8 điều cần học để làm việc hiệu quả hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Quản lý thời gian của bạn, làm nổi bật những gì quan trọng và không phấn đấu cho sự hoàn hảo.

Thomas Oppong, một blogger và một doanh nhân nổi tiếng, tin rằng làm việc hiệu quả và bận rộn không giống nhau. Anh ấy nói về những điều sẽ rất tốt nếu bạn muốn đạt được mục tiêu của mình.

1. Ưu tiên

Nếu bạn không biết mình đang đi đâu, thì chắc chắn bạn sẽ đến nhầm chỗ.

Yogi Berra cầu thủ bóng chày người Mỹ, cầu thủ Major League

Để đạt được điều gì đó, trước tiên bạn cần hiểu chính xác bạn muốn gì. Những người thành công và hiệu quả biết phải làm gì, khi nào và sử dụng những công cụ nào. Kỹ năng này ảnh hưởng đến sự thành công cả trong công việc và cuộc sống nói chung.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên hợp lý cho các nhiệm vụ, xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất, tách biệt việc khẩn cấp khỏi việc quan trọng, xếp hạng chúng theo mức độ quan trọng và thêm thời gian thực hiện ước tính cho mỗi công việc. Đặt tất cả những điều này vào danh sách việc cần làm của bạn trong khi giữ nó càng ngắn càng tốt. Gọi nó là “danh sách thành công” của bạn.

Tại sao điều này là cần thiết, Gary Keller, tác giả của Start with the Essentials, giải thích! 1 Quy luật đơn giản đến bất ngờ của hiện tượng thành công ":" Nhiều giờ dành cho việc hoàn thành nhiệm vụ theo kế hoạch, kết thúc một ngày với một thùng rác đầy và một chiếc máy tính để bàn được làm sạch hoàn hảo không làm tăng thêm hiệu quả của bạn và không liên quan gì đến thành công. Thay vì danh sách việc cần làm, bạn muốn có một danh sách thành công dựa trên việc phấn đấu đạt được kết quả xuất sắc.

Danh sách việc cần làm thường rất dài; danh sách thành công ngắn. Một kéo bạn theo mọi hướng; cái còn lại ở một trong những xác định. Đầu tiên là một tập hợp các hành động lộn xộn, và thứ hai là một hướng dẫn rõ ràng. Nếu danh sách không dựa trên thành công, bạn khó có thể đạt được điều mình muốn. Nếu bạn viết hoàn toàn mọi thứ vào đó, thì bạn sẽ làm mọi thứ liên tiếp, ngoại trừ những gì bạn thực sự cần."

2. Ghi chú

Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ của bạn: nó sẽ khiến bạn thất bại vào thời điểm không thích hợp nhất. Thay vào đó, hãy luôn viết mọi thứ ra giấy.

Có hàng trăm tùy chọn ghi chú, từ nhãn dán thông thường đến các ứng dụng như Evernote, Any.do và Wunderlist.

Bằng cách nắm bắt mọi thứ cần phải hoàn thành trong một tuần, bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng hơn về những nhiệm vụ nào cần bắt đầu trước. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên dễ dàng hơn.

3. Tách việc khẩn cấp khỏi quan trọng

Những gì có vẻ khẩn cấp hôm nay có thể không quan trọng vào ngày mai. Công việc của bạn là biết điều gì cần đáp ứng ngay lập tức và điều gì có thể hoãn lại. Sau đó, bạn sẽ có thể chú ý nhiều hơn đến từng nhiệm vụ và hoàn thành công việc nhanh hơn.

Để có được một kết quả, điều quan trọng không chỉ là chọn những gì để tập trung vào, mà còn phải hiểu những gì cần phải bỏ qua.

Peter Bregman nhà văn, nhà tư vấn phát triển cá nhân

Đặt ra các quy tắc và ranh giới rõ ràng để bạn không tạo gánh nặng cho bản thân khi cố gắng làm hài lòng mọi người. Giải phóng bản thân khỏi một số nghĩa vụ. Ví dụ: dành thời gian trả lời email hoặc nhờ ai đó sắp xếp chúng để bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ của mình.

Giao một số công việc. Điều này sẽ làm giảm khối lượng công việc và xử lý mọi thứ nhanh hơn.

4. Tập trung vào một thứ

Khả năng tập trung là một kỹ năng bị đánh giá thấp. Nhưng một nhiệm vụ thay đổi mọi thứ: nó khiến bạn tập trung vào công việc và hoàn thành công việc nhanh hơn.

Nếu bạn chỉ giải quyết một công việc một cách có chủ đích, không bị phân tâm, hiệu quả sẽ tăng lên gấp 2-5 lần.

Bạn cần phải ưu tiên rõ ràng và chọn một nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn đạt được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn và ít căng thẳng hơn.

5. Sử dụng nguyên tắc 80/20

Bạn có thể đã nghe nói về nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20. Theo ông, khoảng 80% kết quả phụ thuộc vào 20% hành động. Vì vậy, chỉ tập trung vào một số nhiệm vụ có lợi nhất cho bạn.

Có lẽ bạn muốn làm tất cả mọi thứ cùng một lúc và không thể tìm ra những gì phải làm. Sau đó, dành một phút và đánh giá: điều gì quan trọng, điều gì khẩn cấp, điều gì bạn có thể ủy thác và điều gì nói chung là lãng phí năng lượng.

Để hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, hãy theo dõi lượng thời gian bạn dành và những việc gì. Trả lời các câu hỏi sau. Điều gì đã đưa bạn đến gần mục tiêu của mình? Điều gì đã lãng phí thời gian? Những gì có thể được ủy quyền?

Chọn 20% nhiệm vụ của bạn mang lại 80% kết quả và chỉ làm chúng. Ủy quyền phần còn lại hoặc chỉ xóa chúng.

Sử dụng quy tắc ngón tay cái. Mỗi ngày, hãy nêu ra ba nhiệm vụ chính và hoàn toàn tập trung hoàn thành chúng trong một thời gian nhất định.

6. Tìm thời gian rảnh và sử dụng nó một cách khôn ngoan

Chỉ bạn chịu trách nhiệm về thời gian của bạn. Và chỉ bạn mới có thể quyết định mức độ cống hiến cho việc suy nghĩ, nói chuyện, hành động và thậm chí là giải trí sẽ đưa bạn đến gần hơn với thành công.

Bạn không thể để người khác xác định kế hoạch của mình.

Nhà đầu tư và doanh nhân Warren Buffett

Nếu bạn cần 20% nỗ lực để có được 80% kết quả, thì hãy tưởng tượng: bạn chỉ cần dành 20% thời gian cho công việc. Do đó, hãy bảo vệ nó như một nguồn tài nguyên quý giá nhất của bạn.

Những người làm việc hiệu quả tập trung vào việc tận dụng tối đa từng phút rảnh rỗi. Nhưng sở hữu thời gian của bạn không chỉ có nghĩa là có nhiều thời gian. Bạn phải chi tiêu nó một cách hiệu quả và biết chính xác những gì bạn muốn đạt được.

Hãy nhớ rằng, nếu bạn không ưu tiên cuộc sống của mình, thì người khác sẽ thay bạn làm điều đó.

Greg McKeon nhà tâm lý học, blogger, tác giả của những cuốn sách về sự phát triển cá nhân

Mọi thử thách bạn đặt ra cho mình đều phải đạt được, thực tế và có giới hạn thời gian. Điều chính: nó phải cung cấp tiến độ cho các mục tiêu của bạn trong ngày, tuần hoặc tháng. Bằng cách xác định rõ ràng các nhiệm vụ của mình, bạn sẽ luôn biết phải tập trung vào việc gì ngay khi có một vài giờ rảnh rỗi.

Phân tích thời gian của bạn, và đột nhiên bạn có rất nhiều phút rảnh rỗi để thực hiện các mục tiêu trong cuộc sống, thư giãn và giảm căng thẳng, dành thời gian cho gia đình và bạn bè, đọc sách hoặc chơi thể thao.

Và đó sẽ là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm.

7. Tránh chủ nghĩa hoàn hảo

Công việc của bạn bị ảnh hưởng bởi sự theo đuổi liên tục của sự xuất sắc. Bạn chậm hoàn thành một số nhiệm vụ, liên tục trì hoãn những nhiệm vụ khác và thường trở nên kém năng suất hơn.

Bạn đang lãng phí thời gian quý báu và điều này khiến sếp khó chịu. Điều đó thậm chí còn tồi tệ hơn nếu bạn là ông chủ của chính mình, bởi vì khi đó công việc có thể không bao giờ đạt đến mức lý tưởng.

Sự hoàn hảo có thể trở thành kẻ thù của bạn. Thường thì đó chỉ là ảo tưởng: bạn tiếp tục cải thiện điều gì đó đã tốt.

Larry Kim Người sáng lập và Giám đốc điều hành của MobileMonkey

Bằng cách đánh bại chủ nghĩa hoàn hảo, cuối cùng bạn sẽ ngừng đánh dấu thời gian, sợ sai lầm và trì hoãn việc hoàn thành nhiệm vụ. Thất bại sẽ là lý do để trưởng thành, không phải là sợ hãi. Công việc sẽ diễn ra nhanh hơn và bạn sẽ bắt đầu thực hiện nó một cách hiệu quả hơn.

8. Phân tích nỗ lực và kết quả của bạn

Đánh giá bản thân không chỉ bằng những gì bạn đã đạt được, mà còn bằng những gì bạn có thể đạt được nếu bạn đã sử dụng các phương pháp làm việc tốt nhất.

Kiểm tra sự tiến bộ của bạn liên tục. Đo lường chi phí và kết quả của bạn một cách cẩn thận. Hãy dành thời gian để đánh giá những gì đang diễn ra và tìm ra cách làm những việc hữu ích hơn nữa. Nếu không, nó sẽ trở nên lãng phí - những hành động ít ảnh hưởng đến năng suất của bạn.

Sự thật đáng buồn là thế này: chúng ta đang sống trong một thế giới mà rất nhiều thứ tầm thường ngốn hết thời gian của chúng ta, nhưng lại không mang lại kết quả tuyệt vời. Tuy nhiên, rất ít thứ cực kỳ giá trị.

Không thể đánh giá quá cao mức độ tầm thường của bất cứ thứ gì.

Nhà văn John Maxwell, diễn giả trước công chúng, chuyên gia lãnh đạo

Luôn viết ra thời gian của bạn đã sử dụng ở đâu và liệu bạn có đang đạt được kết quả như mong đợi hay không. Thoạt đầu, điều này có vẻ như là một bài tập vô nghĩa. Nhưng bạn sẽ sớm thấy dữ liệu đó có giá trị như thế nào, và hãy bắt đầu phân tích mỗi tuần bạn đã sống.