MyLifeOrganized - Bộ tổ chức GTD mạnh mẽ và linh hoạt

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-15 16:51

Tôi đã phải chuyển từ Windows sang Mac không phải theo ý mình và không phải là không có sự phản kháng. Nhưng theo thời gian, các sản phẩm của Apple đã trở nên phù hợp với sở thích của tôi đến nỗi tôi nhớ đến Windows giống như cách một người lái chiếc Mercedes nhớ lại chiếc Lada đầu tiên của mình: với sự ấm áp và sợ hãi. Nhưng vẫn có một ứng dụng không gì có thể thay thế được. Đây là một công cụ tổ chức máy tính MyLifeOrganized.

Sau khi chuyển đổi hoàn toàn sang OS X, tôi dần dần tìm thấy các bản tương tự của tất cả các chương trình tôi cần và thậm chí còn nhiều hơn những gì tôi mong đợi. Riêng với MLO, tôi đã tìm kiếm người thay thế trong một thời gian rất dài, cho đến khi tôi ổn định được OmniFocus nổi tiếng. OmniFocus 2 thậm chí còn đẹp hơn và thậm chí bằng tiếng Nga, nhưng mối quan hệ của chúng tôi đã không diễn ra.

Những khó khăn chính mà tôi gặp phải với OmniFocus 2 là định hướng: cấu trúc của các thư mục và dự án hiện có, nhưng về mặt trực quan, mọi thứ trông đồng nhất đến mức đưa ra quyết định vô cùng khó khăn.

Không có nhược điểm này đã "xuất sắc", và các chức năng tự động định dạng mạnh mẽ cho phép bạn tùy chỉnh giao diện của danh sách thư mục, dự án và tác vụ ngay khi bạn muốn. MLO không có đối thủ về khả năng lọc và đánh dấu trang với các bộ lọc. Vì vậy, khi tôi nhận được CrossOver miễn phí, thứ mà tôi sẽ không bao giờ mua mà không có gì, tôi ngay lập tức nhớ đến MLO, cài đặt nó và đến tối thì ngừng sử dụng OmniFocus.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về phiên bản MyLifeOrganized dành cho máy tính để bàn trong bài đánh giá "". Và trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến các phiên bản dành cho iOS.

Ngoại hình

Tôi biết rằng tất cả các điểm đánh dấu đều khác nhau về màu sắc và mùi vị, nhưng trong trường hợp này, đối với tôi, có vẻ như giao diện của MLO cho iOS không thể không làm hài lòng.

Bạn có thể thay đổi giao diện bằng cách vuốt. Ví dụ: trên iPhone, vuốt từ phải sang trái trên một nhiệm vụ sẽ hiển thị dữ liệu của tác vụ này (ngữ cảnh, thuộc về dự án, ngày bắt đầu, khả năng hiển thị trong danh sách Việc cần làm, v.v.) và từ trái sang phải - khu vực kiểm soát.

Trong phiên bản iPad (MLO HD), chúng tôi sử dụng thao tác vuốt để thêm hoặc ẩn các thanh bên, xuống chỉ một danh sách.

Thuộc tính nhiệm vụ

Khi đến thời điểm để gán thuộc tính cho một nhiệm vụ, tùy theo nhu cầu của mình, chúng ta có thể sử dụng MLO như một "thủ thuật" đơn giản hoặc cảm nhận toàn bộ sức mạnh của GTD. Trong trường hợp thứ hai, MyLifeOrganized cho phép chúng ta chỉ định bất kỳ thuộc tính nào mà chúng ta có thể nghĩ đến.

Bối cảnh có thể chứa định vị địa lý và đưa ra lời nhắc không chỉ khi đến nơi mà còn sau khi bạn đã rời khỏi một nơi. Bán kính kích hoạt lời nhắc cũng có thể cấu hình (từ 0 m đến 100 km).
Bắt đầu và ngày tháng … Chúng tôi chỉ ra thời điểm bắt đầu để nhiệm vụ không gây trở ngại cho chúng tôi trong danh sách Việc cần làm cho đến một thời điểm nhất định và thời hạn, nếu theo quy tắc GTD, sau thời hạn đó, nhiệm vụ sẽ trở nên vô nghĩa. Tôi đã đi chệch khỏi quy tắc này một chút và đặt xuống thời hạn, vì tôi sử dụng iCal cho các cuộc họp và sự kiện gắn liền với một ngày. Và điều này là hợp lý, vì MLO được đồng bộ hóa với lịch (xem bên dưới).
Lời nhắc nhở … Để không quên nhiệm vụ vào đúng thời điểm và không làm tắc nghẽn danh sách với thời hạn.
Tầm quan trọng và cấp bách … Khả năng sử dụng bốn góc phần tư thời gian. Nó cũng ảnh hưởng đến việc sắp xếp, các nguyên tắc cũng có thể tùy chỉnh.
Mục tiêu … Năm, tháng, tuần. Giúp lập kế hoạch và đạt được các mục tiêu cuộc sống hoặc thực hiện hệ thống 12 tuần một năm.
Loại tác vụ (thư mục, dự án) … Bất kỳ nhiệm vụ nào cũng có thể được tạo thành một thư mục hoặc một dự án. Lưu ý: các nhiệm vụ có thể có các nhiệm vụ con với bất kỳ mức lồng nào và thứ tự thực hiện các nhiệm vụ con mà không cần gán thuộc tính thư mục hoặc dự án cho chúng.
Ẩn chi nhánh trong Việc cần làm … Bất kỳ nhánh nào (thư mục, dự án, nhiệm vụ có nhiệm vụ phụ) đều có thể bị ẩn để hiển thị trong danh sách Việc cần làm, nhưng bất kỳ danh sách nào như vậy do người dùng tạo đều có thể được đặt để hiển thị nhiệm vụ ẩn. Tại sao lại trốn? Đây là một tính năng hữu ích cho các thư mục Có thể / Một ngày nào đó, thư mục thông tin hoặc cấu trúc lập kế hoạch cuộc sống.
Ghi chú … Không cần giới thiệu. Người ta chỉ phải nói rằng khi chúng ta tạo một nhiệm vụ bằng cách gửi một bức thư đến một địa chỉ đặc biệt, chủ đề của bức thư sẽ trở thành tên của nhiệm vụ và nội dung trở thành một ghi chú.
Lặp lại … Lặp lại nhiệm vụ sau một khoảng thời gian nhất định nhưng có cài đặt bổ sung: đặt lại nhiệm vụ phụ thành nhiệm vụ đã hoàn thành khi lặp lại nhiệm vụ và tự động lặp lại một nhiệm vụ khi hoàn thành nhiệm vụ phụ của nó.
Một nỗ lực … Điều quan trọng là khi bạn cần hiểu đại khái phần trăm dự án đã hoàn thành. Nhưng các nhiệm vụ khác nhau di chuyển dự án đến mục tiêu ở những "khoảng cách" khác nhau. Đây là nơi mà thuộc tính nhiệm vụ này có ích.
Nó cần có thời gian … Khi bạn có 15 phút rảnh rỗi, bộ lọc theo thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ sẽ rất đơn giản và nhanh chóng giúp bạn đưa ra quyết định.
Tổng quat … Ứng dụng MyLifeOrganized có một tab "Tổng quan" đặc biệt, nơi có thể tìm thấy các nhiệm vụ nếu chúng được chỉ định một tần suất nhất định trong thuộc tính này.
Sự phụ thuộc … Không phải tất cả các nhiệm vụ dự án luôn đi theo một trình tự nghiêm ngặt. Bạn có thể tạo một nhiệm vụ khối với các nhiệm vụ con tuần tự và MyLifeOrganized cho phép nó. Chà, nếu các nhiệm vụ phụ thuộc nằm trong các dự án khác nhau thì sao? Đây là những gì thuộc tính "Phụ thuộc" dành cho. Ngoài ra, chúng ta có thể thêm một số nhiệm vụ với một điều kiện logic: để bắt đầu một nhiệm vụ phụ thuộc, bạn phải hoàn thành tất cả hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào.

Như bạn có thể thấy, khả năng tùy biến là rất lớn. Nhưng bây giờ là lúc để tìm ra cách để tìm ra tất cả.

Chế độ xem và bộ lọc

Tất cả những người thực hành hệ thống GTD và sử dụng máy tính tổ chức đều biết rằng điều chính cần thiết từ phần mềm đó là khả năng cung cấp cho người dùng một danh sách các nhiệm vụ trong những điều kiện nhất định. Tốt nhất, mọi thứ nên đơn giản và nhanh chóng.

Theo mặc định, MyLifeOrganized cung cấp nhiều chế độ xem tạo sẵn cho các thuộc tính nhiệm vụ khác nhau. Nhưng người dùng có thể tự do tạo các loại mới hoặc thậm chí các nhóm của chúng và tùy chỉnh từng loại theo ý muốn, theo bất kỳ thuộc tính nào của các tác vụ được mô tả ở trên. Để làm điều này, bạn cần nhấn vào "Ed." ở góc dưới bên trái, rồi đến “Ext. quan điểm":

Sau đó, bạn cần chọn nhóm mà chế độ xem sẽ thuộc về, tên của chế độ xem và các điều kiện để lọc. Đối với một loại, bạn có thể tạo cả một điều kiện riêng biệt và một nhóm biểu thị mối quan hệ logic giữa chúng (và, hoặc), cũng như với một tham số, cho dù tất cả các điều kiện phải được đáp ứng hay một là đủ.

Ví dụ, bạn thường gặp tình huống có 15 phút rảnh rỗi giữa các cuộc họp tại nơi làm việc, nhưng bạn không muốn chiếm chúng bằng những công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực. Sau đó, bạn tạo một bộ lọc, theo đó các tác vụ từ thư mục Công việc rơi vào chế độ xem "15 phút" với thời lượng không quá 15 phút và với nỗ lực tối thiểu.

Đây là danh sách chưa đầy đủ các thuộc tính nhiệm vụ, theo đó bạn có thể soạn loại bạn cần:

ActiveAction là một hành động đang hoạt động.
Complete - hoàn thành (hoàn thành).
Thời gian hoàn thành Ngày và giờ hoàn thành.
Contexts - Bối cảnh.
ContextsText - văn bản của ngữ cảnh.
CreatedDateTime - Ngày và giờ được tạo.
DependencyCounter - số lượng phụ thuộc.
Ngày đến hạn Ngày và giờ của ngày đến hạn dự kiến.
Nỗ lực là nỗ lực.
Flag là một lá cờ.
FolderName là tên của thư mục.
Mục tiêu là mục tiêu.
HasIckompleteSubtasks - với các nhiệm vụ con chưa hoàn thành.
HasSubtasks - với các nhiệm vụ con.
HideInToDo - Ẩn trong Việc cần làm.
Tầm quan trọng là tầm quan trọng.
IsFolder là một thư mục.
IsProject là một dự án.

ModifiedDateTime - ngày và giờ sửa đổi.
Notes - ghi chú.
ParentName - tên của cha mẹ.
ProjectCompletionPercent Phần trăm dự án đã hoàn thành.
ProjectName là tên của dự án.
Reminder - một lời nhắc nhở.
Có gắn dấu sao là người được chọn.
StarToggleDateTime - chuyển sang mục yêu thích.
StartDateTime - ngày và giờ bắt đầu.
TimeRequiredMax - Thời gian tối đa cần thiết.
TimeRequiredMin - thời gian tối thiểu cần thiết.
TopLevelFolderName Tên của thư mục cấp cao nhất.
TopLevelParentName Tên của cha cấp cao nhất.
TopLevelProjectName Tên của dự án cấp cao nhất.
Tính khẩn cấp - khẩn cấp.

Như bạn có thể thấy từ ngay cả một danh sách không đầy đủ, bạn không thể đưa ra cách lọc mà ứng dụng MyLifeOrganized không thể làm chủ được.

Chế độ xem lịch

Tuy nhiên, ngoài chế độ xem và bộ lọc, còn có chế độ xem lịch để lập kế hoạch và đưa ra quyết định, điều này sẽ giúp bạn hiểu khối lượng công việc hàng ngày, xem các cuộc họp và thời hạn cần thiết.

Màn hình của chế độ xem lịch cũng có thể tùy chỉnh.

Ví dụ: tôi đã điều chỉnh chế độ xem lịch để nó hiển thị dữ liệu từ lịch "Phải" (cuộc họp với mọi người và mọi thứ mất ý nghĩa sau thời hạn) và "Đầu tư" (theo cách nhìn mới về cân bằng cuộc sống).

Kế hoạch cho tương lai

Các nhà phát triển của ứng dụng tuyệt vời này sẽ không bình tĩnh và không ngừng làm việc để cải thiện và củng cố sản phẩm của họ. Trong tương lai gần, nó được lên kế hoạch để kết hợp các ứng dụng cho điện thoại thông minh và máy tính bảng thành một. Nó cũng sẽ bao gồm một ứng dụng Apple Watch. Phiên bản thứ năm dành cho Windows đang được phát triển và quá trình bắt đầu phát triển một ứng dụng cho Mac đang trên đà phát triển.

Hiện tại, với tư cách là một trong những Người kiểm tra danh dự, tôi đang thử các tính năng mới của bản cập nhật iPhone sắp tới:

Bộ đếm … Một tính năng có thể cấu hình rất tiện dụng cho phép bạn xem có bao nhiêu tác vụ còn lại cho mỗi chế độ xem. Trạng thái của nhiệm vụ có sẵn: tất cả, chưa hoàn thành, đã hoàn thành, đã bắt đầu, quá hạn (số bộ đếm có màu khác, tùy thuộc vào trạng thái của nhiệm vụ). Đối với mỗi loại, hai trạng thái tác vụ có thể được hiển thị đồng thời trong bất kỳ sự kết hợp nào, có tính đến các trạng thái gốc lồng nhau hoặc chỉ các trạng thái gốc.

Phân tích cú pháp … MLO có thể phân tích cú pháp văn bản mà người dùng nhập vào và chuyển đổi văn bản đó thành ngày, giờ hoặc các thuộc tính khác của nhiệm vụ. Ví dụ: hãy gọi cho Vasya vào ngày mai 15:10; hỏi Oksana trong 3 ngày nữa; báo cáo cho Alexey nhắc nhở trong ngữ cảnh 2 giờ Văn phòng.

Hãy tự mình xem MLO là công cụ tổ chức máy tính tốt nhất cho bất kỳ hệ thống quản lý cuộc sống nào

Tất nhiên, trong bài viết này tôi chưa đề cập đến mọi thứ mà MyLifeOrganized có thể làm được. Tôi không đề cập đến các tính năng cơ bản mà bất kỳ nhà tổ chức máy tính nào cũng phải có, mà chỉ đề cập đến những gì làm cho nó khác biệt so với phần còn lại và khiến các đối thủ bỏ xa phía sau.

Tuy nhiên, bạn có thể nhìn thấy cho chính mình. Tôi đề xuất phương án sau:

Bạn tải xuống và cài đặt MyLifeOrganized trên tất cả các thiết bị (dùng thử 45 ngày với tất cả các tính năng của phiên bản Pro).
Dành 10 ngày để hiểu toàn bộ sức mạnh của ứng dụng.
Đưa ra phản hồi trong App Store và nhận được một tháng đồng bộ hóa trên đám mây.
Sử dụng nó trong 30 ngày nữa, trong thời gian đó bạn sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.

Mọi thứ đều có sẵn và miễn phí. Chỉ có một điểm duy nhất trong tất cả những điều này: sau 45 ngày giao tiếp với MyLifeOrganized, bạn sẽ rất khó sử dụng các nhà tổ chức khác.

Bạn đã sẵn sàng để làm cho cuộc sống của mình tốt hơn, lập kế hoạch thú vị hơn và các hoạt động hiệu quả hơn chưa? Hãy tin tôi, nó đáng giá.