7 tính năng của một trình tổ chức đã giúp tôi sắp xếp mọi thứ như thế nào

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

MyLifeOrganized (MLO) có thể thay đổi đáng kể chất lượng cuộc sống của bạn và giúp bạn sắp xếp mọi thứ theo thứ tự. Ông đưa ra một phương pháp hiệu quả để quản lý kinh doanh và thời gian.

Tất cả những người đang lập kế hoạch hoặc chỉ chuẩn bị lên kế hoạch cho cuộc sống của họ đều không ngừng tìm kiếm phương pháp quản lý thời gian và kinh doanh hiệu quả nhất. Và việc tìm kiếm này có thể mất nhiều năm. Thật khó để tranh luận với câu nói "Bạn lập kế hoạch cho cuộc đời mình, hoặc nó xảy ra với bạn."

Bạn có biết họ lập kế hoạch trong quân đội như thế nào không? Mỗi tháng một lần, tất cả các sĩ tử ngồi trong lớp phải ghi vào sổ tay những công việc tiêu biểu trong tháng, kế hoạch tháng và kế hoạch từng tuần. Tất cả những thứ này được vẽ bằng bút chì màu và được sự đồng ý của chỉ huy đơn vị. Sau đó, kế hoạch bị lãng quên cho đến tháng sau, và thành thật mà nói, nó chỉ là để trình diễn. Và nếu nó thậm chí còn đơn giản hơn, thì trong FIG không ai cần nó. Tôi đã lên kế hoạch này trong 13 năm …

Sau khi rời quân ngũ, vợ chồng tôi được mời tham gia khóa huấn luyện "Lập kế hoạch chiến lược cho năm tới." Và khám phá lớn nhất là mọi thứ mà tôi đã lên kế hoạch trong năm đều được hoàn thành trong ba tháng. Việc lập kế hoạch, giờ đây "thực sự có thể đạt được", đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của tôi.

Lúc đầu, tất cả chỉ là trên giấy. Với sự phát triển của công nghệ, anh bắt đầu tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho máy tính và sau đó là các thiết bị di động.

Trong cuốn sách “Làm thế nào để mọi thứ vào trật tự” David Allen đã nói rằng không có một phần mềm nào như vậy có thể kiểm soát hoàn toàn mọi quy trình của cuộc sống, kinh doanh,… Có lẽ vào thời điểm viết cuốn sách đó là như vậy. Nhưng không phải bây giờ…

Tôi đã dừng việc tìm kiếm các phương pháp hiệu quả này ngay từ khi tôi làm quen với MyLifeOrganized (MLO). Điều này đã ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng cuộc sống của tôi, và bây giờ tôi chỉ tập trung vào việc hoàn thành các hoạt động đã lên kế hoạch.

MLO khác với các nhà tổ chức khác như thế nào?

Đây là danh sách bảy điểm đầu tiên mà tôi muốn chia sẻ với bạn ngày hôm nay.

1. Hệ thống phân cấp

Sự xuất hiện của cửa sổ trình tổ chức chính không bị giới hạn bởi bất kỳ mẫu hoặc quy tắc nào. Bạn tạo sơ đồ cấu trúc của riêng mình về các mục tiêu, dự án và các nhiệm vụ khác, được hiển thị dưới dạng giản đồ trong một hệ thống phân cấp và được tổ chức trong một cây.

Trong suốt ba năm sử dụng MLO, tôi đã trải qua rất nhiều kế hoạch xây dựng danh sách việc cần làm và cuối cùng đã quyết định được trên một hệ thống phân cấp bánh xe của cuộc đời. "Bánh xe cuộc sống" là một kỹ thuật tâm lý rất mạnh mẽ, phát triển linh hoạt của một người trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, không cho phép một doanh nhân không hạnh phúc trong các mối quan hệ cá nhân, và một người đàn ông tốt trong gia đình và một người cha ở nhà không có tiền. Đó là, sơ đồ của tôi bắt đầu với các hướng cuộc sống (tất nhiên, mọi thứ được sơn bằng các màu khác nhau):

• Công việc;
• kinh doanh;
• Nhà ở;
• gia đình và các mối quan hệ;
• sức khỏe và thể thao;
• sự tươi sáng của cuộc sống;
• phát triển cá nhân, v.v.

Điều này cho phép tôi biết mình đã đặt ra mục tiêu nào cho bản thân, mục tiêu nào cần được thắt chặt hơn và mức độ vũ phu đang ở đâu với tải trọng hàng năm. Và ngay cả như vậy, rất thuận tiện nếu bạn cần tập trung vào bất kỳ lĩnh vực cụ thể nào.

Nhân tiện, trong một hệ thống phân cấp như vậy, nhiệm vụ sẽ không hoạt động trong danh sách Việc cần làm cho đến khi tất cả các nhiệm vụ phụ của nó đã được hoàn thành và vì điều này đặc biệt cảm ơn thuật toán xây dựng danh sách việc cần làm nội bộ được tích hợp trong MyLifeOrganized.

2. Lên lịch tự động cho các công việc của bạn

Tính năng MLO thú vị nhất mà tôi chưa thấy trong bất kỳ trình tổ chức nào là tự động sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn, có tính đến mức độ ưu tiên của nhiệm vụ, được đặt theo ngày bắt đầu, ngày đến hạn, tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ. Trong "Scheme", bạn đặt các thông số nhiệm vụ của mình, và thế là xong! Sau đó, chương trình sẽ biên soạn một danh sách Việc cần làm theo thứ tự cho bạn.

Nếu bạn là người yêu thích sắp xếp công việc thủ công, có một thứ như vậy dành cho bạn …

3. Tính linh hoạt. Hoạt động theo cách bạn muốn: bộ lọc, chế độ xem, tiêu điểm, định dạng tự động

Tính linh hoạt của các cài đặt và chức năng của trình tổ chức này đơn giản là đáng kinh ngạc. So với võ thuật, MLO là một "hình bát giác không có luật lệ", nơi mọi thứ đều được phép theo đúng nghĩa đen. Điều chính là tất cả những điều này là hiệu quả và dẫn đến kết quả mong muốn!

Bất kỳ loại lập kế hoạch nào (GTD, Covey, "Tự động lấy nét" và các loại khác)! Quản lý các vấn đề thời sự! Thành tích của các mục tiêu!

Bạn có thể:

• Tạo các loại nhiệm vụ và danh sách của riêng bạn mà chỉ trí tưởng tượng của bạn mới có thể vẽ ra trong đầu.
• Tô màu hệ thống của bạn bằng cách sử dụng định dạng tự động (biểu tượng, màu sắc, tô màu theo các quy tắc bạn chỉ định).
• Với sự giúp đỡ của sự tập trung, tập trung vào một phương hướng, mục tiêu, dự án cụ thể.
• Sử dụng bộ lọc, tùy chỉnh danh sách các tác vụ đang hoạt động cho bất kỳ điều kiện cần thiết nào (bối cảnh, thời hạn, thời gian thực hiện, nỗ lực cần thiết, tuân thủ bất kỳ thông số nào khác).
• Bất cứ điều gì bạn có thể làm với các chức năng của chương trình này. Nhưng điều chính là tất cả những thứ này chỉ có thể được sử dụng khi cần thiết. Cần một danh sách việc cần làm đơn giản - xin vui lòng. Chương trình không bị quá tải với các cài đặt không cần thiết vào lúc này.

Tôi là một hình ảnh mạnh mẽ! Vì vậy, đối với tôi mọi thứ liên quan đến “cái thấy” đều rất quan trọng đối với nhận thức. Và đây thậm chí không phải về vẻ đẹp của hệ thống của bạn, mà là về thực tế rằng tất cả những điều này rõ ràng giúp tôi làm việc hiệu quả hơn.

Trong MLO, tất cả những điều này đều có sẵn thông qua các chức năng tự động định dạng. Và quan trọng nhất, không có quy tắc cứng và nhanh, chỉ có những tưởng tượng của tôi:

• Tất cả các nhiệm vụ quan trọng được đánh dấu màu đỏ và in đậm.
• Với sự trợ giúp của cờ, tôi ủy quyền các nhiệm vụ và hoàn toàn kiểm soát chúng (đặt nhiệm vụ, giữ nó trong tầm kiểm soát, chờ hoàn thành), cũng như thực hiện và kiểm soát các nhiệm vụ được cấp quản lý giao cho tôi (chúng được tôi mong đợi hoàn thành.).
• Đối với tôi, các thư mục của các phần khác nhau có màu khác nhau và bạn có thể xem liệu có nhiệm vụ nào trong thư mục này hay không. Nó rất thuận tiện và tiết kiệm thời gian làm việc với các tác vụ và thư mục.
• Tôi đã chỉ định các biểu tượng của mình cho các nhóm tác vụ nhất định (cuộc gọi, in), v.v.

Như người ta nói, tốt hơn là nên xem một lần còn hơn nghe cả trăm lần, vì vậy đây là màn hình sơ đồ làm việc cá nhân của tôi trong tất cả sự vinh quang của nó:

4. Sự phụ thuộc

Có những nhiệm vụ không thể được thực hiện cho đến khi một số nhiệm vụ khác đã được hoàn thành:

• Chúng ta không thể treo một bức tranh cho đến khi chúng ta mua một chiếc đinh vít có chốt và cho đến khi chúng ta mượn một chiếc máy làm nước hoa từ một người hàng xóm.
• Chúng ta không thể nấu cháo cho đến khi chúng ta đã mua ngũ cốc và các nguyên liệu khác.

Và còn rất nhiều ví dụ tương tự. MyLifeOrganized tính đến tất cả những phụ thuộc này, tổ chức và hiển thị rõ ràng.

Hơn nữa, bạn không chỉ có thể định cấu hình sự phụ thuộc của một tác vụ này vào tác vụ khác mà còn chỉ định khoảng thời gian mà sau đó tác vụ tiếp theo sẽ hoạt động.

5. Tổng quan

Có những nhiệm vụ và ý tưởng không thể hoàn thành vào lúc này. Những vấn đề này trong GTD được phân loại là Một ngày nào đó / Có thể và được khuyến nghị xem xét trong đánh giá hàng tuần để bạn không bỏ lỡ một ý tưởng quan trọng vào đúng thời điểm.

Đối với các nhiệm vụ như vậy trong MyLifeOrganized có một chế độ xem "Tổng quan" riêng biệt, nơi bạn có thể đặt tần suất mà bạn muốn xem chúng (làm mới trong bộ nhớ để đưa ra quyết định hành động hoặc trì hoãn thêm).

Đồng ý rằng, không phải tất cả các ý tưởng, ước mơ và nhiệm vụ cho tương lai đều yêu cầu một lời nhắc nhở bản thân hàng tuần.

• Một ngày nào đó tôi muốn mua gì, tôi thiết lập trong chương trình xem mỗi tháng một lần trước lương.
• Những nơi tôi muốn tham quan / nghỉ dưỡng / du lịch, tôi thiết lập để xem hàng năm hoặc nửa năm một lần.

6. Phân tích cú pháp

Để thuận tiện cho việc nhập nhanh các công việc cùng một lúc với các thuộc tính nhất định, chương trình có phân tích cú pháp đầu vào văn bản.

Nó là gì?

Chỉ cần viết khi nhập nhiệm vụ "Chạy nhiệm vụ ngày mai lúc 10h00, nhắc nhở-lúc 5 giờ @ Công việc" và nhấn Alt + Enter, và chương trình sẽ tự giao nhiệm vụ "Thực hiện nhiệm vụ" ngày bắt đầu và đến hạn. ngày, đặt lời nhắc, ấn định mức độ quan trọng cao nhất và bối cảnh cần thiết.

Và đây chỉ là một ví dụ, và có rất nhiều lựa chọn như vậy trong MLO.

Dưới đây là các ví dụ từ sổ tay tham khảo MyLifeOrganized về đầu vào chính xác có thể được chuyển đổi thành một số và thời gian nhất định:

• 15h ngày mai;
• trong 5 ngày;
• Friday (thứ 6 trong tương lai gần nhất);
• Thứ Ba 11:20;
• 26 tháng 1;
• sau 3 tuần 14:00;
• sau 30 phút;
• 2 tháng sau;
• hôm nay sau 1 giờ 25 phút;
• trong một năm.

7. Nhắc nhở tại chỗ

Lời nhắc trên thiết bị Android và iOS có thể không chỉ giới hạn về thời gian mà còn theo vị trí cụ thể.

Hãy nhớ ví dụ của David Allen về pin đèn pin? Họ nói rằng thật tốt khi hệ thống nhắc nhở về pin đã chết trong cửa hàng và không phải ở nhà khi bạn cần đèn pin.

Vì vậy, MyLifeOrganized sẽ nhắc bạn chính xác trong cửa hàng.

Đầu ra

Người tổ chức này có thể được so sánh như một thư ký riêng luôn ở bên bạn, khắc phục hoàn toàn mọi vấn đề trong cuộc sống của bạn và nhắc nhở bạn mọi việc đúng giờ.

Trong bài viết này, tôi chỉ tập trung vào bảy điểm quan trọng nhất của nhà tổ chức này đối với tôi. Tôi chắc chắn rằng, khi đã nắm vững chức năng của chương trình này, bạn sẽ làm việc hiệu quả và hiệu quả nhất có thể và sẽ không bao giờ quên bất cứ điều gì.

Nếu đột nhiên bạn không thể giải quyết bất kỳ câu hỏi lập kế hoạch nào với người tổ chức đã sử dụng của mình hoặc bạn có bất kỳ yêu cầu cá nhân nào đối với người lập kế hoạch của mình, hãy viết về điều đó trong phần nhận xét của bài viết này.

Tôi sẽ chứng minh cho bạn thấy rằng không gì là không thể theo hướng này!

Chúc may mắn và kết quả tối đa.

mylife đã tổ chức