GTD là gì và nó hoạt động như thế nào

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Một hướng dẫn nhỏ dành cho những ai đã nghe nói về GTD nhưng chưa biết cách sử dụng kỹ thuật nâng cao năng suất này.

GTD là gì?

GTD (Bắt mọi thứ hoàn thành) là một hệ thống làm việc hiệu quả và là cuốn sách cùng tên của huấn luyện viên kinh doanh David Allen. Mục tiêu chính là có thời gian để làm những gì cần thiết, nhưng hãy dành nhiều thời gian hơn cho những gì mang lại cho bạn niềm vui.

Hoàn thành công việc thường được dịch sang tiếng Nga là "sắp xếp mọi thứ theo thứ tự", mặc dù chính xác hơn là "đưa mọi thứ đến cuối cùng". Đồng ý rằng, điều quan trọng hơn là không nên nhồi nhét các nhiệm vụ vào danh sách mà phải hoàn thành chúng. Để làm được điều này, bạn cần lập danh sách, đặt mức độ ưu tiên và lên lịch trình.

Và tại sao nó lại cần thiết?

Làm việc theo các nguyên tắc của GTD, bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc của mình hơn. Rốt cuộc, ưu điểm chính của kỹ thuật này là thông tin về tất cả các nhiệm vụ của bạn được tập trung ở một nơi để bạn có thể chuyển từ trường hợp này sang trường hợp khác mà không do dự.

Sự khác biệt giữa GTD và danh sách việc cần làm là gì?

Trong danh sách, chúng tôi thường chỉ ghi lại những nhiệm vụ quan trọng nhất và chúng tôi không ghi những nhiệm vụ nhỏ, ít quan trọng hơn. Và vô ích. Chúng cuộn trong đầu bạn, khiến bạn mất tập trung vào công việc và hiệu quả công việc giảm xuống. Một trong những nguyên tắc chính của GTD là nắm bắt tuyệt đối mọi thứ. Vì vậy, bạn có thể dỡ bỏ bộ não của mình và sử dụng tất cả các nguồn lực của nó cho công việc.

Hệ thống này có chính xác phù hợp với tôi không?

GTD phù hợp với những người thuộc các ngành nghề, độ tuổi và địa vị xã hội khác nhau. David Allen, người đã xây dựng các nguyên tắc của hệ thống, đã tiến hành các khóa học cho các phi hành gia ISS, nhạc sĩ nhạc rock và giám đốc điều hành của các công ty lớn.

Như David Allen đã nói trong một cuộc phỏng vấn với Lifehacker, một hệ thống có thể hiệu quả như nhau hoặc vô dụng như nhau đối với cả thanh thiếu niên và CEO của một công ty lớn. Bạn cần có một tư duy nhất định, thích làm công việc hệ thống hóa và lập kế hoạch.

Được rồi, vậy chính xác thì bạn cần làm gì?

Không có quy tắc nghiêm ngặt nào trong hệ thống GTD. Nhưng có những nguyên tắc cơ bản trong công việc:

1. Thu thập thông tin và ghi lại mọi thứ. Ghi lại các nhiệm vụ, ý tưởng, các nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong một sổ tay hoặc ứng dụng. Trong trường hợp này, danh sách phải luôn ở trong tầm tay bạn để bạn không thể nói: "Tôi sẽ bổ sung sau." Ngay cả điều nhỏ nhất và không quan trọng nhất cũng cần phải được viết ra nếu bạn không làm ngay bây giờ.
2. Viết lời giải thích. Không nên có các nhiệm vụ như "Chuẩn bị cho Kỳ nghỉ". Chia nhỏ các trường hợp lớn thành các hành động khả thi cụ thể (nộp các tài liệu như vậy và những tài liệu đó cho trung tâm thị thực, mua khăn tắm và kính râm, tải bản đồ về điện thoại của bạn). Với một danh sách việc cần làm thông thường, chúng ta dành nhiều thời gian cho việc giải mã hơn là hoàn thành. Và vâng, nếu bạn có thể ủy quyền, hãy ủy quyền.
3. Ưu tiên. Đối với mỗi mục trong danh sách, hãy chỉ định ngày và ngày đến hạn cụ thể. Thêm lời nhắc nếu cần thiết. Trên thực tế, điều này đang hoạt động với cả danh sách và lịch. Ở giai đoạn này, bạn nên tự tin rằng bạn chắc chắn sẽ không quên bất cứ điều gì.
4. Cập nhật danh sách của bạn. Danh sách việc cần làm nhanh chóng trở nên lỗi thời: thứ gì đó mất đi tính liên quan, thứ gì đó được chuyển sang tương lai. Hệ thống sẽ hoạt động cho bạn. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn luôn có một danh sách các hành động cụ thể để có thể bắt tay vào công việc mà không bị chậm trễ.
5. Hãy hành động. Khi mọi thứ được sắp xếp, bạn có thể bắt đầu thực hiện các kế hoạch của mình. Chọn một trường hợp từ danh mục bạn cần, xem bạn cần phải thực hiện những hành động cụ thể nào và bắt đầu. Bằng cách này, bạn có thể thực hiện các dự án lớn.

Có phải tất cả những thứ cần được ghi vào một danh sách?

Không, tốt hơn là bạn nên soạn nhiều tệp, nhưng hãy giữ chúng ở một chỗ. Ví dụ: giữ một vài danh sách cho mỗi dự án công việc, danh sách việc cần làm, danh sách việc cần làm, danh sách việc cần làm, danh sách ý tưởng và các dự án có thể thực hiện trong tương lai - bất cứ điều gì bạn có thể tưởng tượng.

Có bất kỳ công cụ đặc biệt nào không?

Từ các ứng dụng và dịch vụ web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, bất kỳ sổ ghi chú hoặc tệp thông thường nào trong Google Documents đều sẽ làm được. Nếu bạn đã quen với việc ghi chú trên giấy, bạn có thể sử dụng nó.

Có người hâm mộ hệ thống tệp. Một thư mục chia sẻ được tạo trên màn hình nền, một số thư mục chuyên đề được tạo trong đó và mỗi thư mục chứa danh sách tương ứng và các tài liệu cần thiết.

Nói chung, hãy chọn những gì thuận tiện cho bạn.

Yêu cầu chính: công cụ phải luôn trong tầm tay bạn để bạn có thể chuyển công việc từ đầu sang giấy hoặc sang ứng dụng. Ví dụ, khi sếp của bạn đến gặp bạn và giao một nhiệm vụ mới, và lúc này bạn đang làm việc khác.

Làm thế nào bạn có thể nhận được nhiều giá trị hơn từ GTD?

Bất kỳ hệ thống năng suất nào sẽ không hoạt động nếu được áp dụng một cách mù quáng. Để tận dụng tối đa nó, hãy tùy chỉnh nó theo ý thích của bạn và sau đó mọi thứ sẽ ổn thỏa.

Và vâng, không có hệ thống nào có thể làm mọi thứ cho bạn, vì vậy đừng quá bận tâm đến việc lập danh sách, đừng quên hành động. GTD là một công cụ giúp bạn thoát khỏi căng thẳng và không quên bất cứ điều gì. Nhưng bạn sử dụng thời gian của mình như thế nào là tùy thuộc vào bạn.

Cần phải cố gắng. Còn gì để đọc về chủ đề này?

Tất nhiên, những cuốn sách của David Allen: chúng giúp cả người mới bắt đầu và người dùng đã có kinh nghiệm cảm nhận triết lý của GTD, áp dụng nó vào công việc và cuộc sống cá nhân, học cách sử dụng nó trong thực tế.

• “Làm thế nào để sắp xếp mọi thứ theo thứ tự. Nghệ thuật của năng suất không căng thẳng”.
• “Làm thế nào để giữ mọi thứ theo thứ tự. Nguyên tắc của một cuộc sống mãn nguyện và không căng thẳng”.
• “Làm thế nào để nhanh chóng đưa mọi thứ vào trật tự. 52 Nguyên tắc của Hiệu quả Không Căng thẳng”.

Và cuối cùng, để trích dẫn một tuyên bố rất chính xác của David Allen:

Tâm trí của bạn là để tạo ra các ý tưởng, không phải để lưu trữ chúng.

Vì vậy, hãy sử dụng GTD, đưa ra những ý tưởng tuyệt vời và đảm bảo biến chúng thành hiện thực.