Sự khác biệt giữa năng suất và hiệu quả là gì và điều gì quan trọng hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

So sánh các khái niệm này cũng giống như so sánh số lượng với chất lượng. Thông thường chúng không nhất quán với nhau.

Năng suất phản ánh số lượng kết quả

Đo lường năng suất thường đơn giản, đó là lý do tại sao nhiều người tập trung vào nó. Vì vậy, khối lượng kết quả thu được được tính cho hai khoảng thời gian giống nhau. Ví dụ: nếu bạn đọc hai cuốn sách vào tháng 12 và bốn cuốn sách vào tháng 2, thì bạn đã làm việc hiệu quả hơn trong tháng 2.

Các công ty tính toán năng suất bằng cách so sánh hiệu suất của nhân viên, phòng ban và bộ phận. Ví dụ, nếu một văn phòng công ty ở California kiếm được 60.000 đô la trong một tháng và một văn phòng ở Florida kiếm được 50.000 đô la, thì văn phòng trước đó được coi là có năng suất cao hơn.

Khi đánh giá ai đó hoặc điều gì đó, bạn không nên chỉ dựa vào kết quả định lượng. Thông tin này là không đủ.

Năng suất dường như phản ánh bức tranh toàn cảnh về công việc. Ví dụ, khi một nhà lãnh đạo yêu cầu bạn hoàn thành một báo cáo vào cuối ngày, họ cho rằng yêu cầu đó là hợp lý. Mặc dù thực sự không mất nhiều thời gian, nhưng bạn có thể sắp hết thời gian. Sau tất cả, bạn có thể có những trách nhiệm liên tục của riêng mình và những nhiệm vụ cấp bách không lường trước được.

Hiệu quả đo lường chất lượng

Nếu năng suất tập trung vào kết quả, thì hiệu quả tập trung vào chất lượng công việc. Do đó, năng suất có thể được coi là doanh thu bán hàng và hiệu quả là số tiền sẽ vẫn nằm trong tay bạn sau tất cả các khoản khấu trừ.

Hãy quay lại ví dụ trước. Văn phòng ở California của công ty đã tạo ra 60.000 đô la doanh thu, nhưng 20.000 đô la trong số đó phải được chi cho việc tổ chức hội thảo và chi phí đi lại. Tại văn phòng Florida, hội thảo được thực hiện bằng một nền tảng trực tuyến rẻ tiền. Kết quả là doanh thu của họ cao hơn và bản thân họ cũng hiệu quả hơn.

Ngoài ra, hiệu quả có thể được đo lường bằng tỷ lệ giữa chất lượng công việc và thời gian đã bỏ ra. Ví dụ, hai nhân viên tổng đài phải phỏng vấn 100 khách hàng mỗi ngày. Người đầu tiên hoàn thành hạn ngạch bằng cách gọi 150 người và người thứ hai bằng cách gọi 300 người. Mặc dù cả hai đều đạt được kết quả mong muốn, người đầu tiên tỏ ra hiệu quả hơn. Anh ta chỉ thực hiện thêm 50 cuộc gọi, trong khi cuộc gọi thứ hai là 200 cuộc.

Nhưng đừng chỉ tập trung vào hiệu quả. Đừng tự đặt mình cao. Khó khăn và sai lầm là một phần tự nhiên của việc phát triển và đạt được mục tiêu.

Khi chúng ta tập trung vào chất lượng, chúng ta bắt đầu nghi ngờ bản thân, lo lắng và trì hoãn. Nếu bạn cũng đang ở vị trí lãnh đạo, nhóm của bạn sẽ khó tạo ra điều gì đó vì sợ mắc sai lầm.

Vì lý do này, nhiều người gặp khó khăn ở giai đoạn phân tích, cố gắng lường trước tất cả các hậu quả có thể xảy ra. Mặc dù có những ví dụ về những người thành công theo chủ nghĩa hoàn hảo như Steve Jobs, nhưng nghiên cứu khẳng định rằng hầu hết những người thành công trong bất kỳ lĩnh vực nào đều không cầu toàn. Nó cản trở việc đưa ra quyết định và nỗi sợ mắc sai lầm không cho phép bạn tiến lên phía trước.

Chúng ta cần tìm sự cân bằng

Điều này không có nghĩa là cái này quan trọng hơn cái kia. Cả hai chỉ số cần được cải thiện. Đúng, thật tuyệt khi đạt được mục tiêu và giữ lời hứa với bản thân, nhưng điều đáng giá là bạn phải đánh giá chi phí đầu tiên.

Theo dõi lượng thời gian và nguồn lực bạn đã đầu tư để đạt được mục tiêu của mình. Nếu năng suất của bạn cao đến mức có nhiều sai sót trong kết quả công việc khiến bạn phải chú ý thêm, thì quy luật lợi nhuận giảm dần sẽ có hiệu lực. Điều tương tự cũng xảy ra khi bạn chỉ nghĩ về chất lượng và chạy theo chủ nghĩa hoàn hảo. Nỗi sợ thất bại ngăn cản bạn thực hiện ở mức tối ưu của mình.

3 cách để cải thiện kết quả của bạn

1. Hãy quan tâm đến thời gian và nguồn lực

Cố gắng giữ số lượng kết quả hiện tại bằng cách giảm tài nguyên được sử dụng. Để làm được điều này, hãy tiếp cận mục tiêu của bạn một cách có ý thức.

Ví dụ: giả sử bạn kiểm soát ngân sách tiếp thị của một công ty trị giá hàng tỷ đô la. Có lẽ bạn đang nhận được kết quả mong muốn chỉ vì bạn tràn ngập thị trường với các quảng cáo.

Xem xét tất cả các chiến dịch tiếp thị của bạn và đánh giá từng chiến dịch theo ROI. Để cải thiện cả hiệu quả và năng suất, hãy phân bổ lại chi phí. Đầu tư số tiền bạn hiện đang chi vào 10% chiến dịch ở cuối danh sách ROI trong 10% chiến dịch hàng đầu trong danh sách này.

2. Giảm tổn thất

Tìm các lựa chọn thay thế rẻ hơn nhưng đáng tin cậy sẽ giúp bạn đạt được kết quả như hiện tại. Để làm được điều này, sẽ rất hữu ích nếu bạn xem lại các khoản chi tiêu của mình hàng năm. Điều này sẽ giúp bạn nhận thấy những khu vực mà bạn có thể tiết kiệm tiền. Nếu bạn không chắc chắn, hãy xem giá trên thị trường. Phương pháp này có thể được áp dụng cho cả công việc và tài chính cá nhân.

3. Làm nổi bật các mục tiêu chính

Chủ nghĩa hoàn hảo khiến bạn nghĩ rằng bạn cần mọi thứ hoặc không cần gì cả. Nếu bạn không muốn rơi vào cái bẫy này, bạn phải thừa nhận rằng mọi thứ không thể diễn ra chính xác theo cách bạn muốn. Quyết định điều gì quan trọng nhất đối với bạn và sẵn sàng hy sinh những mục tiêu ít quan trọng hơn.

Lấy ví dụ như vận tải hàng hóa. Có rất nhiều sự cạnh tranh trong lĩnh vực này, vì vậy các tài xế liên tục cần phải suy nghĩ về việc giảm chi phí và tăng hiệu quả. Để giảm chi phí, họ không bao giờ lái xe mà không có tải. Có nghĩa là, nếu bạn cần vận chuyển một tải trọng đến một thành phố, thì phải có một tải trọng trên đường trở về từ thành phố đó.

Nếu không có đơn hàng mới tại nơi dỡ hàng với cùng một mức giá, họ đồng ý thanh toán thấp hơn. Bởi vì mục tiêu chính không phải là lái xe rỗng. Tùy chọn này ít tốn kém hơn nhiều so với việc di chuyển đến một thành phố khác mà không có hàng hóa. Suy cho cùng, sự lựa chọn không phải là giữa giá giảm và giá thông thường, mà là giữa giá đã giảm và chuyến đi nhàn rỗi. Do đó, quyết định giảm chi phí vận chuyển làm tăng năng suất.

Nếu bạn phải đưa ra một quyết định khó khăn, hãy dừng lại và suy nghĩ về những gì quan trọng nhất đối với bạn.

Hãy tưởng tượng bạn chỉ có thể đạt được một hoặc hai mục tiêu. Điều gì sẽ là hiệu quả lớn nhất? Sau đó, hãy xem xét những gì cần thay đổi trong năng suất hoặc hiệu quả của bạn để đạt được mục tiêu này.