Cách tìm thời gian cho mọi thứ và làm việc hiệu quả

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Những người thành công đạt được rất nhiều thành tựu bởi vì họ đã học cách sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả và biến nó thành một thói quen. Đã đến lúc bạn phải học. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu cách bạn đang phân bổ thời gian hiện tại, cách tìm kiếm thời gian thừa và cách tận dụng thời gian đó.

Đánh giá cách bạn phân bổ thời gian bây giờ

Chúng ta đang sống trong thời đại mà chúng ta thường xuyên bị phân tâm bởi một điều gì đó. Vì vậy, chúng ta cần phải đặc biệt cẩn thận về cách chúng ta phân bổ thời gian của mình.

Trước tiên, hãy tính xem bạn dành bao nhiêu thời gian mỗi ngày cho một hoạt động cụ thể. Sau đó, nhân số này với bảy - bạn sẽ dành bao nhiêu giờ cho việc này trong một tuần. Tính xem bạn mất bao lâu để làm tất cả những gì bạn làm và cộng lại kết quả. Và sau đó trừ số tiền đó ra khỏi tổng số giờ mỗi tuần (168).

Nó sẽ trông giống như thế này:

1. Internet và TV: _ × 7 = _ (mỗi tuần).
2. Làm hay học: _.
3. Trò chuyện cùng bạn bè: _.
4. Thời gian cho gia đình: _.
5. Các môn thể thao: _.
6. Đọc cho vui: _.
7. Mơ ước: _.
8. Nấu ăn và ăn uống: _.
9. Thời gian du lịch: _.
10. Khác: _.

Toàn bộ: _.

168 - _ (tổng số giờ làm việc mỗi tuần) = _.

Điều này sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng chung về cách bạn sử dụng thời gian của mình. Bạn có thể tìm thấy một vài giờ rảnh rỗi mà bạn không biết.

Bây giờ hãy xác định xem bạn đang lãng phí bao nhiêu thời gian. Hãy trung thực với bản thân: Những hoạt động nào thực sự có lợi cho bạn và điều gì chỉ khiến bạn bận rộn trong ngày? Xem lại danh sách của bạn một cách cẩn thận. Bạn cũng có thể thấy mình dành năm giờ mỗi ngày trên Facebook, YouTube và các chương trình truyền hình.

Tiện ích mở rộng trình duyệt StayFocusd sẽ giúp bạn giải quyết thói quen này. Nó cho phép bạn giới hạn thời gian dành cho một trang web cụ thể, điều này hiện đang chiếm quá nhiều thời gian của bạn.

Cách tìm thêm thời gian

Chọn thời gian thích hợp để ngủ và dậy sớm hơn

Hãy nhớ mức độ thường xuyên xảy ra rằng ngay cả sau 11 giờ ngủ, bạn vẫn cảm thấy buồn ngủ và mệt mỏi. Hoặc ngược lại, chỉ ngủ được ba tiếng, họ đã tràn đầy năng lượng. Nó liên quan đến chu kỳ giấc ngủ của chúng ta. Mỗi chu kỳ kéo dài 90 phút, vì vậy tốt nhất bạn nên ngủ một giấc rưỡi, ba, bốn tiếng rưỡi, sáu tiếng, v.v. Cố gắng tìm thời gian thích hợp nhất để đi ngủ và thức dậy.

Để dậy sớm hơn, hãy thử hai mẹo sau:

• Đi ngủ cùng một lúc.
• Bắt đầu dậy sớm dần dần. Ví dụ: nếu bây giờ bạn thức dậy lúc tám giờ và muốn dậy lúc sáu giờ, hãy hoãn thời gian thức dậy 10 phút (hôm nay 7:50, ngày mai 7:40 và cứ tiếp tục đến 6:00).

Vài tuần đầu, bạn sẽ mệt mỏi hơn, nhưng điều này là hoàn toàn bình thường, vì cơ thể bạn vẫn đang thích nghi với thói quen mới. Để bổ sung năng lượng dự trữ, bạn có thể ngủ 20-30 phút trong ngày.

Mang lại thời gian chết của bạn

Thời gian “chết” trong trường hợp này là thời gian mà chúng ta dành cho những hành động không thể bỏ hoàn toàn. Đó có thể là đi làm và từ nơi làm việc, hoặc mua sắm hàng tạp hóa. Thời gian như vậy cũng có thể được sử dụng một cách hiệu quả. Để làm điều này, hãy nghe sách nói và podcast, đọc hoặc học ngoại ngữ bằng các ứng dụng hoặc.

Tận dụng tối đa thời gian của bạn

1. Đặt mục tiêu cho bản thân

Khi không có mục tiêu cụ thể, chúng ta rất dễ “vô tình” lãng phí thời gian cho những hoạt động không cần thiết. Và khi chúng ta biết mình đang phấn đấu vì điều gì, chúng ta sẽ dễ dàng dành sự quan tâm của mình cho nó và không bị phân tâm.

Đặt cho mình 3-5 mục tiêu chính trong mỗi lĩnh vực của cuộc sống (công việc, sức khỏe, các mối quan hệ, phát triển bản thân, du lịch) cho năm tới. Hãy nói thật cụ thể về mục tiêu của bạn và viết chúng ở thì hiện tại như thể bạn đã đạt được chúng. Ví dụ: "Tôi nói thông thạo tiếng Anh (Ý, Trung Quốc)." Tất cả những gì bạn cần làm là viết ra mục tiêu của mình và bắt đầu hành động.

2. Xác định các hoạt động bổ ích nhất để đạt được mục tiêu của bạn

Bạn có thể áp dụng định luật Pareto nổi tiếng (quy tắc 80/20). Theo quy luật này, 20% nỗ lực của bạn mang lại 80% kết quả. Xác định ba nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ hữu ích nhất trong việc đạt được mục tiêu của bạn và dành nhiều thời gian nhất cho chúng.

3. Phát triển nghi thức buổi sáng của bạn

Nghi thức đúng buổi sáng sẽ giúp bạn bắt đầu ngày mới hiệu quả. Bao gồm các hoạt động trong nghi thức của bạn sẽ giúp bạn tiến tới mục tiêu của mình. Ví dụ, nếu bạn muốn bắt đầu blog của riêng mình, bạn cần viết ít nhất một bài báo mỗi tuần. Vào buổi sáng, hãy dành ra 30-60 phút để viết.

Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích hơn cho một nghi lễ buổi sáng hiệu quả:

• Uống nước. Cơ thể bạn đã không nhận được nước cả đêm, đã đến lúc khôi phục lại sự cân bằng nước.
• Giành một chiến thắng nhỏ - làm điều gì đó bạn có thể tự hào.
• Đi ở cho thể thao. Bất kỳ loại hoạt động thể chất nào cũng phù hợp: yoga, đi bộ, chạy, bơi lội.

4. Tự động hóa, thuê ngoài và loại bỏ các nhiệm vụ không quan trọng

Thông thường đối với chúng tôi dường như chúng tôi phải làm mọi thứ một mình. Tuy nhiên, không phải vậy. Hãy suy nghĩ về những gì bạn sẽ làm ngày hôm nay và tìm những nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Chọn từ chúng những gì có thể được tự động hóa, ủy quyền cho người khác hoặc loại trừ hoàn toàn.

5. Lên lịch một cuộc họp với chính bạn

Nếu bạn thường xuyên phải giao tiếp với một số lượng lớn người tại nơi làm việc, hãy nhớ sắp xếp thời gian để bạn có thể hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ của mình. Trong ngày làm việc, bạn có thể có hai hoặc ba cuộc họp với chính mình.

6. Làm việc không liên tục

"Kỹ thuật cà chua" nổi tiếng, được phát triển vào cuối những năm 1980 như một công cụ quản lý thời gian, là lựa chọn hoàn hảo cho việc này. Cách tiếp cận này yêu cầu bạn chia nhỏ công việc của mình thành các khoảng thời gian 25 phút và sau đó nghỉ năm phút. Điều này không chỉ giúp tăng hiệu suất làm việc mà còn giúp bạn tránh làm việc quá sức.

7. Nghỉ ngơi một chút

Sau khi làm nhiều việc, mức năng lượng của chúng ta thường giảm xuống. Trong tình huống như vậy, hãy cố gắng tìm một góc yên tĩnh trong văn phòng, nơi bạn có thể ngồi nhắm mắt. Không nhất thiết phải ngủ, cái chính là cơ thể được thả lỏng.

8. Luôn lập kế hoạch trước

Nếu bạn có một cuộc họp quan trọng hoặc sự kiện khác trước mắt, hãy nhớ dành thời gian dự phòng cho trường hợp có sự cố xảy ra.

Ví dụ, nếu cuộc hẹn là lúc 3:00 chiều, hãy đến lúc 2:45 chiều. Đề phòng thôi. Ngoài ra, hãy tính toán thời hạn của riêng bạn cho một dự án vài ngày trước thời hạn chính thức.

9. Nếu điều gì đó không diễn ra theo kế hoạch, đừng nản lòng

Ngay cả khi bạn là một bậc thầy về quản lý năng suất và thời gian, thì những sự chậm trễ không lường trước được đang chờ bạn, bởi vì chúng ta thường phụ thuộc vào hoàn cảnh bên ngoài. Nếu bạn đang ngồi xếp hàng hoặc đợi một đồng nghiệp đến muộn, hãy dành thời gian đó để đọc hoặc một podcast thú vị. Và đừng nản lòng.

10. Theo dõi những gì bạn dành thời gian của mình và đo lường kết quả

Theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các hoạt động quan trọng và đo lường kết quả vào cuối tuần. Hãy dành 30 phút để suy nghĩ về những gì hiệu quả và những gì không. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra lý do lãng phí thời gian.

11. Dành thời gian cho việc nhà

Dành một ngày mỗi tuần để dọn dẹp, mua sắm hàng tạp hóa và các công việc gia đình khác để bạn không lãng phí thời gian vào những ngày khác.

12. Nói không với các cuộc họp

Nếu các cuộc họp không có mục đích cụ thể, chúng không có ý nghĩa. Trung bình, có thể có ba đến bốn cuộc họp mỗi ngày, mỗi cuộc kéo dài 30-60 phút. Hỏi mục đích của cuộc họp mà bạn được mời là gì và từ chối nếu nó hoàn toàn không liên quan đến hoạt động của bạn. Tất nhiên, điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được, nhưng nếu thành công, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn.

13. Nói không với email

Không có email cho đến khi bạn hoàn thành nghi thức buổi sáng của mình. Và thường không kiểm tra email của bạn nhiều hơn hai lần một ngày. Nếu ai đó cần bạn, họ sẽ tìm thấy bạn.

14. Nói không với những thứ không phù hợp với mục tiêu của bạn

Cùng với việc theo dõi sự tiến bộ của bạn, điều chính sẽ giúp bạn đi đúng hướng là biết cách từ chối. Hãy nhớ rằng, điều này không có nghĩa là bạn đang nói không với người khác, bạn đang nói có với chính mình.

15. Tự thưởng cho bản thân

Không nhất thiết phải lên lịch cho toàn bộ cuộc sống của bạn theo từng phút. Vào cuối một tuần làm việc hiệu quả, hãy tự thưởng cho mình một ngày trọn vẹn hoặc ít nhất một vài giờ nghỉ ngơi.

16. Phát triển một nghi thức buổi tối

Vào cuối ngày, hãy nhớ những gì quan trọng, tốt đẹp và thú vị đã xảy ra hôm nay. Ví dụ, Benjamin Franklin luôn tự hỏi bản thân, "Hôm nay tôi đã làm được điều gì tốt?"

17. Hãy tạm rời xa công nghệ

Tắt máy tính, điện thoại và tất cả các thiết bị khác một giờ trước khi đi ngủ. Tốt hơn là dành thời gian cho những người thân yêu hoặc đọc sách.

Tổng hợp

Có thể mất nhiều năm để hình thành thói quen quản lý thời gian hợp lý của bạn. Hãy nhớ rằng hoàn toàn không cần thiết để phấn đấu cho lý tưởng. Trong trường hợp này, tính nhất quán quan trọng hơn nhiều. Hãy chọn những phương pháp phù hợp với bạn và thực hiện nó!