Đồng ý với đồng nghiệp hoặc người giám sát rằng bạn sẽ thường xuyên báo cáo tiến độ của mình. Điều quan trọng là người này phải thực hiện vai trò của họ một cách nghiêm túc. Anh ấy nên nản lòng khi bạn chưa đạt được mục tiêu, và vui mừng khi bạn thành công.

Một số người trì hoãn cứng rắn đồng ý được thưởng hoặc bị trừng phạt vì tuân thủ thời hạn. Phụ thuộc vào điều gì thúc đẩy một người cụ thể hơn. Ví dụ, phần thưởng có thể là một bữa trưa miễn phí và hình phạt có thể là một lá thư gửi cho toàn bộ bộ phận thông báo rằng bạn đã bỏ lỡ thời hạn.

Lập danh sách các nhiệm vụ

Được sử dụng hiệu quả, chúng giúp bạn đi đúng hướng.

• Vào cuối ngày, hãy lập danh sách 5 đến 8 việc cần làm cho ngày mai. Khi làm như vậy, hãy thực tế và cân nhắc xem bạn thực sự có thể làm được bao nhiêu.
• Tạo một danh sách việc cần làm cá nhân riêng cho cùng một ngày. Nó không nên bao gồm nhiều hơn hai hoặc ba mục. Đừng lập danh sách kiểm tra cho tuần trước: có quá nhiều thứ như vậy sẽ chỉ làm tăng căng thẳng.
• Lập các nhiệm vụ càng cụ thể càng tốt. Ví dụ, không viết "Kết thúc dự án", tốt hơn là nên chia một mục như vậy thành các mục con nhỏ.

Đừng quên rằng bên cạnh sự trì hoãn thông thường, còn có cái gọi là sự trì hoãn có cấu trúc. Trong thời gian đó, chúng tôi làm những công việc nhỏ để tránh một nhiệm vụ lớn và phức tạp. Lập danh sách cũng có thể là một hình thức của sự trì hoãn này, vì vậy hãy dành không quá 5-10 phút để thực hiện việc này. Bạn không được phép dành nhiều thời gian cho việc lập kế hoạch hơn là thực hiện mọi việc.

Lời khuyên cho người siêu thiếu trách nhiệm

Nghỉ giải lao

Làm việc không nghỉ và dừng 10-12 tiếng mỗi ngày không đảm bảo kết quả nổi bật và không phát huy được tính sáng tạo. Cố gắng nhớ lại bạn đã ở đâu khi lần cuối cùng bạn có một ý tưởng hay. Hầu như không ở bàn làm việc. Rất có thể, điều này đã xảy ra khi bạn đang nằm trong phòng tắm, đi bộ hoặc lái xe đi đâu đó.

Vì vậy, khi bạn đang thực hiện một dự án lớn, đừng cố gắng làm tất cả mọi thứ trong một ngày. Hãy để bộ não của bạn nghỉ ngơi, lý tưởng nhất là một vài giờ. Ngủ là cách tốt nhất để làm điều này. Trong thời gian đó, tiềm thức tiếp tục thực hiện nhiệm vụ, các kết nối mới được hình thành trong não, từ đó dẫn đến những ý tưởng bất ngờ vào buổi sáng.

Nếu bạn nhận thấy rằng sức mạnh tinh thần không còn nữa, hãy dừng lại. Đừng xấu hổ khi nghỉ giải lao hoặc kết thúc ngày sớm để não của bạn được nghỉ ngơi.

Thở sâu

Khi chúng ta ngập đầu trong công việc, phản ứng căng thẳng sẽ xuất hiện, khiến chúng ta thở gấp và thở gấp. Kết quả là, lượng oxy đi vào não ít hơn, khiến chúng ta càng căng thẳng và không thể suy nghĩ rõ ràng. Để đối phó với điều này, hãy quan sát hơi thở của bạn.

Hầu hết mọi người đều thở thẳng đứng, nâng cao và hạ thấp vai và mở rộng lồng ngực. Có một cách khác - thở ngang. Trong trường hợp này, bạn cần thở bằng cơ hoành, để nhiều oxy đi vào cơ thể hơn. Phương pháp này đặc trưng cho trẻ nhỏ. Hãy thử nó khi bạn đang chìm trong các nhiệm vụ một lần nữa. Nhiều oxy sẽ vào não hơn, có nghĩa là bạn sẽ dễ dàng suy nghĩ hơn.

Xem tư thế của bạn

Cố gắng để ý thấy cơ thể căng thẳng và thay đổi tư thế. Ví dụ, một số người căng tay quá mức khi làm việc trên máy tính khi cầm chuột hoặc đánh máy. Và khi họ ngồi vào bàn lâu, họ sẽ nâng vai lên. Nhìn chung, khi bị căng thẳng, tất cả các cơ đều trở nên căng cứng. Theo thời gian, chúng ta đã quen với tư thế căng thẳng và không còn nhận ra nó nữa. Ở tư thế này, chúng tôi còn căng thẳng hơn, không thở sâu được.

Để thư giãn, hãy thực hiện bài tập này:

• Hãy tưởng tượng vương miện của bạn.
• Chạm vào nó (rất có thể bạn sẽ ngạc nhiên vì nó thấp hơn bạn mong đợi).
• Nâng nó lên nhẹ nhàng.
• Duỗi thẳng vai để chúng quay ra ngoài.
• Duỗi thẳng ngực.
• Thở sâu.

Lặp lại bài tập khi bạn cảm thấy rằng bạn đã trở lại tư thế căng thẳng một lần nữa.